Råd vid kommunikation

Några enkla tumregler för kommunikation med såväl medier och omvärld, som med anställda och studenter:

1. Ta informationsinitiativ, internt och externt.
2. Prioritera tidig, snabb, öppen och kontinuerlig information.
3. Säg sanningen,men prata bara om det du vet. Spekulera inte.
4. Ge ett enhetligt budskap i alla medier och kanaler.
5. Förminska inte händelsen.
6. Var lugn empatisk och skapa trovärdighet.
7. Var saklig och neutral. Värdera inte.
8. Anpassa informationen.Vi är ett mångkulturellt universitet.
9. Se medierna som en viktig aktör.
10. Var tillgänglig.

Vanliga frågor som behöver besvaras

• Vad?
• När?
• Hur?
• Vem?
• Var?
• Varför?

Tänk också på

- Var medveten om att medierna använder flera källor, och att risken är stor för att motstridiga uppgifter figurerar på olika ställen.

- Medborgarjournalistik är en betydande faktor att räkna med. Via till exempel sms, mobilfoton, facebook och twitter sprids information direkt från fältet mycket snabbt.

- Även nyhetsförmedlingen går allt snabbare; en lokal nyhet blir snabbt nationell, och kan mycket väl även bli internationell.

Glöm inte den interna kommunikationen

Kommunicera i första läget främst till de närmast berörda kollegorna och studenterna. Använd snabba kanaler, men glöm inte att samla människor och informera dem öga mot öga när det behövs.

Vid en fysisk samling, kontrollera så det är rätt personer som är på plats i rummet och att inga obehöriga finns på plats. Kom också ihåg att meddela kollegor som är på tjänsteresa, tjänstledighet, sjuka etc.