Arkiv och registratur

Linnéuniversitetets arkiv och registratur har som uppdrag att utveckla universitetets dokument- och ärendehantering i enlighet med lagar och regler. Vi utarbetar regler för dokumenthantering, tillhandahåller arkivhandlingar internt och externt, samt fungerar som stöd åt ledning och universitets enheter i frågor som rör arkivhantering. Universitetets diarieföring sköts centralt av registraturen.

Du kan som är anställd vid Linnéuniversitetet söka ut ärenden ur universitetets diarium på egen hand 

För att göra det behöver du vara inloggad på universitetets nätverk. Handlingar som innehåller personuppgifter eller uppgifter som kan omfattas av sekretess, exempelvis student- och personalärenden, visas dock inte när du söker i diariet.

Sök ärenden och läs mer här 

Aktuell dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplanen rör alla anställda. Däri finns anvisningar för hur vi ska hantera information. Du hittar planen här.

Från och med 1 januari 2016 finns inga separata dokumenthanteringsplaner för respektive verksamhetsområde. Istället finns en dokumenthanteringsplan för hela universitetet. Länk till dokumenthanteringsplanen hittar du längst ner på sidan. Du kan ta dig fram till önskat verksamhetsområde och process genom fliken Strukturenheter eller söka med hjälp av förstoringsglaset. Kika på fliken Diagram för att få en överblick.  

Arkiv och registratur har tagit fram lathundar som en hjälp för både utbildning och forskning. Dessa hittar du under Regler och anvisningar.

Verksamhetsbaserad arkivredovisning

Vi arbetar med verksamhetsbaserad arkivredovisning. Det innebär att vi klassificerar våra allmänna handlingar utifrån den verksamhet som bedrivs vid universitetet, och inte i första hand utifrån organisation. Handlingar blir klassificerade utifrån samma grundstruktur i både diarium och arkiv, och strukturen behöver inte ändras i samband med organisationsförändringar.

Klassificeringsstrukturen är styrdokument för hur allmänna handlingar ska klassificeras. Klassificeringen av allmänna handlingar är uppbyggd kring ett antal verksamhetsområden som är grunden för diariets serieindelning och för arkiveringen. Verksamhetsområdena bygger i sin tur på de uppdrag universitet och högskolor har i enlighet med lagar och förordningar.

Vid Linnéuniversitetet finns följande verksamhetsområden för klassificering av allmänna handlingar:

  • Styra verksamhet
  • Stödja verksamhet
  • Bedriva utbildning på grund- och avancerad nivå inklusive uppdragsutbildning
  • Bedriva utbildning på forskarnivå
  • Bedriva forskning
  • Samverka, informera och nyttiggöra externt

Klassificeringsstrukturen ligger till grund för universitetets dokumenthanteringsplan. Dokumenthanteringsplanen innehåller uppgifter om process, handlingstyp, bevarande/gallring med eventuell gallringsfrist, om det ska bevaras på papper eller digitalt, vilka system som används för registrering av olika slag, vilken enhet eller funktion som ansvarar för handlingarna, hur handlingarna hanteras och sorteras, och eventuell sekretess man ska vara uppmärksam på.

Verksamhetsområdet Samverka, informera och nyttiggöra externt, samt vissa processer inom Stödja verksamhet, är ännu inte kartlagda.