Primula

Primula är det personal- och lönesystem som används vid Linnéuniversitetet. I Primula hittar du information om din anställning, lön och ersättningar. Det är också där du registrerar ärenden.

För att få en ersättning med nästkommande löneutbetalning behöver du ha registrerat ett fullständigt ärende senast den 5:e i månaden. Vi är tacksamma om du har möjlighet att göra det tidigare.


Inloggning 
Du loggar in i Primulawebben via startsidan på Medarbetarwebben. Ange samma användarnamn och lösenord som du använder till att logga in i din jobbdator och webmailen.


Lönespecifikation
Som anställd hittar du din lönespecifikation i Primulawebben under Min sida, Lönespecifikation. Där kan du också titta på tidigare lönespecifikationer och vid behov skriva ut eller spara ner.


Egenrapportering av ärenden
Du registrerar själv ärenden i Primula som har påverkan på din lön såsom olika ledigheter, ersättningar och reseräkningar samt semester som TA-anställd (lärares semester förläggs normalt av lönesektionen enligt lokalt arbetstidsavtal för lärare).

Registrering av ärenden gör du under Min sida. Där hittar du olika rubriker som du använder beroende på vilken ärendetyp det gäller.

Många av ärendena går att spara om du inte har möjlighet att slutföra dem direkt. Glöm inte att spara innan du lämnar Primula eller är inaktiv i Primula en längre stund. Skulle du behöva kasta ett påbörjat ärende klickar du på Kasta-ikonen.

När du har registrerat ditt ärende och bifogat underlag i de fall det krävs klickar du på Skicka för att ärendet ska gå vidare i det förutbestämda flödet.

Om du skulle behöva komplettera ett ärende och får det skickat tillbaka det till dig hittar du det under resp rubrik. Under Mina ärenden kan du inte registrera ärenden eller göra kompletteringar, där kan du titta på påbörjade och även avslutade ärenden.


Närvarotid/flextid
Som TA-personal registrerar du enkelt din arbetade tid i Primulas närvarotid, genom att stämpla in när arbetsdagen börjar och ut vid arbetsdagens slut.

Ett avdrag för lunch görs på 30 minuter när du har varit instämplad i fem timmar eller mer. Om du lämnar arbetsplatsen eller tar en längre lunch behöver du stämpla ut i början av lunchen för att stämpla in igen när du återgår i arbete.

Det finns möjlighet att göra en manuell registrering om du har missat att stämpla in eller ut.

Om du har blivit beordrad mer- eller övertid registrerar du ett ärende för detta i Primula. Tänk på att du inte ska ha varit instämplad i närvarotiden vid tiden för mer- eller övertidsarbete.

I närvarotiden ser du information om din veckoarbetstid, flexsaldo, eventuell frånvaro som du har registrerat och som påverkar ditt saldo samt stämplingshistorik. Du ansvarar själv för att den registreras och uppdateras men din chef har givetvis tillgång till din digitala redovisning för uppföljning. All arbetad tid samt frånvaro ska vara registrerad i Primula senast den 18:e i månaden efter. På den här sidan hittar du mer information om arbetstid och lokala arbetstidsavtal.


Reseräkning  
Du registrerar din reseräkning, inrikes, utrikes, med eller utan traktamente, snarast efter avslutad resa i Primula via alternativet Resor/utlägg. Beroende på vilken resa du gjort ser reseformulären i Primula lite olika ut utifrån vilka uppgifter Primula behöver för att beräkna traktamente. Om du inte ska ha något traktamente väljer du alternativet Resor/utlägg utan traktamente. Till din hjälp finns hjälpknappar med information vid de olika frågorna samt en anvisning steg för steg.

Du bifogar kvitton och underlag i ärendet i Primula. Eventuella kvitton som har pappersoriginal skickas till ekonomiadministratören på Ekonomiavdelningen.

Ange i meddelanderutan finansiering för kostnaden, om den inte följer din anställnings kontering.

Tänk på att boka din resa via den resebyrå Linnéuniversitetet har upphandlat, inköp görs i första hand via faktura. Som anställd har du möjlighet att skaffa Eurocard för att slippa ligga ute med pengar i de fall inköpen inte är möjliga att göra via faktura.

Har du inte inkommit med en fullständig reseräkning ett år efter att resan är gjord förfaller din rätt till ersättning.

Utlägg
Om du har gjort utlägg i tjänsten registrerar du ditt ärende via Ersättningar/kompled, Kostnadsersättning. Avser utläggen resekostnader registrerar du istället ärendet via alternativet Resor/utlägg, utan traktamente (om det inte är aktuellt med traktamente).

Du bifogar alla kvitton och underlag i ärendet i Primula. Eventuella kvitton som har pappersoriginal skickas till ekonomiadministratören på Ekonomiavdelningen.

Ange i meddelanderutan finansiering för kostnaden, om den inte följer din anställnings kontering.

Tänk på att inköp i första hand görs via faktura. Som anställd har du möjlighet att skaffa Eurocard för att slippa ligga ute med pengar i de fall inköpen inte är möjliga att göra via faktura.

Ersättning för förmåner; friskvård, vård och läkemedel
Som anställd kan du få ersättning för vissa förmåner. Du kan läsa mer om möjligheten till ersättning för friskvård samt vård och läkemedel.

Observera att när det gäller förmåner bifogar du alltid kvittot i ärendet, även om det finns originalkvitton i papper ska du inte skicka in dem också.

När det gäller ersättning för läkemedelskostnader styrker du kostnaderna med ett registerutdrag från högkostnadsdatabasen 1177 eller e-hälsomyndigheten.

I nuläget registrerar du inte ärenden som avser vård och läkemedel själv, utan skickar kvitton/registerutdrag till din lönespecialist.

Ledighet
Din ansökan om ledighet registrerar du i Primula. Vid föräldraledighet och VAB går du in under rubriken Barnledighet och väljer sedan i rullisten vilken typ av ledighet som avses. Du behöver alltid ange personnummer för barnet du ska vara ledig för. Vid föräldraledighet föregås detta av att du under Personuppgifter registrerar barnets uppgifter under knappen Barn. När personuppgiftsärendet är avslutat av handläggare kan du sedan välja aktuellt barn i föräldraledighetsärendet. Vid VAB finns inte den möjligheten, då behöver du skriva i meddelanderutan vilket barn ledigheten avser.

Vid övrig ledighet registrerar du din ledighet via Ledighet. Avser din ansökan ledighet för annat arbete bifogas anställningsavtal eller motsvarande i ärendet, vid studieledighet bifogar du antagningsbesked eller motsvarande. Vid andra ledigheter kan du behöva bifoga annat underlag alternativt skriva en anteckning i meddelanderutan som beskriver orsaken till ledigheten.


Semester
Som TA-personal registrerar du din ansökan om semester i Primula under Semester. Lärares semester förläggs normalt schablonmässigt enligt lärarnas arbetstidsavtal. Om ingen avvikelse ska göras behöver du inte själv göra någon registrering. Vill du veta mer om vad som gäller för semester och om det är aktuellt att avvika från schablonsemester se avsnittet Semester.


Bisyssla  
                     
Årlig redovisning av bisysslor görs i Primula senast den 10 januari.


Primulaklienten för handläggare

Primulaklienten används främst av lönespecialister, ekonomiadministratörer, ekonomer och av HR-partners som är handläggare i Primula. Klientapplikationen kräver en särskild installation på din dator. Installationen hjälper IT-support dig med. För att få användarnamn och lösenord för åtkomst till klientapplikationen, kontakta din lönespecialist på HR-avdelningen. På Medarbetare hittar du Primula användargrupp, du som handläggare ska gå med i gruppen för att ta del av information som ges inom handläggargruppen.


Kontakt
 
Vid frågor om Primula kan du alltid vända dig till din lönespecialist på HR-avdelningen. Om du har frågor om inloggning till Primula vänder du dig i första hand till IT support. För frågor om inloggning i klienten vänder du dig till lönespecialisten.


Månadsomställning  
I mitten av varje månad sker en månadsomställning i Primula. För att din begäran om ersättning, ledighet m.m.  ska komma med månadens lön behöver du registrera ditt ärende senast den 5:e i månaden. Kommer ärendet senare eller inte är fullständigt kommer ersättningen att utbetalas med lönen månaden efter.

 

Registrering av bankuppgifter
För att få in din lön på ditt bankkonto behöver du registrera aktuellt konto via Danske Bank som är löneutbetalande bank för Linnéuniversitetet. För mer information om registrering se avsnittet Löneutbetalande bank.

Observera att om du inte har registrerat dina bankuppgifter i god tid innan lönen ska betalas ut kommer din lön att utbetalas via utbetalningskort som skickas till din hemadress som du har uppgivit till arbetsgivaren. Utbetalningskortet kan du lösa in på bank eller ombud vilket kan medföra en kostnad för dig.