Dokument- och ärendehantering

Vi som arbetar med arkiv och registratur kan hjälpa dig med frågor som rör dokumenthantering och diarieföring. Här finner du information om hur du ska hantera den information du arbetar med på rätt sätt.

Eftersom Linnéuniversitetet är en statlig myndighet är informationen som du hanterar allmänna handlingar. Hanteringen av allmänna handlingar styrs av lagar och regler. Oavsett om du som anställd arbetar med utbildning, forskning, samverkan eller administration ska du hantera din information på ett korrekt och säkert sätt. Det innebär att vi ska hålla bra ordning på alla våra beslut och andra handlingar. Detta för att det ska vara lätt att ta fram information när den behövs i verksamheten eller efterfrågas av allmänheten.

I dokumenthanteringsplanen anges hur vi som anställa ska hantera vår information - till exempel när den ska gallras (förstöras eller raderas) och vad som ska bevaras för all framtid. Diarieförda allmänna handlingar som upprättats vid eller inkommit till universitetet kan du själv söka fram i diariesystemet (W3D3)

Central funktion för arkiv och registratur

Linnéuniversitetets funktion för arkiv och registratur på universitetsledningens kansli har till uppgift att utveckla universitetets dokument- och ärendehantering i enlighet med offentlighetsprincipen och andra lagar och regler. Medarbetarna på arkiv- och registraturfunktionen:

  • diarieför allmänna handlingar som upprättas eller inkommer till universitetet i ett diarieföringssystem med ett diarienummer så att de blir sökbara så att alla, både verksamheten internt och studenter, allmänheten, forskare och journalister, kan se vilka handlingar som har hanterats av Linnéuniversitetet under en viss tidsperiod.
  • tillhandahåller handlingar internt och externt
  • ger stöd till chefer och medarbetare i frågor som rör dokumenthantering och diarieföring
  • utarbetar regler för dokumenthantering.