Universitetsförvaltningens verksamhetsplanering och uppföljning

Universitetsförvaltningens verksamhetsplan utgår från Linnéuniversitetets VP och rektors anvisningar till verksamheten. Verksamhetsplanen består av en inledning, en gemensam del, samt en del som specifikt uppger avdelningens fokus under året. Inför avdelningsdialogerna ombes avdelningscheferna att skicka in ett första underlag som redogör för hur de planerar att bidra till uppfyllandet av rektors anvisningar för kommande år och ett utkast på planering och budget inför nästkommande år. Innehållet i förvaltningens VP utvecklas och förankras mellan universitetsdirektören och avdelningscheferna på respektive avdelningsdialog. Likaså diskuteras budget och ekonomiska förutsättningar på avdelningsdialogerna. Dialogerna sker normalt sätt i november, efter rektors planeringsdialoger med fakulteterna, men innan rektors planeringsdialog med universitetsförvaltningen. Detta för att saker som uppkommer från fakulteterna ska kunna föras med till förvaltningens avdelningar, samt att saker som uppkommer på avdelningsdialogerna ska kunna föras med till rektors dialog med universitetsförvaltningen. Universitetsförvaltningens VP färdigställs efter dialogerna, stäms av på AC-möten och beslutas av universitetsdirektören i januari/februari.

Då alla avdelningar ingår i universitetsförvaltningens VP finns inget krav på att avdelningarna upprättar egna verksamhetsplaner. Avdelningscheferna avgör därför själva om de ser behovet av en egen VP eller inte. En avdelningsspecifik VP skulle exempelvis kunna innehålla internt utvecklingsarbete.

En deluppföljning av innevarande års uppdrag som getts i VP:n och i UD-uppdragen sker under universitetsdirektören ordinarie månadsmöte med respektive avdelningschef i maj/juni. Avdelningscheferna får ett färdigt underlag skickat till sig inför mötet utifrån VP, UD-uppdrag och de senaste avdelningsdialogerna.

Det ekonomiska resultatet för förvaltningen följs upp kvartalsvis genom att förvaltningens ekonom föredra det på AC-möten i februari, april, augusti respektive oktober.

De avdelningsspecifika uppdragen i förvaltningens gemensamma VP samt de under året tilldelade UD-uppdrag följs dessutom upp årligen genom rapportering i systemstödet i slutet av november/december. Uppföljningen ligger till grund för dels årsredovisningen, dels utkast till gemensam verksamhetsberättelse för universitetsförvaltningen. Utkastet stäms av på AC-möten och beslutas av universitetsdirektören i januari/februari. Denna utgör sedan underlag för rektors uppföljningsdialog med universitetsdirektören i april.

Om en avdelning har upprättat en egen VP, så avgör avdelningschefen själv om de följer upp denna i en avdelningsspecifik verksamhetsberättelse eller inte. En eventuell avdelningsspecifik VP följs därmed inte upp centralt på förvaltningen.

Riskanalys och riskuppföljning som berör universitetsövergripande risker hanteras gemensamt av avdelningscheferna. Tid för riskdiskussioner avsätts på universitetesdirektörens avdleningschefsmöten. 

Den universitetsövergripande riskanalysen planeras under sen höst och genomförs tidig vår. Universitetsledningens kansli stöttar universitetsledningen i planering och genomförande. Andra avdelningar kan bli aktiva i genomförandet av riskanlaysen då det handlar om att ta fram underlag inför värderingar av risker, samt att ta fram förslag på lämpliga riskåtgärder. 

Universitetsförvaltningens avdelningar är ofta även genomförare av riskåtgärdsarbete. 

Riskuppföljningen för riskåtgärder för innevarande år genomförs under hösten, vilket innebär att riskuppföljning och riskanalys sker i två separata steg vilket ökar möjligheten att bereda riskanalysen med riskuppföljningen som verktyg och att öka kvaliteteten på riskanalysen.

15 februari

• Uppföljning av hållbarhetsarbetet (inklusive checklista) och SAM ska vara klar, samt planering inför 2025. 

Maj

• Uppföljningssamtal med univeristetsdirektören, inga förberedelser förväntas från avdelningscheferna, underlag skapas av handläggare på UK. 

November

• Avdelningsdialoger med universitetsdirektören, inför det får avdelningscheferna individuella deadlines för förberedelser.

15 december

• Uppföljning av UD-uppdrag, uppdrag från verksamhetsplanen och eventuella regeringsuppdrag ska vara rapporterade.
• Preliminär uppföljning av hållbarhetsarbetet (inklusive checklista) ska vara rapporterad.