Inköp
På den här sidan hittar du information om hur du gör inköp av varor eller tjänster till Linnéuniversitetet.
När du ska göra ett inköp, välj i första hand en leverantör som Linnéuniversitetet har avtal med. Avtalen säkerställer bra priser och villkor, smidig betalning med faktura, samt att vi följer de lagar och regler som gäller för en myndighet. Läs mer på sidan Avtal.
Välj alltid faktura om det är möjligt. För att kostnaden ska redovisas från rätt ställe på universitetet, så är det viktigt att du uppger referensnummer till din avdelning eller ditt projekt samt det namn som ska stå på fakturan. Kontrollera att adress och organisationsnummer till Linnéuniversitetet är korrekt.
Vid köp över 100 000 kronor tillkommer särskilda krav på dokumentation av köpet. Använd den här blanketten.
Vid köp över 700 000 kronor behöver det göras en upphandling. Läs mer på sidan Upphandling.
Är du osäker på om det finns ett avtal för just den produkten du behöver? Eller behöver du hjälp med fakturering? Kontakta din ekonomiadministratör eller ekonomiavdelningen.
Fysiska fakturor och kvitton
Från och med april 2025 behöver fysiska fakturor och kvitton inte längre bevaras i pappersform. När de har blivit inskannade och sparade i ekonomi- eller lönesystemet så anses de digitaliserade och behöver endast bevaras på det sättet. Anledningen är uppdateringar i Bokföringslagen och riksarkivets föreskrifter.
I praktiken innebär det att du som har haft ett utlägg i tjänsten ska skanna in fakturan eller kvittot och bifoga det till ditt ärende i Primula. När underlaget finns inskannat och bifogat anses ärendet komplett och hanteras vidare för kontroll och utbetalning. Du ska inte längre skicka in kvittot till ekonomiadministratören utan ansvarar själv för kvittot tills utbetalning har skett, då går det bra att slänga det
Om du har ett Eurocard i tjänsten där Linnéuniversitetet betalar fakturan ska du ladda ner Eurocards app och fotografera ditt kvitto. Det kommer då automatiskt in i ekonomisystemet och du behöver inte skicka in det till din ekonomiadministratör. Spara kvittot tills du har fått fakturan för godkännande, därefter kan det slängas.
Resor som beställs utanför resebyrån ersätts inte på förhand utan du ansöker om reseersättning i Primula efter din hemkomst.
Exempel: Gör inköp på rätt sätt
Jag ska i väg på en konferens och behöver boka en resa
Gå in på medarbetare, leta upp rutin för resebeställningar, beställ din resa i god tid från vår avtalade reseleverantör, biljetten kommer till dig och fakturan till Linneuniversitet. Fakturan kommer att skickas till dig i ekonomisystemet för godkännande där du ska ange syfte och vilken del av universitet som ska bekosta resan
Jag behöver köpa in en bok
Gå in på medarbetare, leta upp avtalsleverantör för kurslitteratur, beställ din bok enligt universitetets rutiner. Kom ihåg att uppge referenskod, referensnamn, fakturaadress, leveransadress och organisationsnummer i beställningen.
När varan har levererats, kommer en faktura att komma till dig via vårt ekonomisystem där du ska ange syfte och vilken del av universitet som ska bekosta materialet.
Jag behöver tavelramar för utdelning vid ett evenemang
Gå in på medarbetare, leta upp avtalsleverantör för förbrukningsmaterial, beställ ditt material enligt universitetets rutiner. Kom ihåg att uppge referenskod, referensnamn, fakturaadress, leveransadress och organisationsnummer i beställningen.
När varan har levererats, kommer en faktura att komma till dig via vårt ekonomisystem där du ska ange syfte och vilken del av universitet som ska bekosta materialet.
Inköpsinformation
Kom ihåg att använda rätt uppgifter vid inköp. Uppge alltid referenskod (fyra siffror) och referensnamn.
Det är också viktigt att du anger fakturaadress, leveransadress och organisationsnummer.
Fakturaadress
Linnéuniversitetet
Box 451
351 06 Växjö
Leveransadresser
Leveransadresser Universitetskajen Kalmar
För Universitetskajen Kalmar gäller gemensam leveransadress:
Huvudgodsmottagningen, Pedalstråket 13, 392 31 Kalmar
Leveransadress Växjö
För campus i Växjö gäller gemensam leveransadress:
Huvudgodsmottagningen, Universitetsplatsen 1, 351 95 Växjö
Organisationsnummer: 202100-6271
VAT-nummer: SE202100627101
Observera att för momsfri handel med utlandet måste alltid Linnéuniversitetets VAT-nummer anges vid beställning.
Linnéuniversitetet tillämpar 30 dagars förfallotid (Räntelag 1975:635) om inte annat avtalats. Fakturaavgifter, expeditionsavgifter eller liknande godkänns inte och kommer att dras av från fakturabeloppet.
E-fakturor är väl etablerat inom stat och offentlig förvaltning. För myndigheter gäller lag krav på e-faktura om inköpen är gjorda med upphandling enligt Lagen om offentlig upphandling LOU. Mot bakgrund av detta så önskar vi hantera våra fakturor elektroniskt. Se Fakturainformation till Linnéuniversitetets leverantörer.
Har ni några frågor är ni välkomna att kontakta oss på faktura@lnu.se.
E-handel/Wisum
E-handel innebär att hela inköpsprocessen; beställning, leveransgodkännande och fakturering sker elektroniskt. Med e-handel följer ett förändrat arbetssätt då attest sker före köp, dvs. på ordern istället för på fakturan.
Linnéuniversitetet använder WISUM som elektroniskt inköpssystem. Systemet administreras av ITS, Umeå Universitet och är ett samarbetsprojekt mellan flera universitet och Högskolor. Systemägare på Linnéuniversitetet är ekonomiavdelningen.
I Wisum finns i dagsläget endast några få produktområden tillgängliga och endast ett fåtal utsedda Inköpare för dessa områden. Andelen inköpare kommer att utökas i takt med att fler produktområden läggs in.
Manualer WISUM/AGRESSO
Inköpare
Distributör
Slutattestant
Produktområden i WISUM
AV-produkter
IT-produkter
Kaffe
Kontorsmaterial
Litteratur
Ljuskällor
Programvaror
Städmaterial