Inköp
Ska du köpa något? Då ska du först kontrollera följande:
1. Finns varan/tjänsten hos någon av universitetets avtalsleverantörer? Se Ramavtal
2. Om avtalsleverantör saknas för varan/tjänsten ska upphandling göras. Tillvägagångssättet avgörs av inköpets värde. Se Upphandling.
3. Vilka uppgifter behöver leverantören för att fakturan ska bli korrekt? Se Rutiner för inköp
Organisation för inköp och upphandling
Upphandlingsfunktionen är del av Ekonomiavdelningen och har som huvuduppgift att samordna och leda anskaffningsverksamheten på Linnéuniversitetet. Inom upphandlingsfunktionen arbetar upphandlare och avtalscontroller för att möta verksamhetens behov av anskaffning.
Uppdrag och service
Fakulteter, institutioner och avdelningar kan med fördel kontakta upphandlingsfunktionen för att försäkra sig om att upphandlingar och inköp sker enligt det regelverk vilket Lagen om offentlig upphandling (LOU) ger, samt Linnéuniversitetets upphandlingspolicy och interna regler. Det skall även beaktas att Linnéuniversitetet alltid genomför anskaffningar på bästa möjliga affärsmässiga villkor.
Upphandlingsfunktionen ansvarar för universitetets upphandlingar över direktupphandlingsgränsen fn 700 000 kr. De har vidare en konsultativ uppgift i att utreda och besvara alla frågor som gäller anskaffning och upphandling. I uppgifterna ingår också att anordna utbildning och sprida information om upphandlingsfrågor inom universitetet.
Vi erbjuder:
- Stöd och hjälp vid förundersökningar inför kommande investeringar
- Genomföra kompletta upphandlingar, från att utarbeta förfrågningsunderlag till avtalsuppföljning i samarbete med ansvarig från verksamheten
- Hjälp att genomföra avrop från lokala eller statliga ramavtal
- Anordna utbildningar och informationsträffar
Direktupphandling
Vid anskaffning av varor och tjänster där ramavtal saknas ska upphandling göras. Gäller det en vara eller tjänst som köps sällan och beställningsvärdet understiger direktupphandlingsgränsen (f.n. 700 000 kr) kan en direktupphandling göras. Vid beräkning av varan/tjänstens värde är det viktigt att tänka på att beloppet avser hela universitetets samlade inköp från den aktuella leverantören under ett kalenderår. Det är inte tillåtet att dela upp anskaffningen i mindre delar för att komma under direktupphandlingsgränsen.
Direktupphandling får aldrig göras om varan eller tjänsten finns på ramavtal. Vid direktupphandlingar som överskrider 100 000 kr skall någon form av dokumentation genomföras. Upphandlingsfunktionen rekommenderar även att anskaffningen konkurrensutsätts.
Viktigt att tänka på vid en direktupphandling
- Precisera ert behov och vilka egenskaper som varan/tjänsten ska ha
- Kontakta eventuellt andra institutioner/avdelningar för att samordna upphandlingar
- Kontrollera garantier och kostnad för service
- Kontrollera leveransvillkoren
- Betalningsvillkor, begär alltid 30 dagar netto
- Inga fakturaavgifter, expeditionsavgifter eller liknande skall accepteras
- Kontrollera att leverantören är momsregistrerad, kontrollera VAT
- Dokumentera inköpet och följ regler för diarieföring och arkivering i de fall det krävs
Upphandlingar över direktupphandlingsgränsen
Upphandlingsfunktionen på ekonomiavdelningen har huvudansvaret för upphandlingsverksamheten och hanterar upphandlingar över direktupphandlingsgränsen (f.n. 700 000 kr). Hjälp med genomförande av upphandlingar över direktupphandlingsgränsen kan erhållas genom att kontakta upphandlingsfunktionen under följande adress inkop@lnu.se.
Har du frågor om upphandlingar eller större anskaffningar, kontakta inkop@lnu.se eller någon av medarbetarna i upphandlingsfunktionen.