- Anställd vid Lnu
- Lön och ersättningar
- Reseräkning
Reseräkning
Har du rest i tjänsten? Här hittar du information om resemodulen i Primula och hur du registrerar din reseräkning snarast efter avslutad resa.
Tänk på att boka din resa via den resebyrå Linnéuniversitetet har upphandlat, inköp görs i första hand via faktura. Som anställd har du möjlighet att skaffa Eurocard för att slippa ligga ute med pengar i de fall inköpen inte är möjliga att göra via faktura.
Allmän information om reseräkningen
Du registrerar din reseräkning i Primula snarast efter avslutad resa via Resor/utlägg under Min sida. Det finns tre alternativ för reseräkning:
Resor/utlägg, utan traktamente – används när traktamente inte ska utgå vilket gör att du inte behöver registrera lika mycket uppgifter.
Inrikes resa med traktamente – används vid inrikes resa när traktamente ska utgå. För att systemet ska kunna beräkna traktamentet krävs lite mer information om resans datum och tider.
Utrikes resa med traktamente – används vid resa i utlandet när traktamente ska utgå. Beloppen för traktamenten är olika i olika länder och för att systemet ska kunna beräkna traktamentet krävs mer information om resans datum och tider, även uppgift om när man reser mellan olika länder. Lokal tid anges alltid.
Traktamentet är en ersättning som arbetsgivaren betalar ut för att täcka ökade kostnader vid en tjänsteresa. Om du under resan har bjudits på mat ska traktamentet reduceras och i en del fall ska förmånsbeskattning ske, enligt Skatteverkets regelverk.
Traktamente och lönetillägg utbetalas utanför den vanliga verksamhetsorten, dvs mer än 5 mil från den anställdes tjänsteställe eller bostad. För medarbetare med placeringsort Växjö eller Kalmar utgår inget traktamente eller lönetillägg vid resa mellan placeringsorterna eller inom 5 mil från någon av orterna. Medarbetare som har annan placeringsort har möjlighet att få traktamente och lönetillägg vid resa till Kalmar och Växjö förutsatt att placeringsorten och även bostaden ligger mer än 5 mil bort. På samma sätt får medarbetare med placeringsort Kalmar eller Växjö motsvarande ersättning vid tjänsteresa till dessa orter. En förutsättning är också mer än 6 timmars bortavaro.
Kvitton och andra underlag bifogar du digitalt direkt i ärendet. Vid originalkvitton i papper måste arbetsgivaren även få in originalet, som du skickar till din ekonomiadministratör på ekonomiavdelningen. Tänk på att tjänsteresan ska vara godkänd av prefekt/chef före avresa och att göra inköp via faktura när det är möjligt.
Reseräkningen måste vara registrerad och skickad i Primula, komplett med bifogade kvitton och underlag senast den 5:e i månaden för ersättning med löneutbetalningen samma månad. Om reseräkningen är ofullständig, t ex om underlag saknas, och komplettering inte har skett till den 5:e utbetalas ersättning först nästkommande månad efter komplettering av ärendet.
I normalfallet utbetalas inte reseförskott. Tänk på att beställa resor genom resebyrån som Linnéuniversitetet har upphandlat. För biljetter, boende och andra reskostnader som kan betalas med faktura utbetalas inte reseförskott, inte heller för kostnader som kan betalas med Eurocard som du som anställd har möjlighet att beställa, med personligt betalningsansvar. Tågresor mellan Kalmar och Växjö bokas genom Kalmar länstrafiken app. Om det i särskilt fall är aktuellt med reseförskott ifylls särskild blankett, som fås av lönespecialist, med specificering av kostnaderna som godkänns av chef. Reseförskott regleras månaden efter hemkomst. Om dina redovisade utgifter inte täcker reseförskottet eller om du gör redovisningen senare kommer ett löneavdrag att göras på lönen.
Har du frågor t ex om hur du ska registrera ditt ärende är du välkommen att kontakta din lönespecialist på HR-avdelningen. Gäller frågan utlägg som du har haft i samband med resan kontaktar du din ekonomiadministratör.
Vi ber dig att registrera din reseräkning så snart som möjligt efter avslutad resa. Reseräkningar som inkommer ofullständiga och inte har kompletterats och godkänts av chef inom ett år efter det att resan är utförd ersätts inte.
Funktioner i resemodulen
Mycket information finns att tillgå i resemodulen både i högermarginalen och under informationsikonen som ser ut som en cirkel med ett litet "i" inuti. Det räcker att föra muspekaren över ikonen för att få fram informationen. Vill du att informationen ska komma upp som en informationsruta klickar du istället på informationsikonen.
Spara gärna ärendet löpande under registrering. Efter en stunds inaktivitet blir du utloggad och då försvinner den information som du inte har sparat. Du kan också välja att påbörja ett reseärende och slutföra registreringen och skicka ärendet vid ett senare tillfälle, då måste du komma ihåg att spara reseräkningen innan du lämnar.
För att ändra din påbörjade reseräkning trycker du på knappen Återställ ärende. Då återställs ärendet till den senast sparade versionen.
För att helt ta bort ett reseärende som du har påbörjat trycker du på knappen Kasta ärende. Då försvinner hela ärendet och du får ta fram ett nytt.
För att bifoga filer klicka på bläddra eller dra önskad fil till fältet. Tänk på att inte har filen öppen när du bifogar den i Primula. Är filen öppen riskerar den att skadas vilket gör att bilagan inte kan öppnas av handläggare eller chef som ska hantera ärendet. Tänk också på att inte använda specialtecken eller Å, Ä, Ö i filnamnet, eftersom det inte heller då går att öppna filen.
Om du har kvittton i original som ska skickas till ekonomiadministratören börjar du med att klicka på Spara ärende (för att det ska få ett ärende-id). Därefter klickar du på Hämta blankett för att skriva ut Blankett för utlägg. På blanketten finns dina personuppgifter och ärendeid, så att handläggaren senare kan koppla kvittona till rätt ärende. Kvittot häftar du sedan på blanketten och skickar till ekonomiadministratören på ekonomiavdelningen.
I Meddelanderutan skriver du information som kan vara till stöd för handläggare eller chef som hanterar ditt ärende eller övrig information om din resa. Uppgift om vilka medel som resan ska belasta är viktig, om annan kontering än din anställnings kontering. Denna uppgift lämnar du i Finansieringsrutan.
Fält med * är obligatoriska att fylla i för att ärendet ska kunna avslutas.
Bilden i resemodulen kan upplevas smal. För att bredda bilden klicka på pilen nere i vänstra hörnet, enligt bilden.
Det är också möjligt att gömma hjälptexten till höger i bilden för att få en bredare vy. Det gör du genom att klicka på info-knappen uppe till höger i bilden. Samma knapp används för att ta fram hjälptexten igen.
Så här registrerar du din reseräkning:
Logga in i Primulawebben.
Välj Min sida, Resor/utlägg
Välj resor/utlägg att registrera: välj typ av formulär:
- Resor/utlägg, utan traktamente – används när traktamente inte ska utgå vilket gör att du inte behöver registrera så mycket uppgifter.
- Inrikes resa med traktamente – används vid inrikes resa när traktamente ska utgå. För att systemet ska kunna beräkna traktamentet krävs lite mer information om resans datum och tider.
- Utrikes resa med traktamente – används vid resa i utlandet när traktamente ska utgå. Beloppen för traktamenten är olika i olika länder och för att systemet ska kunna beräkna traktamentet krävs mer information om resans datum och tider, även uppgift om när man reser mellan olika länder. Lokal tid anges alltid.
Klicka på Skapa nytt ärende
Välj aktuell anställning: Om du har fler än en anställning är det viktigt att du väljer den anställning reseräkningen avser.
Finansiering. För att kostnaden för resan ska belasta rätt konto behöver du som resenär ange hur resan/ersättningen ska finansieras, om den inte ska följa anställningens kontering. Om kostnaden ska tas på särskilda medel måste det anges. Om delar av kostnaderna ska ha en avvikande finansiering anger du det.
Ange datum och klockslag för när du avreser från hemmet/arbetsplatsen respektive när du kommer tillbaka till hemmet/arbetsplatsen efter avslutad resa.
Vid utlandsresa anger du först datum och klockslag för hela resan enligt ovan.
Du måste även ange när (datum och klockslag) du åker från ett land till ett annat och när du ankommer till det nya landet, se exempel nedan. All tid anges i lokal tid.
Om du korsar en fysisk landgräns (exempelvis med bil) måste du redovisa resan som minst en minut lång för att systemet ska kunna hantera den (dvs. om du korsar gränsen mellan Sverige och Danmark i bil kl. 12:00 skriver du avresa 12:00, ankomst 12:01).
Om du passerar flera gränser under din tjänsteresa lägger du till dessa genom att välja Ny rad.
Glöm inte att hemresan också ska redovisas.
Informationen krävs för att du ska få rätt traktamente för din resa.
Privat boende: Om du själv svarat för login, t ex övernattat hos bekant istället för på hotell, har du rätt till sk nattraktamente - fyll i antal nätter i fältet Privat boende (antal). Om boendet fakturerats eller kvitto inlämnas för kostnaden lämnas rutan tom.
Resmål/syfte: Information om resmål och syfte ska alltid anges.
Måltider: Här ska du ange de måltider du fått i tjänsten.
Defaultvärdet är att du som resenär inte har betalat alla måltider själv. Klicka på plustecknet för att ange vilka måltider som du har bjudits på.
Du får då upp rutan nedan med datumen för din resa.
Fri måltid: Du sätter bock i rutan Fri måltid när du har fått någon måltid som du inte har betalat själv.
En bock i rutan Fri måltid innebär ett reducerat traktamente och förrättningstillägg, men ingen förmånsbeskattning sker.
Med kostförmån: Fri kost är normalt en skattepliktig förmån, en sk kostförmån. Om du som anställd äter en måltid som Linnéuniversitetet bekostar är det en kostförmån. Det är även en kostförmån om någon annan ger ut förmånen, så länge förmånen har sin grund i anställningen. Det saknar i princip betydelse om det är på arbetsplatsen, vid tjänsteresa eller på konferens/utbildning.
Du sätter bock i rutan om du har fått en måltid som ska förmånsbeskattas. Det finns några undantag som inte förmånsbeskattas såsom frukost som har ingått i hotellpriset, kost som ingår i biljettpriset på allmänna transportmedel eller måltider vid representation samt måltider vid interna kurser/konferenser.
För undantag av förmånsbeskattning se sammanställning nedan.
En bock i rutan Med kostförmån innebär att förmånsbeskattning görs, förmånsvärdet beräknas utifrån en schablon från Skatteverket.
Måltid betalad av resenären: För måltider som du har betalat själv sätter du inte bock i någon ruta. Skicka inte in kvitton för måltider du har betalat för själv, då de inte ersätts av arbetsgivaren.
Har du inte erhållit några fria måltider klickar du i JA vid Alla måltider betalda av resenären (se uppe i högra hörnet i bilden ovan).
Måltid
|
Fri måltid
|
Med kostförmån
|
---|---|---|
Fri kost som inte faller inom något av alternativen nedan
|
x
|
x
|
Frukost som ingår obligatoriskt i hotellrumspriset
|
x
|
|
Frukost som inte ingår i hotellrumspriset
|
x
|
x
|
Måltider på allmänna transportmedel som ingår obligatoriskt i priset
|
x
|
|
Arbetsmåltid (bör undvikas), exempelvis för information och planering av det löpande arbetet
|
x
|
x
|
Intern representation* - Personalfest - Informationsmöte för personalen med program/dagordning
|
x
|
|
Intern kurs och konferens*
|
x
|
|
Extern representation* - i förhållande till samarbetspartners
|
x
|
|
Extern kurs och konferens*
|
x
|
x
|
Du betalar din måltid själv
|
|
|
*För mer information om regler kring representation se information på Medarbetare.
Avbrott i resa. Vid avbrott i tjänsteresan t ex för semester eller annan ledighet ska du ange detta i reseräkningen under Avbrott i resa.
Exempel, med hantering enligt regler från Skatteverket:
Resenären åker tidigare än förrättningen börjat, varit ledig på resmålet, deltagit i en
konferens och därefter varit ledig ytterligare ett par dagar innan hemresa. I detta fall registreras avbrott i resan både i resans början och slut. Under förutsättning att reskostnaden inte blir dyrare än om resenären rest direkt till eller hem före/efter konferensen kan arbetsgivaren tillåta att avbrott inte görs.
Registrering för exemplet görs enligt nedan:
Konferensen slutar 230508 kl 16:00 men resenären stannar kvar med ytterligare semester, hemkomst 230510 kl 23:00. Avbrott i resa registreras fr o m 230508 kl 16:00 t o m 230510 kl 23:00.
Du ska inte beräkna någon fiktiv tidpunkt för hemkomst, som om du åkt hem direkt. Återresan ingår i semesterdelen, trots att arbetsgivaren kan betala för själva resan utan skattekonsekvenser.
Vid avbrott i förrättning för t ex semester eller annan ledighet ska denna ledighet även sökas separat i Primula.
En anställd som är på tjänsteresa kan inte av privata skäl ändra resrutten eller slutmålet utan skattekonsekvenser. En anställd kan däremot välja att avbryta en pågående tjänsteresa och själv bekosta en privat resväg. En anställd kan alltså inte använda tjänsteresans kostnad som en beloppsmässig ”pott” för att sedan ändra resrutten av privata skäl.
Bilersättning. Om du ska ansöka om ersättning för att ha kört med egen bil anger du antal körda kilometer och väljer Skattefri bilers. (km) i rullisten. Om resa med egen bil bedömts som lämpligaste färdsättet klickar du i rutan Även skattepliktig ersättning, för att även erhålla ett skattepliktigt tillägg.
När du kör med egen bil utomlands utgår endast den skattefria delen.
Du behöver skriva en notering i meddelanderutan vilka sträckor du har kört.
Utlägg. För att få ersättning för gjorda utlägg Välj typ av utlägg i rullisten. Ange belopp och uppgift om moms.
Kvitton bifogas direkt i ärendet. Vid originalkvitton i papper måste även originalkvittot arkiveras, det skickar du till din ekonomiadministratör på ekonomiavdelningen.
Utlägg i utländsk valuta. Här registrerar du dina utlägg som har gjorts i utländsk valuta. Välj typ av utlägg i rullisten. Ange belopp i den utländska valutan, ev uppgift om moms och Valutakurs som gällde vid växlingstillfället. Ibland kan du se växlingskursen på kontoutdraget. Finns ingen kurs
angiven är det köpkurs aktuell dag som gäller. Kvitton bifogas direkt i ärendet. Vid originalkvitton i papper måste även originalkvittot arkiveras, det skickar du till din ekonomiadministratör på ekonomiavdelningen.
Representation. Ange Typ av representation i rullisten och belopp. Ange ändamål/syfte för representationen, Antal personer som medverkat och Deltagare; för- och efternamn på de som deltagit vid representationen samt vilken organisation de företräder.
Vid interna deltagare anges Lnu så att alla som hanterar eller granskar ärendet vet. Vill du hellre bifoga ett dokument med uppgift om deltagare är det möjligt. Bocka då i rutan Bilaga bifogas och bifoga dokument i ärendet.
Intern: Representationen syftar till att skapa goda arbetsförhållanden och är riktad mot den egna personalen, dvs inåt i organisationen. Medverkande är huvudsakligen anställda vid Lnu.
Extern: Representationen riktar sig utåt mot externa personer för att underlätta kontakterna med personer/representanter för organisationer som är av vikt för Lnu. Medverkande är externa personer/representanter för andra organisationer och anställda vid Lnu som är direkt inblandade i samarbetet
För mer information om regler kring representation se information på Medarbetare.
Reseförskott: Om du har beviljats reseförskott ska reseförskottet regleras i och med reseräkningen, denna inställning är default. Senast en månad efter resans slut ska förskottet regleras. Om du inte registrerar en reseräkning med dina kostnader kommer ett avdrag från lönen att göras.
Om reseräkningen avser en annan resa och det utestående reseförskottet inte ska regleras måste bocken i rutan Jag kvittar detta mot denna reseräkning bockas ur.
Beräkna: För att beräkna den preliminära summan efter skatt som kommer att utbetalas för reseräkningen, klicka på Beräkna.
Skicka ärende: När alla uppgifter är ifyllda och ev kvitton bifogade klickar du på Skicka ärende för att ärendet ska gå vidare i flödet, till ekonomiadministratör för kontering enligt den finansiering du har angivit och slutligen till chefsrollen som beviljar och avslutar ärendet.