Expertstöd och praktiska tips

Ibland behöver man komma ur de gamla hjulspåren, släppa invanda tankebanor och förutsättningslöst reflektera över vad vi gör och varför.

Då kan det vara bra att göra något annorlunda, något som gör att vi får syn på hur olika vi vanligtvis uppfattar saker och ting.

Att jobba med kreativitet behöver inte vara vare sig svårt eller utmanande, bara ögonöppnande. Som chef och ledare kan du behöva stöd för att hitta metoder som passar just dig och din arbetsgrupp: boka ett förutsättningslöst samtal med Katarina Zambrell, ledarskapsforskare på FEH om vilka behov du upplever och hur ni kan komma vidare. Du får tips och idéer på vetenskapligt baserade metoder för att se på din egen roll och din verksamhet med nya ögon.

Förändring och innovation är nödvändigt för att en verksamhet ska utvecklas, men hur börjar man? Vilka är utmaningarna? Hur gör andra duktiga ledare? Hur får man med sig medarbetare som inte vill? Vilka är forskningens bästa slutsatser och råd för dig som ledare?

Här kan du ta hjälp av Magnus Forslund, ledarskapsforskare på FEH för att hitta metoder och verktyg för att komma i gång. Det kan handla om att ta små steg, tända många eldar och hitta nyckelfaktorer. Magnus erfarenhet bygger på 25 års forskning och praktiskt arbete med leda förändrings- och förnyelsearbete. Han har som forskare och ledarskapskonsult träffat hundratals chefer i samhällets alla sektorer och skrivit fram sina erfarenheter i ett antal böcker, bl a boken Ledarskap för förändring och förnyelse (2022).

Hur ska man agera som chef och ledare i ett universitet?

Magnus Forslund, ledarskapsforskare vid Ekonomihögskolan använder två olika teorier för att förklara hur man kan se på organisationer som t ex ett universitet.

Den ena teorin handlar om Professionella byråkratier (Mintzberg, 1979), där medarbetarna är lojala mot sin yrkesroll. I en sådan organisation bildas dubbla hierarkier som inte sällan skapar spänningar mellan vad chefen säger och medarbetarna gör.

Den andra teorin, Löst kopplade system (Weick 1976), beskriver organisationer med starka, interna grupper med egen identitet. Mellan dem kan konkurrens och interna stridigheter uppstå, som en chef kan behöva lägga tid på att hantera.

Hur gör man för att leda i sådana miljöer?

Internkommunikation är ett stort ämne och en viktig uppgift. Som chef har du ett särskilt ansvar att förmedla relevant information till dina medarbetare på ett tydligt sätt.

Du kan alltid rådgöra med din HR-partner men till din hjälp finns också Kommunikationstrappan, ett praktiskt verktyg när du jobbar med att bygga internkommunikation i din del av organisationen. 

Du kan få stöd av kommunikationsavdelningen när det gäller att kommunicera med en större grupp medarbetare, eller för stöd i exempelvis pressfrågor, grafisk produktion och krishantering.

Möten är ett uttryck för demokrati och transparens, något vi ska vara rädda om. Men det innebär ju inte att alla möten är bra.

Från ett av Ledarskapsakademins morgonträffar har vi sammanställt en check-lista för att lyckas med bra möten. Utgångspunkten för listan är den erfarenhet som Katarina Zambrell, ledarskapsforskare på Ekonomihögskolan och Jesper Andersson, dekan på Fakulteten för teknik, samlat på sig under många år som chefer och ledare.

Först gäller det att vara tydlig vilken sorts möte det handlar om:
Formella möten. Syftet är att fatta beslut och därför behöver mötet struktur, ordning och protokoll.
Informerande möten. Syftet är att sprida aktuell information. Ofta envägskommunikation men kan ge deltagarna utrymme för frågor.
Diskussionsmöten. Syftet är att dela synpunkter, lösa problem, finna lösningar. Det är önskvärt att stimulera till kreativitet och innovativa lösningar.
Informella möten. Syftet kan var olika, t ex sprida information, dela synpunkter, lösa problem, snacka sig samman, reflektera och förstå. Oftast spontana, t ex vid kopiatorn.

Checklista:

• Vilka möten är nödvändiga? Går det att minska antalet möten i din organisation?
• Var tydlig med vad som är syftet med mötet och vem som bjuder in.
• Alla kanske inte behöver vara med - kalla bara de som är berörda.
• Var noga med tiden: när börjar mötet och när slutar det.
• Det måste finnas en agenda som engagerar. Skicka gärna ut underlag och be om reflektioner. Lägg mötestiden på sådant som ni INTE är överens om.
• Kräv att alla är pålästa och förberedda. Om man inledningsvis ber någon deltagare att sammanfatta så ger det en signal till nästa gång om att hit måste man komma förberedd.
• Sträva efter att mötet alltid leder till något: att gå framåt, nå ett resultat, vad är nästa steg?
• Vi är ofta slentrianmässiga och har samma typ av möten, samma agenda och samma metod/format. Försök vara mindre tråkig och gör mötena mer engagerande när det är lämpligt: ha interaktiva delar, tävla, skoja, illustrera saker i lego. Nya perspektiv lockar fram oväntade tankar och idéer.
• Formella möten behöver vara snabba och rappa. Där behöver man inte skoja till det utan hålla dem just formella och effektiva.
• Är vi klara så är vi klara. Bryt mötet även om vi bokat två timmar.
• Tips! Låt en inställd mötestid stå kvar i almanackan. Det finns inget som är så skönt som ett möte man inte behöver gå på.

Och glöm inte vikten av att träffas IRL! Det är då man kan läsa av kroppsspråk, hinner småprata mellan punkterna och socialisera. Vi behöver träffas fysiskt så ofta vi kan.

Du hittar mer information om möten här.

Linnéuniversitetets rekryteringsprocess utgör en gemensam grund att ta avstamp i vid alla rekryteringar, oavsett vilken typ av anställning som ska tillsättas.

Du hittar nyttig information och beskrivande filmer under Stöd och service. 

Länk här: Rekryteringsprocessen