Utlandstjänstgöring

Följande ger vägledning i bedömningen om tjänsteresa eller utlandsstationering;

Om arbetstagaren ska bo på hotell och inta sina måltider på restaurang är det i normalfallet att betrakta som en tjänsteresa. Arbetsgivaren kan inte och ska inte betala kostnader eller ersättningar för familjemedlemmar vid tjänsteresa och endast arbetstagaren är skyddad via arbetsgivarens försäkringar vid tjänsteresa.

Är förutsättningarna så att arbetstagaren ska bo i självhushåll på stationeringsorten, d.v.s. i hyrd lägenhet/hus, eller för den delen lägenhetshotell/”serviced apartments” d.v.s. i normalfallet handla sin mat och tillreda den på spisen och äta ”som hemma” är det att betrakta som en utlandsstationering. En utlandsstationering kan även omfatta villkor för medföljande familjemedlemmar. Ett URA-kontrakt upprättas med arbetstagaren.

Hur fungerar arbetsgivarens arbetsmiljöansvar vid utlandsstationering?

Linnéuniversitet har arbetsmiljöansvar för utlandsstationerade arbetstagare. Dock gäller arbetsmiljölagen och Arbetsmiljöverkets föreskrifter endast i Sverige. Arbetsmiljöansvaret får organiseras efter bästa sätt och förmåga och arbetstagaren har själv ett stort ansvar för att rapportera och påtala eventuella brister i arbetsmiljön.

Kan vem som helst utlandsstationeras?

Nej. Utsändning av utländsk medborgare till sitt hemland är att betrakta som en lokalanställning, vilket svenska myndigheter inte får göra. Det kan vara så att medborgarskap i det enskilda fallet inte har avgörande betydelse för var en person hör hemma. Avgörande i URA-hänseende är istället var personen är stadigvarande boende ur socialförsäkringssynpunkt. Även folkbokföring och beskattning är aspekter som ska vägas in vid beslut om huruvida utlandsstationering är möjlig eller ej. Socialförsäkringstillhörigheten utreds av Försäkringskassan. (För att så ska ske behöver personen fylla i blanketten FK6220). Kontakta din HR-partner för stöd och råd. Arbetsgivarverket om lokalanställning

Kan man vara utlandstationerad på deltid?

Endast i undantagsfall. Viktigt är att arbetstagaren inte arbetar för en annan arbetsgivare på stationsorten då det bl a kan innebära att arbetstagaren riskerar dubbelbeskattning och att bli betraktad som utlandsboende ur ett socialförsäkringsperspektiv (vilket medför att grunden för utlandsstationeringen faller). Dessutom kan Linnéuniversitet bli skyldigt att betala arbetsgivaravgifter också för den andra anställningen. Rådgör alltid med HR-partner inför en utlandsstationering på deltid.

Kan URA-kontraktet ändras retroaktivt?

Nej, inga retroaktiva ändringar är tillåtna. Arbetstagaren är skyldig att omgående lämna uppgifter om ändrade förhållanden som kan påverka överenskomna förmåner i kontraktet varvid ett tilläggskontrakt kan användas.

Vem kan vara medföljande?

Medföljande ska ha haft ett stadigt förhållande med den utresande i minst 6 månader. Utöver det kan barn under 19 år omfattas av kontraktet.

Kan medföljande ta anställning på stationeringsorten?

Ja, men Försäkringskassan kan anse att medföljande samt eventuellt också medföljande barn inte längre ska tillhöra svensk socialförsäkring. Därför är det mycket viktigt att personen tar reda på vad som kommer att gälla i det aktuella fallet. Alla eventuella medföljandetillägg och merkostnadstillägg behöver ses över och reduceras. Däremot gäller URA-försäkringen även om medföljande arbetar i utstationeringslandet.

Vad kostar URA-försäkringen?

URA-försäkringen kostar 18 kr/persondygn (2022). Den bekostas av institutionen/avdelningen där medarbetaren är anställd.

Hur vet jag vilka högstbelopp som gäller för generella merkostnads-/ och medföljandetillägg?

Aktuella beloppsgränser finns på Arbetsgivarverkets hemsida. Beloppen revideras två gånger per år vid årsskifte och halvårsskifte, varför det är viktigt att aktuella belopp hämtas därifrån då nya kontrakt skrivs.  

Vilka övriga merkostnader kan ersättas i ett URA-kontrakt?

URA är flexibelt och kontraktet kan anpassas i det enskilda fallet. Det kan handla om ersättning för bostadskostnader och för och ut-/hemresa, allt beroende på hur den faktiska situationen ser ut. Observera att övriga merkostnader ersätts med faktiska kostnader mot uppvisande av originalkvitto eller annan handling i original som visar vad personen har betalat och hur mycket.

Inga schabloner i dessa delar accepteras av Skatteverket och endast merkostnader för privata levnadsomkostnader kan ersättas via URA-kontraktet.

Hur beräknar vi ersättningen för bostadskostnader?

Arbetsgivaren kan ersätta den utlandsstationerade för de ökade kostnader som dubbel bosättning medför. Ersättningen kan omfatta faktiska kostnader för hyra inklusive driftskostnader såsom normal förbrukning av el, vatten, gas och sophämtning. Om den utlandsstationerade inte längre har en bostad kvar i Sverige avräknas vanligtvis den tidigare hyran i Sverige från bostadsersättningen. Den utlandsstationerade kan dock behålla bostadsersättningen också om bostaden i Sverige hyrs ut i andra hand, detta eftersom uthyrningen beskattas.

Hur får personen ut sin ersättning för övriga merkostnader?

Som beskrivs ovan betalas övriga merkostnader i normalfallet ut med faktiska kostnader och mot uppvisande av originalkvitto. Kvittona ska registreras i ett ersättningsärende i primula. 

Kan man medge semesterhemresa till annat land än Sverige?

Nej, man kan inte göra en semesterhemresa till tredje land, de resekostnader som kan ersättas är de resor som beskrivs i URA-avtalet och som går mellan stationeringsorten och bostadsorten i Sverige. Kontakta din HR partner för att diskutera upplägg för semesterhemresa om personen som är utlandsstationerad inte var bosatt i Sverige före utlandsstationeringen.

Kan man ersätta kostnader för visum, pass med mera för medföljande familj?

För arbetstagarens del, kan arbetsgivaren skattefritt ersätta de kostnader personen har på grund av utlandsstationeringen det vill säga kostnader för fotografering, visumansökan, vaccinationer osv. Pass räknas dock inte som en sådan extra kostnad. Motsvarande kostnader, dvs. för fotografering, visumansökan, vaccinationer m.m., för medföljande familjemedlemmar kan dock inte utbetalas skattefritt. Inte heller kan skattefria ersättningar för vaccinationer etc. för husdjur utbetalas. 

Kan kostnader för förskola, skola och skolbarnsomsorg ersättas?

Ja, arbetsgivaren kan helt eller devis ersätta kostnader för terminsavgift/motsvarande för förskola, skola och skolbarnsomsorg. För kostnader för förskola är det dock endast de kostnader som överstiger maxtaxan i aktuell hemkommun som kan ersättas. Det förutsätts att förskola, skola och skolbarnsomsorg väljs med hänsyn till barnets bästa men att onödigt dyra alternativ undviks.

Vad gäller om en utlandsstationerad medarbetare ansöker om föräldraledighet?

En person som har URA-kontrakt har inte rätt att vara kvar på stationeringsorten under föräldraledigheten. Däremot kan det i det enskilda fallet vara rimligt att personen tillåts vara kvar på stationeringsorten under en kortare föräldraledighet (dvs några veckor).

Kan en utlandsstationerad medarbetare behålla ersättningar för merkostnader vid uttag av semester?

Ja, under förutsättning att merkostnaderna kvarstår efter semestern.