GDPR på FSV

Bakgrund

Dataskyddsförordningen innehåller regler över hur vanliga och personliga personuppgifter får hanteras och behandlas. Exempel på personliga personuppgifter är etnisk ursprung, politiska åsikter, kön eller uppgifter om hälsa. Personuppgifter får enbart samlas in om det finns berättigande ändamål och uppgifterna får inte användas till annat ändamål än överenskommet. Personuppgifter får användas vid samtycke och du som individ har rätt att veta vart uppgifter om dig sparas. Ett exempel på en överenskommelse av insamlande av personuppgifter är underskrift av ett avtal.

Mer information om GDPR hittar du på Datainspektionens hemsida: https://www.datainspektionen.se/dataskyddsreformen/

Läs PDF- filen enkla grunder i dataskydd:
https://www.datainspektionen.se/globalassets/dokument/enkla-grunder-i-dataskydd.pdf

Registerregistrering på FSV
Att det finns ett GDPR-register för olika tjänster på FSV betyder att vi har anmält till Linnéuniversitetets dataskyddombud att tjänsterna används och hur vi använder dem. Utifrån detta register ställs också krav på hur vi kan använda, gallra och informera om tjänsterna.

Läs mer om hur Linnéuniversitetet hanterar dina personuppgifter:
https://lnu.se/mot-linneuniversitetet/om-linneuniversitetet/om-webbplatsen/

Forskning
Inom forskning krävs också medgivande för att samla in material, där ser dock processen annorlunda ut i jämförelse med undervisning. Bland annat kan en etikansökan behöva göras. Se mer om detta på följande sida:
https://etikprovningsmyndigheten.se/for-forskare/vad-sager-lagen/

Google

Du kan som personal på FSV arbeta med Googles olika tjänster. Viktigt är dock att du använder tjänsterna på ett korrekt sätt. Nedan hittar du instruktioner kring vad du måste tänka på för att uppfylla våra GDPR-krav.

Vi har skapat ett GDPR-register för följande tjänster: Google Dokument, Google Formulär och Google Kalkylark.

Medgivande av användande
Ett medgivande av användande är viktigt, när någon använder dina dokument/formulär/kalkylark godkänner de att eventuella personuppgifter finns med eller behandlas.

Viktigt att tänka på är att dela dina dokument och kalkylark med rätt personer. Det är också viktigt att vara medveten om att de som fyller i dokument och kalkylark kan se varandras svar. I Formulär (enkäter) är svaren dolda för andra användare. Välj den tjänst som passar de uppgifter du behöver samla in.

Gallring
Du får inte spara materialet längre än vad som är nödvändigt, d.v.s. när en kurs är slut eller du inte längre behöver dokumentet/formuläret/kalkylarket måste det raderas. Du kan inte heller ladda ner dokumentet/formuläret/kalkylarket till din dator utan att meddela vårt dataskyddsombud. När du laddar ner ett dokument skapar du ett nytt register som behöver registreras.

Behöver du kontakta vårt dataskyddsombud Elisabeth Engström gör du det via följande e-post: dataskyddsombud@lnu.se

Att tänka på vid hantering av Information
Alla som använder ditt dokument/formulär/kalkylark måste få information om hur personuppgifter hanteras. Därför behöver det på alla dokument, formulär eller kalkylark finnas med en informationstext med tillhörande länk till Linnéuniversitetets webbsida om hantering av personuppgifter.

Samla aldrig in uppgifter du inte behöver. Behöver du inte ett personnummer för att särskilja studenter ska detta inte samlas in. Viktigt är också att uppmana användarna av ditt material att inte ge ut information om sig själva eller andra som inte är nödvändigt.

Informationen nedan behöver du kopiera och ha med på alla dina Google dokument/kalkylark/formulär:

***************************************************************
När du använder denna tjänst hanteras och registreras dina uppgifter utifrån GDPR och gallring sker när uppgifterna inte är aktuella.

Läs mer om hur Linnéuniversitetet hanterar dina personuppgifter:
https://lnu.se/mot-linneuniversitetet/om-linneuniversitetet/om-webbplatsen/

När du använder Googles tjänster ge inte ut information om andra som inte är nödvändig.

***************************************************************

Godkännande av inspelat material

Behöver du som anställd eller dina studenter spela in någon/några för analys inom forskning, studentarbeten eller inför uppgifter och uppsatser behöver ett godkännande ges av de som spelas in. För att ha ett säkert register på vilka som spelats in och vilket slags godkännande de gett har en blankett för godkännande av inspelat material tagits fram.

Kräver du som lärare att studenter ska spela in någon/några, ansvarar du för att dela ut, samla in samt spara blanketterna. Var noga med att meddela studenterna att de måste ha ett godkännande om du kräver inspelning i en uppgift/ett moment.

Blanketten hittar du på sidan Avtal och policyer.