Rutiner för externa ansökningar

Bakgrund

Ledningen för universitetet och fakulteterna efterfrågar varje år information avseende ansökningar om externa medel. Med hjälp av nedanstående rutin, som innebär en löpande registrering av externa forskningsansökningar, behöver forskare inte längre lämna in samlade uppgifter om externt sökta medel.

Forskaren ansvarar för det vetenskapliga innehållet i ansökan och fakultetskansliet har en organisation som hjälper till med formalia såsom budget, samfinansieringsfrågor, koordinering av underskrifter, diarieföring och registrering i ekonomisystemet.

Rutin

1. Forskare tar i god tid före sista ansökningsdatum kontakt med institutionens ekonom för att gemensamt arbeta fram projektets budget.

2. Ekonom dokumenterar eventuella behov av samfinansiering och vem som finansierar vad. Uppgifterna förs in på avsedd blankett som ska följa ansökningshandlingarna. Ekonom tillhandahåller de blanketter som används inom Linnéuniversitetet.

3. Forskaren ansvarar för att ansökan och ev. behov av samfinansiering är förankrad hos prefekt, dekan och rektor enligt delegationsordning. Detta dokumenteras skriftligt på avsedd blankett som har erhållits av ekonom (se ovan).

Ovan nämnda steg ska genomföras innan ansökan skickas till finansiär.

4. Underskrifter. Forskaren ansvarar för att ansökan skrivs under enligt delegationsordning. Om forskaren önskar är forskningssekreterare behjälplig med att ordna underskrifter, under förutsättning att kontakt om detta tas i god tid före deadline.

Även om finansiär inte kräver underskrift i samband med ansökan skall ändå steg 1-3 ovan vara genomförda.

5. Samtliga ansökningar ska diarieföras. Om ansökan innehåller känslig information behöver inte hela ansökan diarieföras.
Forskaren skickar i normalfallet in komplett ansökan inklusive dekanintyg och ev. samfinansieringsplan till forskningssekreterare, som ombesörjer diarieföring samt registrering i Agresso.

6. När finansiär lämnar besked om bifall eller avslag på ansökan ska även denna information registreras; detta sker genom att forskaren vidarebefordrar informationen till forskningssekreterare.