Inbetalningar - Kundreskontra
Här har vi samlat information gällande inbetalningar och kundreskontra. För frågor angående dessa områden hänvisar vi till kundin@lnu.se.
Inbetalningar till universitetet bokförs av personal på ekonomiavdelningen. När en inbetalning förväntas ska ett mejl skickas till ovan nämnda e-postadress med information om avsändare, förväntat belopp samt fullständig kontering för den slutliga intäkten. Ange belopp samt avsändare i ämnesraden på mejlet.
För inbetalningar till Linnéuniversitetet finns ett gemensamt bankgiro, 454-4383. På inbetalningsavin ska anges dels vem som gör inbetalningen, dels vad inbetalningen avser samt referenskod.
För inbetalningar till Linnéuniversitetet finns också ett gemensamt bankgiro för OCR-inbetalningar (fakturainbetalningar), 417-3688. Om inbetalningen avser en kundfaktura ska OCR-numret anges.
Betalningsinformation
Bankgiro: 454-4383
Bankgiro för OCR-inbetalningar (fakturainbetalningar): 417-3688
Bank: Danske Bank, Box 7523, 103 92 STOCKHOLM
Organisationsnummer för Linnéuniversitetet: 202100-6271
Momsregistreringsnummer för Linnéuniversitetet: SE202100627101
Payment information
Bank account number: 12810108927
Bank: Danske Bank, Box 7523, SE 103 92 STOCKHOLM, SWEDEN
IBAN: SE7012000000012810108927
SWIFT/BIC: DABASESX
VAT-number for Linnaeus University: SE202100627101
Kundfakturor
I ekonomisystemet finns så kallade reskontrafunktioner som stöd för hantering av ärenden som genomgår flera stadier. Kundreskontran är en sidoordnad redovisning som även utgör specifikationen till posten kundfordringar i balansräkningen.
Kundregister
Fakturans innehåll
- Det datum fakturan utfärdades (fakturadatum).
- Ett unikt löpnummer för varje faktura baserat på en eller flera serier.
- Säljarens momsregistreringsnummer.
- Köparens momsregistreringsnummer, om köparen är skatteskyldig för köpet (s.k. omvänd skatteskyldighet) eller finns i ett annat land inom EU:s momsområde och har åberopat sitt momsregistreringsnummer för att få leveransen utan moms.
- Säljarens och köparens namn och adress. Tänk på att rätt namn på köparen är viktigt för bland annat avdragsrätten för moms.
- Varornas eller tjänsternas omfattning och art.
- Det datum varorna eller tjänsterna således utfördes eller slutfördes.
- Vid betalning i förskott eller a conto: betalningsdatum - om det kan fastställas och är något annat än fakturadatumet.
- Beskattningsunderlaget för varje skattesats eller undantag, enhetspriset exklusive moms samt en eventuell prisnedsättning eller rabatt som inte ingår i enhetspriset.
- Den aktuella skattesatsen.
- Vilken moms ska betalas om det inte är en momsfri försäljning.
- När köpare ställer ut fakturan för säljarens räkning ska uppgiften "självfakturering" anges.
Kreditfaktura
- Hänvisning till ursprungsfakturan, fakturanummer.
- Uppgift om vad som ändrats.
- Moms enligt ursprungsfakturan.
- Ökning eller minskning av momsen.
- Om omvänd skatteskyldighet har tillämpats.
Elektronisk faktura
Linnéuniversitetet har möjlighet att skicka fakturor elektroniskt (Svefaktura). Till andra statliga myndigheter ska fakturor skickas elektroniskt. Vi bör alltid kontakta mottagaren och få deras godkännande för att skicka elektroniska fakturor.
Kreditgivning och inkassohantering
Betalningsvillkor mot kund
Linnéuniversitetet tillämpar 30 dagars kredittid räknat från fakturadatum om inget annat överenskommes med kunden.
Betalningspåminnelse
Hanteringen av förfallna kundfakturor sköts av personal på ekonomiavdelningen i samarbete med ekonomipersonal vid institutionerna. Utskick av påminnelser för obetalda och förfallna kundfakturor sker en gång per månad. Ekonomerna ute vid institutionerna ansvarar för att informera om att fakturorna stämmer, inte är bestridda av kunden eller att vi av någon annan anledning inte ska skicka ut någon påminnelse. För varje faktura skickas totalt två påminnelser med en månads mellanrum, därefter lämnas ärendet vidare till inkasso.
Inkassohantering
Inkassoverksamheten sköts av myndigheten Kammarkollegiet. När ärendet har registrerats skickar Kammarkollegiet ut ett inkassobrev till gäldenären. Ungefär hälften av alla ärenden betalas på detta stadium. Avtal kan träffas med gäldenären om ett anstånd, oftast med villkor om avbetalning av skulden. Om betalning inte sker ansöker kollegiet om betalningsföreläggande hos Kronofogdemyndigheten. Om skulden inte heller betalas efter utslag i mål om betalningsföreläggandet eller domstols dom ansöker kollegiet om verkställighet.
Före en ansökan om betalningsföreläggande eller verkställighet kontrollerar kollegiet gäldenärens betalningsförmåga, en så kallad solvenskontroll. Om denna är negativ läggs ärendet istället på efterbevakning, där återkommande kontroll av betalningsförmåga sker med sex till tolv månaders mellanrum. Med samma intervall sänds påminnelser till gäldenären. För det fall gäldenären bestrider ett krav tar kollegiet kontakt med uppdragsgivaren för besked om ärendet ska drivas i domstol, avslutas eller läggas på efterbevakning.
Kollegiet lämnar redovisning skriftligt via internettjänsten Kammarkollegiet Online. I samband med redovisningen sker även utbetalning av indrivna medel. Kollegiet tillämpar nettoredovisning, vilket innebär att arvoden och utlägg avräknas från indrivna medel före utbetalningen.
Dröjsmålsränta för kundfakturor
Dröjsmålsränta tas ut på fordringar som inte betalas i rätt tid enligt förordning om hantering av statliga fordringar (1993:1138). Gällande referensränta plus 8 procentenheter debiteras, i enlighet med räntelagen, från förfallodagen tills betalning är universitetet tillhanda. I de fall fordran överlämnats till inkasso för indrivning, debiteras dröjsmålsränta på universitetets uppdrag av Kammarkollegiet.