Medarbetarsamtal

Medarbetarsamtalet är en dialog mellan chef och medarbetare och en möjlighet för medarbetaren att påverka sin arbetssituation. Samtalet ska framför allt vara riktat framåt. Det bör hållas regelbundet, minst en gång per år.

Använd gärna den digitala guiden för Medarbetarsamtal. Du kan anteckna digitalt och spara ned till din dator.

Stöd för ditt samtal

Informationen på denna webbsida är ett underlag för medarbetarsamtalet som vänder sig till dig som chef och till dig som medarbetare. Det fungerar som ett stöd för vilka områden som ska tas upp under ett medarbetarsamtal.

Under respektive område finns exempel på frågor som ni kan använda i samtalet.

Längst ned på sidan finns också ett antal extra fördjupningsfrågor som kan användas och också ett eget block med frågor som särskilt riktar sig till medarbetarsamtal mellan två chefer.

Under samtalet ramar ni in nuläget och vad som ska göras under kommande år för att du som medarbetare ska kunna utvecklas, och ni pratar också hur verksamheten och arbetsmiljön kan utvecklas.

Målet med medarbetarsamtalet är att skapa en så bra arbetssituation som möjligt.
Samtalet tar upp frågor om hälsa och livssituation och som medarbetare avgör du själv vad och hur mycket du vill dela med dig. Medarbetarsamtalet är ett konfidentiellt samtal.

Samtalet är obligatoriskt och ska genomföras minst en gång per år. Samtalet bokas in i god tid innan så att både chef och medarbetare kan förbereda sig. Använd det här underlaget som ett stöd inför samtalet för att identifiera vad som är viktigt att ta upp.

Arbetsgrupp och arbetsplats - vad menas?

I underlaget används begreppet arbetsgrupp och då menas i första hand den grupp som du som medarbetare tycker dig stå närmast. Begreppet arbetsplats används också och då menas den organisatoriska tillhörigheten, till exempel vilken avdelning eller institution medarbetaren tillhör och därmed också vem medarbetaren har som chef.

Följande områden är bra att ta upp i ett medarbetarsamtal:

1.) Inledning med kort tillbakablick

Finns det något som du särskilt vill ta upp eller önskar svar på under samtalet? Vad är extra viktigt att vi pratar om? Delar vi den bilden?
Har vi gjort det som vi kom överens om vid förra medarbetarsamtalet? Om det finns stora skillnader i vad vi sagt och vad som blivit gjort, vad beror det på?

2.) Uppdrag, uppgifter, ansvarsområden och mål

Hur ser du på ditt uppdrag och dina arbetsuppgifter?
Vad är du mest stolt över eller nöjd med i ditt arbete?
Vilka förväntningar har vi på varandra som chef respektive medarbetare?
Upplever du att du får det stöd som du behöver?
Hur kan dina uppdrag och arbetsuppgifter utvecklas eller förändras enligt dig?

3.) Arbetsmiljö och hälsa

Hur trivs du på din arbetsplats?
Har du balans i livet (föräldraskap, sjukdom, familj, stöd till närstående, ålder etc)?
Vad ser du som det viktigaste som kan göras för att utveckla din arbetsplats och arbetsgrupp?
Har du en rimlig arbetsbelastning? Om inte, hur kan den förbättras?
Hur fungerar vår tjänsteplanering och arbetsplatsens arbetsfördelning?
Är det något du vill lyfta angående din fysiska arbetsmiljö (säkerhet, ergonomi, buller, belysning eller liknande)?

4.) Arbetsklimat, samarbete och kommunikation

Hur upplever du arbetsklimatet och samarbetet på arbetsplatsen? Finns det något vi behöver förbättra?
Hur upplever du att vi arbetar om arbetsmiljöproblem uppstår på vår arbetsplats?
Hur tycker du att vi kommunicerar med varandra, mellan medarbetare och mellan chef och medarbetare?
Hur tycker du att informationen om arbetsplatsens utveckling ska ges? Delar vi kunskap och information med varandra på ett bra sätt?
Är du intresserad av att engagera dig mer i arbetsplatsens arbetsmiljöarbete?

5.) Kompetensutveckling och meritering

Hur vill du utvecklas i ditt arbete på längre sikt? Hur ser dina egna mål och
planer ut? Vilka möjligheter finns?
Hur stämmer dina önskemål med arbetsplatsens förväntade utveckling?

Fler frågor att välja på

Här finns ytterligare frågor som ni kan välja att plocka upp i ett medarbetarsamtal:

Har du någon bisyssla som du behöver redogöra för?
Hur ser arbetsplatsens utveckling ut och hur kan du bidra till den? På lång och kort sikt? Tycker du att vi organiserar arbetet på ett ändamålsenligt sätt?
Hur kan dina uppdrag och arbetsuppgifter utvecklas eller förändras enligt dig?
Vilka förväntningar har vi på varandra som chef respektive medarbetare?
Hur trivs du med din arbetsgrupp?
Hur ser du på din hälsa och din eventuella stress?
Hur ser balansen ut inom ditt arbete över året?
Är du intresserad av att engagera dig mer i arbetsplatsens arbetsmiljöarbete?
Hur tycker du att arbetsplatsens tjänsteplanering och arbetsfördelning fungerar?

Frågor till chefers medarbetarsamtal

Till stora delar kan frågorna ovan användas även i ett medarbetarsamtal mellan två chefer. Men det kan också finnas anledning att fördjupa sig i delvis andra områden. Här är exempel på frågor som har sitt ursprung i Linnéuniversitetets ledarskapsprinciper:

Får du det stöd du behöver i ditt chefsuppdrag, har du rätt förutsättningar och ramar? Behov av dialog, coaching utbildning/andra insatser?
Uppmuntra till ansvar och tillit, hur jobbar vi tillsammans på bästa sätt?
Föra samtalet, fungerar våra avstämningar och dialog och får du den information du behöver kring vår verksamhet? Har du förutsättningar för att föra frågorna vidare till arbetsgruppen och till ledning?
Se helheten, har du en hållbar arbetssituation, finns tid för att utveckla verksamheten och möta medarbetarna? Områden som du vill utveckla i din roll och för arbetsgruppen?

Använd stödmaterialet

I den samlade pdf:en Medarbetarsamtal finns förslag på frågor som kan ställas under ett medarbetarsamtal. Den innehåller också ett formulär för utvecklingsplan som ni kan fylla i digitalt. Sist finns också en sida för att sammanfatta samtalet. Gör gärna det, och glöm inte att spara ned pdf:en på din egen hemkatalog/dator.

Medarbetarsamtal inklusive formulär för utvecklingsplan och sammanfattning (pdf).

Har du frågor eller synpunkter?

Det här stödmaterialet togs fram våren 2023. Materialet har testats i några verksamheter och justerats i flera omgångar. Det är bra om chefer och medarbetare återkopplar hur väl det fungerar, så att underlaget fortsatt kan utvecklas.

Prata med din HR-partner eller vänd dig till Marion Tersmeden, utvecklingskonsult på HR-avdelningen med din feedback. Tack!

Inför lönesamtal

För lönebildningshandbok med lönepolicy, lönekriterier och mall för samtal om lön, se sidan om lönesättning