Forskningsdata

En datahanteringsplan (Data Management Plan, DMP) är ett levande dokument, och används för att beskriva och underlätta hur forskningsdata hanteras genom ett forskningsprojekt. Dokumentet ska ta upp till exempel insamling, dokumentation, bearbetning, lagring och arkivering av data. Exakt vilket innehåll som ska finnas med skiljer sig åt beroende på ämnesområde, krav från finansiärer och datatyper. Det blir vanligare att forskningsfinansiärer kräver datahanteringsplan vid inlämning av projektansökan.

Som stöd i arbetet med datahanteringsplaner tillhandahåller Linnéuniversitetet en Word-mall att utgå ifrån, se rubriken Mall för datahanteringsplaner här nedanför.

Mer detaljerad information om datahanteringsplaner finns på SND:s webbsida om datahanteringsplaner.

Kontakt

Forskningsdatastödet (DAU) kan hjälpa dig och ditt projekt igång med att ta fram en datahanteringsplan. Kontakta dau@lnu.se.

För dig vid Linnéuniversitetet finns en Word-mall för datahanteringsplaner tillgänglig.

När du sätter upp ramarna för projektet och identifierar vilken forskningsfråga som ska undersökas är det viktigt att reflektera över vilken typ av uppgifter du kommer att behöva för att genomföra forskningen. Följande är ett stöd när det kommer till personuppgiftshantering.

• Ska personuppgifter behandlas inom ramen för forskningen?
• Kommer Lnu att samla in eller få tillgång till data som kan anses vara personuppgifter (till exempel pseudonymiserade/kodade uppgifter)?
• Kommer Lnu att behandla så kallade känsliga personuppgifter (pseudonymiserade eller öppna)?
• Ska Lnu utföra en analys på uppdrag av någon annan eller annat universitet?
• Ska projektet genomföras tillsammans med annan part eller är Lnu ensam forskningshuvudman/personuppgiftsansvarig?
• Är Lnu personuppgiftsansvarig eller personsuppgiftsbiträde i detta projekt?
• Är flera parter personuppgiftsansvariga var för sig eller gemensamt?

För stöd gällande personuppgiftsansvar, se checklista nedan.

Forskningspersoner har rätt att få information om hur deras personuppgifter behandlas. Mallen som finns nedan är ett stöd för dig som forskare att på ett korrekt sätt informera en forskningsperson i enlighet med dataskyddsförordningen (GDPR).

Har du frågor angående framför allt bedömningar av om Lnu är personuppgiftsansvarig eller personuppgiftsbiträde, personuppgiftsbiträdesavtal eller om överföring till så kallat tredjeland kan du kontakta dataskyddsombudet via dataskyddsombud@lnu.se.

Mer information finns att läsa på SND:s sida om personuppgifter.

Om du i forskningsprojektet ska behandla känsliga personuppgifter krävs alltid godkänd etikprövning från Etikprövningsmyndigheten.

Mer information om etikprövning i relation till hantering av forskningsdata finns att läsa på SND:s webbsida om etikprövning.

Planerar du ett forskningsprojekt och har frågor om forskningsetik, vänd dig till Etikkommittén Sydost.

Oavsett lagringstjänst gäller att de som arbetar med forskningsdata i projektet plus ansvarig chef bör ha tillgång till de filer och mappar som lagras. Datorns lokala lagringsutrymme, USB-minne, extern hårddisk och liknande kan användas som tillfällig lagring av data under bearbetning, men som primär lagringsyta rekommenderas Sunet Drive.

Sunet Drive

Känsliga personuppgifter: Ja
Personuppgifter: Ja
Dela data: inom och utanför Lnu
Backup: Ja

Sunet Drive är en nationell lagrings- och fildelningstjänst, som bygger på gränssnittet Nextcloud och S3-lagring på servrar i Sverige. Sunet Drive infördes vid Linnéuniversitetet under 2023 för att underlätta hantering, lagring och delning av forskningsdata. Sunet Drive kan användas både i webbläsaren och med hjälp av synkroniseringsklienten Nextcloud som installeras på datorn.

Beställ Sunet Drive-lagringsyta för ditt forskningsprojekt

Klicka här för att beställa lagringsyta i Sunet Drive (inloggning med personalkonto från Linnéuniversitetet krävs).

Inskickad ansökan kommer att handläggas av forskningsdatagruppen som sedan kontaktar projektledaren för forskningsprojektet innan lagringsytan är färdig att använda.

Endast forskningsdata och annan information som hör till forskningsprojektet ska lagras i Sunet Drive. Behöver du lagra annan typ av information i ditt arbete hänvisas du till lokala servrar eller andra upphandlade molnlagringstjänster. Se sidan Fillagring vid Linnéuniversitetet - FAQ (Personal) i Serviceportalen för mer information.

Logga in i Sunet Drive med ditt personalkonto

https://lnu.drive.sunet.se

Guider och support

För mer information om hur du kan använda Sunet Drive, se guider för Sunet Drive i Serviceportalen.

Alla guider finns även samlade i ett dokument, Sunet Drive användarguide.

Har du frågor eller behöver hjälp med Sunet Drive, kontakta dau@lnu.se

S: – Lokal server

Känsliga personuppgifter: Ja
Personuppgifter: Ja
Dela data: endast inom Lnu
Backup: Ja

Lagring på lokala servrar vid Linnéuniversitetet. Kan nås utanför universitetets nätverk vid inloggning med personalkonto från Linnéuniversitetet.

Kontakta utsedd person vid din fakultet/institution för att skapa mappar och ställa in behörigheter, se sidan Kontaktpersoner för IT-tjänster.

Läs mer om backup på S: på sidan Fillagring vid Linnéuniversitetet - FAQ (Personal) i Serviceportalen.

Läs mer om hur du kan komma åt dina filer på S: på sidan Fillagring P: och S: - FAQ (Personal) i Serviceportalen.

Som anställd vid Linnéuniversitetet ansvarar du för att den information du behandlar hanteras korrekt och säkert. Det innebär att din information ska lagras på en säker plats där den bara är tillgänglig för de som behöver den, att den regelbundet säkerhetskopieras och inte kan ändras eller raderas av obehöriga användare. Läs mer om detta på sidan Informationssäkerhet på Medarbetare.

I första hand ska forskningsdata lagras på de ytor som tillhandahålls av universitetet. Om du inte kan använda universitetets ytor eller behöver använda en molntjänst som universitetet inte har avtal för ska du kontakta din närmaste chef. Läs mer om molntjänster under rubriken Godkända molntjänster vid Linnéuniversitetet på sidan Informationssäkerhet på Medarbetare.

Att hålla god ordning och struktur på forskningsdata redan från projektets start underlättar både under och efter projektet när data ska sparas och kanske sedan arkiveras. Det är viktigt att dokumentera sådant som är avgörande för att kunna förstå informationen över tid, inte minst när forskningsdata ska arkiveras.

I dokumentet Hanteringsanvisningar för forskningshandlingar beskrivs vad som gäller för hantering av forskningshandlingar, vilka typer av data och handlingar (ansökningar, avtal, tillstånd m.m.) som ska diarieföras, arkiveras, lagras eller gallras både under och efter projektet. Hanteringen beskrivs även i informationshanteringsplanen, under rubriken Hantera forskningsdata.

Om ni i forskningsprojektet hanterar data som innehåller personuppgifter och/eller uppgifter som kan komma att omfattas av sekretess samt pseudonymiserar dessa uppgifter och använder er av kodnycklar eller kodlistor så är utgångspunkten att kodnycklar och pseudonymiserade data inte ska lagras på samma plats. Linnéuniversitetets lokala server, S:, kan förutom Sunet Drive användas för att lagra forskningsdata och kodnycklar. S: kan endast användas av personer som är anställda vid Linnéuniversitetet.

Kontakta utsedd person vid din fakultet/institution för att skapa mappar och ställa in behörigheter på S:, se sidan Kontaktpersoner för IT-tjänster på Medarbetare. Läs mer om hur du kan komma åt dina filer på S: på sidan Fillagring P: och S: - FAQ (Personal) i Serviceportalen.

Om kodnyckeln endast behövs sporadiskt av ett mindre antal personer som alla arbetar på samma ställe är ett alternativ att den inte förvaras digitalt, utan på papper i ett låst skåp.

Vid projekt där även personer utanför Linnéuniversitetet behöver ha tillgång till och arbeta med alla projektets data kan ni använda enbart Sunet Drive för lagring. När det är möjligt ska sedan kodnyckeln separeras från pseudonymiserade data och lagras på S:. Detta kan ske exempelvis när insamlingen är klar och nya uppgifter inte längre behöver tillföras.

IT-avdelningen erbjuder stöd vid kryptering av filer. Hör av dig till it-support@lnu.se för mer information.

Om ni i forskningsprojektet har utformat en studie så att känsliga personuppgifter eller personuppgifter om lagöverträdelser inte ska komma in och ni inte avser att behandla sådana uppgifter behöver etikprövning inte ske. Skulle sådana personuppgifter råka komma in kan dessa uppgifter exkluderas från forskningsmaterialet och forskningen får fortsätta utan etikprövning. Ni behöver alltså inte göra en extra etikansökan för personuppgifter som inte ska bearbetas i forskningsprojektet.

Läs mer på Etikprövningsmyndighetens sida Förutsättningar för forskning på personuppgifter med eller utan etikprövning.

Detta innebär att om ni i projektet oavsiktligt skulle samla in känsliga personuppgifter genom att exempelvis någon skriver för mycket i ett fritextfält i ett enkätsvar eller delger känslig information på en videoupptagning, ska ni separera dessa från den forskningsdata ni avser använda i forskningsprojektet.

Rent praktiskt kan ni flytta filer som innehåller de känsliga uppgifterna till en särskild mapp med högre säkerhet i form av begränsad behörighet. Om de känsliga uppgifterna är del av det övriga materialet i exempelvis en videoupptagning flyttar ni hela videoupptagningen till en säker mapp.

Ni har i projektet däremot inte rätt att gallra (radera) oavsiktligt insamlat material då det är en del av underlaget och dokumentationen av datainsamlingen och forskningsprocessen. Den oavsiktligt insamlade informationen ska sparas lika länge som de data som använts i forskningsprojektet. Detta krävs för att kunna visa att exempelvis en forskningsperson lämnat för mycket information vid insamling, att projektet har beaktat detta, separerat materialet från data som ska analyseras och behållit andra data för analys.

Forskning som bedrivs på Linnéuniversitetet är att betrakta som ingående i myndigheten oberoende av hur finansieringen sker. Därför omfattas forskningsverksamheten av offentlighetsprincipen. Det betyder att tryckfrihetsförordningens regler om allmänna handlingar måste tillämpas även för forskningshandlingar. Rent praktiskt innebär det att forskningsverksamheten måste generera tillfredsställande dokumentation och följa regler för gallring och bevarande.

Att hålla god ordning och struktur på forskningsdata redan från projektets start underlättar både under och efter projektet när data ska bevaras. Det är viktigt att dokumentera sådant som är avgörande för att kunna förstå informationen över tid, inte minst när forskningsdata ska arkiveras.

I dokumentet Hanteringsanvisningar för forskningshandlingar beskrivs vad som gäller för hantering av forskningshandlingar, vilka typer av data och handlingar som ska arkiveras, lagras eller gallras både under och efter projektet. Hanteringen beskrivs även i informationshanteringsplanen. Under rubriken Hantera forskningsdata beskrivs processen för hantering av forskningsdata.

Forskningsdata får gallras tidigast 10 år efter att forskningsresultat har redovisats och publicerats samt när ekonomisk slutredovisning har skett. Fram till dess ska materialet förvaras på ett säkert sätt vid institutionen eller fakulteten. När gallringsfristen löpt ut ska forskningsdata gallras. Det är ansvarig chef enligt delegationsdelning som fattar beslut om att materialet ska gallras, detta ska ske i samråd med forskaren som är mest insatt i materialet samt med arkivarier.

Forskningsdata som bedöms:

• ha ett fortsatt inomvetenskapligt värde, eller ha värde för något annat forskningsområde
• vara särskilt omfattande eller unika
• vara av stort vetenskapshistoriskt, kulturhistoriskt eller personhistoriskt värde
  eller
• vara av stort allmänt intresse och rönt stor uppmärksamhet

ska arkiveras i universitetets arkiv och där bevaras för all framtid.

När gallringsbeslutet är fattat ska mallen fyllas i och sedan diarieföras. Den ansvarige forskaren är mest insatt i materialet och kan därför bäst bedöma dess framtida värde för forskningen. Beslut om bevarande eller gallring ska fattas i samråd med universitetets arkivarier. Beslut om gallring fattas enligt delegationsordning.

Forskningsdata som bedöms

• ha ett fortsatt inomvetenskapligt värde, eller ha värde för något annat forskningsområde
• vara särskilt omfattande eller unika
• vara av stort vetenskapshistoriskt, kulturhistoriskt eller personhistoriskt värde
  eller
• vara av stort allmänt intresse och rönt stor uppmärksamhet

ska arkiveras i universitets arkiv och där bevaras för all framtid.

Den ansvarige forskaren känner materialet bäst och kan därför bäst bedöma dess framtida värde för forskningen. Beslut om bevarande eller gallring bör fattas i samråd med universitetets arkivarier, arkiv@lnu.se. Närmaste chef fattar det formella beslutet och fyller i mallen för gallringsbeslutet som sedan ska diarieföras.

Forskningsdata får gallras tidigast 10 år efter att forskningsresultat har redovisats och publicerats samt när ekonomisk slutredovisning har skett. Fram till dess ska materialet förvaras på ett säkert sätt vid institutionen eller fakulteten. Används Sunet Drive för lagring ska data ligga kvar där under de 10 åren. När gallringsfristen löpt ut ska sedan forskningsdata gallras. Se rubriken Gallringsbeslut för forskningsdata vid Linnéuniversitetet ovan.

Här måste en bedömning göras som tar hänsyn till syftet med att spela in intervjuerna. Om syftet har varit mer än att bara transkribera respondenternas svar kan det vara så att även intervjuerna ska bevaras. Är exempelvis ljudfilerna en del av det analyserade materialet? Vad har sagts i etikprövningen och vad har den givit lov till i behandlingen av materialet?

Vi rekommenderar att forskningspersonerna efter intervjuerna är avslutade erbjuds att läsa den transkriberade intervjun för att säkerställa att forskaren har förstått personen rätt samt ge en möjlighet att utveckla och fördjupa sina resonemang. För att inte riskera att forskningspersonerna läser varandras intervjuer bör transkriptionen av olika intervjuer delas upp i separata dokument.

Du kan publicera forskningsdata i Svensk nationell datatjänsts (SND) forskningsdatakatalog genom verktyget DORIS. Data och dess beskrivningar (metadata) granskas då av personal från DAU vid Lnu och av SND, vilket innebär att data som publiceras där blir välbeskrivna och följer FAIR-principerna.

Logga in med ditt Lnu-konto i DORIS för att registrera och publicera dataset.

Läs mer om att publicera data i DORIS på SND:s sida Beskriv och dela data.

Hör av dig till dau@lnu.se om du vill ha hjälp med att publicera data i DORIS.

Det finns även andra tjänster för publicering av dataset, t.ex. Zenodo och Figshare, men där granskas inte dataset på samma sätt som i DORIS och blir kanske inte lika välbeskrivna.

Nej. Data som innehåller personuppgifter måste vara anonymiserade (avidentifierade) när de publiceras i SND:s forskningsdatakatalog. Enbart psedonymiserade data, där individer fortfarande kan identifieras med hjälp av en kodnyckel, kan inte publiceras i SND:s katalog.

Läs mer om data med personuppgifter på SND:s sida Forskningsdata med personuppgifter.

Forskningsdata behöver inte publiceras förrän forskningsprojektet är avslutat, men det går också bra att publicera data från pågående projekt i SND:s forskningsdatakatalog.

Det finns flera skäl till att publicera forskningsprojektets data. Exempelvis bidrar publicerade dataset till:

• att forskningen blir mer synlig både i och utanför forskarsamhället.
• ökad transparens i forskningen.
• ökad möjlighet till ny forskning utifrån samma dataset.

Flera vetenskapliga tidskrifter har börjat begära av artikelförfattarna att de tillgängliggör de data som ligger till grund för resultaten i artikeln.

Det ställs högre krav på öppenhet och transparens inom offentligt finansierad forskning i och med arbetet mot ett öppet vetenskapssystem. Läs mer om detta arbete på Vetenskapsrådets sida Öppen tillgång till forskningsdata – vision och vägledande principer.

Nej, alla forskningsdata kan inte göras helt öppna för alla. Orsaker kan vara att data innehåller:

• personuppgifter, känslig eller sekretessbelagd information
• information som är upphovsrättsskyddad av någon annan
• företagshemligheter eller finansiell information.

Däremot kan information om datasetet, så kallade metadata, alltid göras tillgängliga, exempelvis i SND:s forskningsdatakatalog.

Redan publicerade dataset kan exempelvis hittas på Researchdata.se eller i EOSC Resource Hub.

Se även re3data.org (Registry of Research Data Repositories), ett register över databaser för dataset världen över. Här listas både allmänna och ämnesspecifika forskningsdataplattformar.

Hör av dig till dau@lnu.se för att få hjälp med att söka efter dataset.

Det pågår ett arbete både nationellt och inom EU för en övergång till ett öppet vetenskapssystem. I Sverige är det Vetenskapsrådet som fått i uppdrag att ta fram riktlinjer för hur denna övergång ska genomföras, och målbilden är att ett sådant system ska vara på plats år 2026.

Linnéuniversitetets DAU består av personal från universitetsledningens kansli, universitetsbiblioteket, IT-avdelningen och avdelningen för externa relationer. Verksamheten drivs i samarbete med Svensk Nationell Datatjänst (SND) och ett nätverk av DAU vid andra lärosäten.