Internationell rekrytering

Vår förmåga att attrahera, rekrytera, behålla, utveckla och avveckla kompetens är en avgörande framgångsfaktor. För att öka möjligheterna att hitta skickliga lärare och forskare har Linnéuniversitetet breddat rekryteringen även på den internationella arenan.

Att anställa internationella medarbetare

När vi anställer medarbetare från andra länder krävs en god framförhållning eftersom den anställde kan behöva ansöka om både visum och/eller arbetstillstånd för att kunna komma in i Sverige och arbeta. Det är därför viktigt att HR-avdelningen kommer in i ett så tidigt skede som möjligt. 

Arbetsgivarens ansvar
Som arbetsgivare är vi ansvariga för att kontrollera att medarbetaren har ett giltigt arbets- eller uppehållstillstånd innan arbetet vid Linnéuniversitetet kan påbörjas. Det betyder att när rekryteringen är i det skedet att en person ska erbjudas anställningen, så ska det eventuella kravet på ett arbets- eller uppehållstillstånd kontrolleras.

Reglerna kring olika typer av arbets- och uppehållstillstånd är komplexa och behöver i de allra flesta fall kollas upp med Migrationsverket. HR-partnern för din institution kommer att stötta dig i denna process.

Läs gärna igenom avsnittet som gäller för den kategori av anställning som du ska rekrytera. Det finns även en vägledning från Migrationsverket som riktar sig direkt till lärosäten. Där hittar du information kring regler och ansökningsrutiner: https://www.migrationsverket.se/Andra-aktorer/Larosaten.html

Vad gäller för arbets- och uppehållstillstånd?
Medborgare från ett land inom EU:
En medborgare som kommer från ett land inom EU behöver vanligtvis inte något tillstånd oavsett om det ska forska, studera eller arbeta i Sverige.

Läs mer här: https://www.migrationsverket.se/Andra-aktorer/Larosaten/Fran-ansokan-till-beslut/EU-medborgare.html

Här hittar du även information om vad som gäller för medborgare från Schweiz och de som har status som varaktigt bosatt inom EU.

Medborgare från ett land utanför EU:
Medborgare som kommer från ett land utanför EU behöver i de flesta fall ha ett arbets- eller uppehållstillstånd för att arbeta i Sverige.

Om anställningen är kortare än 3 månader behövs inget uppehållstillstånd. Medborgare från vissa länder behöver ha ett visum för besök.

Läs mer här: https://www.migrationsverket.se/Andra-aktorer/Arbetsgivare/Anstalla-fran-lander-utanfor-EU.html

OBS! En person som befinner sig i Sverige och har arbetstillstånd för ett arbete hos en annan arbetsgivare kan behöva ett nytt arbetstillstånd för att arbeta vid Linnéuniversitetet.

Olika typer av arbetstillstånd och uppehållstillstånd
Anställning av lektorer

Arbetstillstånd krävs om de kommer från land utanför EU, då lektorer arbetar med utbildning större delen av sin arbetstid. Respektive HR-partner beställer hanteringen av arbetstillstånd från Human Entrance.

Anställning av T/A medarbetare
Arbetstillstånd krävs för personer från land utanför EU. Respektive HR-partner beställer hanteringen av arbetstillstånd från Human Entrance.

Ansökan om förlängning av arbetstillstånd
En ansökan om förlängning bör inte lämnas in mer än fyra månader innan det nuvarande arbetstillståndet slutar gälla, förutsatt att ansökan avser samma arbetsgivare och yrke som tillståndet är för. En ansökan som lämnas in tidigare än 4 månader kräver mer jobb av Migrationsverket då den kommer att kräva komplettering i form av vilken inkomst personen har haft under perioden.

Doktorand
Med benämningen doktorand menas här en doktorand som både är anställd och antagen vid Linnéuniversitetet. En doktorand behöver ett Uppehållstillstånd för studerande och doktorander.

Utbytesdoktorand
En doktorand som är antagen vid ett lärosäte i utlandet och som ska bedriva en del av sina studier i Sverige utan att vara antagen i Sverige. Kallas även för gästdoktorand. Uppehållstillstånd krävs.

Anställning av gästforskare
En gästforskare som är medborgare i ett land utanför EU och som vill arbeta i Sverige är undantagen kravet på arbetstillstånd, men behöver ha ett uppehållstillstånd för gästforskare. Som gästforskare räknas de personer som ska bedriva forskning till större delen av sin tjänst. Ett mottagningsavtal ska skrivas av universitetet. En universitetslektor räknas inte som gästforskare.

Permanent uppehållstillstånd
Personer som har bott i Sverige med uppehållstillstånd för doktorandstudier i sammanlagt fyra år under de senaste sju åren kan få permanent uppehållstillstånd.

Ansökningar om arbetstillstånd och förlängningar
Linnéuniversitetet har upphandlat tjänsten med hantering av arbetstillstånd av ett externt företag som heter Human Entrance. Human Entrance har ett certifikat hos Migrationsverket, vilket betyder att ledtiderna för arbetstillstånd kortas avsevärt.

Från och med hösten 2019 ska Human Entrance användas för alla förstagångsansökningar och förlängningsansökningar för medarbetarna vid Linnéuniversitetet, samt deras eventuella medföljande. Under det första året kommer kostnaderna för hantering av arbetstillstånd att bekostas av centrala medel.

Det är respektive HR-partner som kontaktar Human Entrance och beställer tjänsten. Från det att vi kontaktar dem till att medarbetaren får ett beslut tar det cirka 8-12 veckor. Inför ansökan behöver HR-partnern information från er som chefer angående anställningen.

Gästforskare omfattas inte av certifieringen då de redan har ett ”snabbspår” på Migrationsverket. Doktorander omfattas inte heller av certifieringen hos Migrationsverket.

Information om certifiering vid Migrationsverket finns här: https://www.migrationsverket.se/Andra-aktorer/Arbetsgivare/Anstalla-fran-lander-utanfor-EU/Bli-en-certifierad-arbetsgivare.html

Övriga tjänster att köpa in
Human Entrance jobbar även med andra tjänster såsom bostadssök och internationell skatterådgivning. Om ni vill använda de tjänsterna ska de bekostas av institutionen.

Att tänka på när det gäller gästforskare
Alla som ska forska till större delen i sin tjänst räknas som gästforskare oavsett om anställningen är tidsbegränsad eller tillsvidare.

Den som bjuds in till Linnéuniversitetet som gästforskare måste ha sitt uppehållstillstånd beviljat innan inresa till Sverige. Detta är ett grundkrav i utlänningslagen. För att medarbetaren ska kunna ansöka om ett uppehållstillstånd behövs ett mottagningsavtal för forskare i Sverige. Mottagningsavtalet undertecknas av prefekten och medarbetaren. Mottagningsavtalet skickas till medarbetaren som skickar in det tillsammans med sin ansökan. Mottagningsavtalet kan ses som ett anställningserbjudande men är inte juridiskt bindande för arbetsgivaren.

Mottagningsavtalet- Hosting Agreeement, samt information om hur medarbetaren ska söka samt finns på Migrationsverkets hemsida: https://www.migrationsverket.se/Andra-aktorer/Arbetsgivare/Sarskilda-regler-for-vissa-yrken-och-lander/Forskare.html

Som arbetsgivare är vi skyldiga att kontrollera att ett giltigt uppehållstillstånd finns innan anställningsavtalet skrivs under. Eftersom vi i förväg inte vet hur lång handläggningstiden är för att få ett besked behöver vi planera och ansöka i god tid.

Det är möjligt för gästforskare att besöka Sverige som viseringsfri eller med ett gästvisum, men en ansökan för att stanna längre i Sverige än 3 månader ska vara inlämnad och godkänd före inresa till Sverige. Notera att det kan uppstå problem om gästforskaren reser in och ansöker från Sverige.

En gästforskare som har uppehållstillstånd i ett annat EU-land kan resa in i Sverige på besök om uppehållstillståndet tillåter det. Uppehållstillståndet gäller inte för bosättning eller en längre vistelse i Sverige och det är därför inte möjligt för personen att flytta hit och därefter ansöka om ett uppehållstillstånd för arbete i Sverige.

Anställning av doktorand
Här hittar du information om hur du går tillväga när en doktorand utanför EU/EES ska ansöka om ”Uppehållstillstånd för studerande och doktorander”
https://www.migrationsverket.se/Andra-aktorer/Larosaten/Fran-ansokan-till-beslut/Doktorander.html

Förstagångsansökan
När rekryteringsprocessen är klar och doktoranden är antagen till utbildningen ska ansökan om uppehållstillstånd för doktorand fyllas i.

En doktorand som är medborgare i ett land utanför EU/EES behöver ett uppehållstillstånd för att bedriva studier i Sverige. Det första uppehållstillståndet beviljas för 2 år och därefter behöver doktoranden ansöka om förlängning som kan beviljas för max 2 år i taget.

I sin ansökan om uppehållstillstånd ska doktoranden bifoga sitt antagningsbeslut. Ett intyg om att Linnéuniversitetet avser stödja doktorandens ansökan om uppehållstillstånd ska skrivas och i vissa fall ett intyg om gällande försäkringar, Insurance Certificate. Kontakta din HR-partner för att få de två senare dokumenten.

I antagningsbeslutet ska det framgå att antagningen är slutförd och inte villkorad. Det är viktigt att tänka på att det är det formella beslutet om antagning som den sökande ska skicka med sin ansökan till Migrationsverket. Det är dokumentet som upprättas vid beslut om antagning, inte ett separat intyg.

För Migrationsverket är det nödvändigt att det formella antagningsbeslutet innehåller följande information:

  • Namn på den sökande
  • Personnummer/födelsenummer på den sökande
  • Huvudhandledare – även ev. biträdande handledare
  • Planerad examen – Licenciat eller doktorsexamen
  • Underskrift av beslutsansvarig
  • Berörd institution

Förlängningsansökan
Som arbetsgivare ska vi säkerställa att medarbetaren har ett giltigt uppehållstillstånd under hela doktorandperioden. En ansökan om förlängning av uppehållstillstånd kan lämnas in tidigast 6 månader innan det nuvarande upphör.

I en ansökan om förlängning av uppehållstillstånd ska doktoranden bifoga ett studieintyg från institutionen. Doktoranden behöver även skicka in uppgifter om inkomst under tiden för det tidigare tillståndet.

Här kan du läsa mer om vad som gäller för doktorander: https://www.migrationsverket.se/Privatpersoner/Studera-i-Sverige.html

Ansökan för gästdoktorand
Doktorander som inte är antagna i Sverige men antagna vid ett annat universitet utanför Sverige kan bjudas in för att studera eller forska vid Linnéuniversitetet som en del av sin utbildning. Dessa kallas även för gästdoktorander.

Om den planerade vistelsen är 90 dagar eller kortare ska den besökande gästdoktoranden ansöka om ett visum vid en ambassad, om detta är nödvändigt för inresa till Sverige.

Om besöket är längre än 90 dagar under en 180-dagarsperiod behövs ett uppehållstillstånd för besök. Detta tillstånd gäller som längst upp till ett år. Efter denna besöksperiod måste doktoranden lämna Sverige. Under tiden som personen befinner sig i Sverige på ett besökstillstånd eller visum kan denne inte beviljas ett uppehållstillstånd på annan grund.

Ansökningsförfarande
Utbytesdoktoranden behöver vid ansökan till Migrationsverket bifoga ett intyg från institutionen, undertecknat av prefekten.

Intyget ska innehålla följande uppgifter:

  • Den besökandes personuppgifter
  • Syftet med besöket vid Linnéuniversitetet
  • Tidsperiod för besöket
  • Ansvarig handledare
  • Hur utbytesdoktoranden finansieras under besökstiden

Observera att lön eller arvode inte får betalas ut av Linnéuniversitetet annat än ett eventuellt stipendium

Utbytesdoktoranden ska även i sin ansökan bifoga ett motsvarande intyg från lärosätet där doktoranden är antagen utanför Sverige.

Läs mer om utbytesdoktorander på Migrationsverkets hemsida: https://www.migrationsverket.se/Andra-aktorer/Larosaten/Fran-ansokan-till-beslut/Doktorander.html

Försäkring vid Linnéuniversitetet
Våra medarbetare är försäkrade via Kammarkollegiet.

Försäkring för utländska besökare
Utländska medborgare som deltar i Linnéuniversitetets verksamhet som till exempel gästforskare, gästföreläsare, opponenter, stipendiater, praktikanter samt icke folkbokförda medarbetare.

Försäkringen gäller
Dygnet runt under besöket i Sverige. Under resan mellan hemlandet och Sverige, förutsatt att besökaren reser direkt. I hela Schengenområdet, förutsatt att det finns ett gällande Schengenvisum, utfärdat av svensk utlandsmyndighet. Om personen har ett uppehållstillstånd så gäller försäkringen bara i Sverige.

Försäkringen täcker
Akut sjuk- och tandvård och hemtransport till hemlandet om det skulle bli nödvändigt. Försäkringen täcker inte regelbundna kontroller eller mediciner för sjukdomar som har uppstått före resan.

Försäkringen innehåller ett ansvarsskydd om någon kräver besökaren på skadestånd för något som besökaren har gjort under besöket. Den innehåller dessutom ett rättsskydd om besökaren kräver någon på skadestånd.

Försäkringen innehåller dessutom ett egendomsskydd om besökaren blir av med sina privata ägodelar under besöket.

EURAXESS Centre
HR avdelningen vid Linnéuniversitetet är ett Euraxess Centre. Euraxess är ett europeiskt initiativ som syftar till att främja karriärutveckling för forskare, stimulera till forskarrörlighet inom EU, attrahera forskare utanför EU, upplysa forskare om deras rättigheter samt synliggöra lediga forskartjänster inom Europa. VINNOVA är ansvarig organisation för Euraxess Sverige, som ingår i ett europeiskt nätverk med över 500 Euraxess center i ca 40 länder. Länk till hemsidan: https://www.euraxess.se/

På webbplatsen finns fakta om forskningstjänster, svensk forskning, forskningsnyheter samt information och tips inför en flytt till Sverige.

Stöd för internationella medarbetare
Stödet för medarbetare är uppdelat i fyra huvudområden:

  • Information
  • Externa tjänster
  • Nätverk, Relocation Lnu
  • Seminarier för internationella medarbetare

Information till medarbetare
Information som riktar sig till internationella medarbetare finns här: https://medarbetare.lnu.se/en/medarbetare/employed-at-lnu/newly-employed/support-for-relocated-employees/

Det finns även stöd till internationella medarbetare i form av broschyren Getting Settled at Linnaeus University. Broschyren ger en överblick över vad internationella medarbetare behöver tänka på när de kommer till Sverige och Linnéuniversitetet. Den tar bland annat upp viktig information från Migrationsverket, anmälan till Skatteverket, information om bankkonto med mera. Broschyren finns både i tryckt form och digitalt, se länk: https://issuu.com/linnaeusuniversity/docs/getting_settled_at_linnaeus_university?fr=sNzIxZjMyMzQ3OA

Den finns även att få om du kontaktar relocation@lnu.se

Nätverk
Det finns ett nätverk för nya internationella medarbetare. Nätverket heter Relocation Lnu. Syftet med gruppen är att erbjuda ett forum för internationella medarbetare vid Linnéuniversitetet. Gruppen är dock öppen för alla anställda som har ett intresse av att möta internationella medarbetare, eller dela med sig av sina erfarenheter av att flytta till Kalmar eller Växjö. Man går med i nätverket genom att gå med i gruppen Relocation Lnu på medarbetare.lnu.se

Seminarier
Genom Relocation nätverket får de nya medarbetarna information om och inbjudningar till seminarier. Vissa av seminarierna är öppna även för medföljande.

Några av de återkommande seminarierna är:

  • How to finance international mobility
  • Seminarie om Smålandsregionen
  • Filmklubb (hålls på svenska)
  • Stadsvandringar i Kalmar/Växjö
  • Luciafirande
  • Seminarie om interkulturell kommunikation
  • Working in Sweden
  • Health and Safety at Linnaeus University