- Stöd och service
- Ekonomi
- Redovisning
- Personalkostnader
Personalkostnader
All redovisning av personalkostnader följer ESV:s anvisningar och rekommendationer. Vissa områden skär genom både ekonomi- och HR-avdelningens ansvar.
I de fall där hänvisning till avtal, riktlinjer eller regler som HR ansvarar för återfinns dessa under Anställd vid Lnu.
I Dokumentarkivet under Ekonomi på medarbetare finns anvisningar, riktlinjer, lönekostnadspålägg (LKP), baskontoplan samt övriga dokument som rör personalkostnader som ekonomiavdelningen ansvarar för.
Även ESV har en handledning för redovisning av personalkostnader, se dokument via denna länk Personalkostnader - ESV Forum.
Förskott
På Linnéuniversitetet ska förskott som avser resor och löner utbetalas och regleras genom lönespecialist på HR-avdelningen. Reseförskott betalas undantagsvis ut och endast genom ordinarie löneutbetalning i Primula.
Löneförskott regleras senast månaden efter, medan reseförskott ska regleras senast två månader efter hemkomsten. Förskotten följs upp på ekonomiavdelningen och vid bokslut sker all bokning på konto 1571 och 1572 av ekonomiavdelningen.
Övriga förskott ska regleras och följas upp på respektive institution/avdelning.
Lön
Lön, semesterlön, föräldralön mm bokförs på kontot för lön 4011, för tillsvidareanställd personal som ännu inte fyllt 66 år. Från och med året den anställde fyller 66 år ska baskontot för anställningen manuellt justeras till 4012 i Primula. Det görs av den som vanligtvis ansvarar för anställningskonteringen.
För arvoden används konto 4041-4049.
Vid bokslut används konto 4091/4092 för upplupna lönekostnader och konto 4562/4563 för sociala avgifter.
Från Primula till Agresso
Ungefär i mitten av varje månad är det månadsomställning i Primula, information om exakta datum finns i Primula webb. Det innebär att all information som är registrerad och attesterad före dess kommer med i innevarande månads löneutbetalning och bokförs i Agresso.
För information om aktuella datum se Tidplan Månadsbokslut: Bokslut
All information som externredovisas till Skatteverket, Försäkringskassan, SPV mm hämtas från Primula. Retroaktiva händelser som registreras i primula, exempelvis retroaktiv lön, efterregistrerad semester m.m, bokförs den aktuella månaden men hämtar kontering från perioden händelsen inträffade.
För att minska onödig hantering ska alla lönehändelser konteras.
Lönekostnadspålägg (LKP)
Lönekostnadspålägget ingår i begreppet direkt lön och uppdateras oftast per kalenderår. Det är åldern (baserat på personnumret i Primula) som avgör vilket lönekostnadspålägg som gäller för anställda. För arvodister gäller till viss del andra regler för LKP. För både aktuella och föregående års LKP se Dokumentarkivet. Det är från och med året man fyller 67 som de lagstadgade arbetsgivaravgifterna ändras, det spelar i det här avseendet ingen roll i vilken månad den anställde fyller. I Primula benämns LKP som lönebikostnader (LBK) men det avser samma sak.
För att förenkla bokföringen av LKP, exempelvis vid användning av mall vid interna köp och sälj av personaltid, bokförs de på ett konto per syfte. Dessa konton är interna och inte kopplade till någon S-kod i Hermes.
- 4070 Lönekostnadspålägg anställd personal under 65 år
- 4071 Lönekostnadspålägg anställd personal över 65 år
(från och med året hen fyller 66 år) - 4074 Lönekostnadspålägg arvoden
- 4075 Lönekostnadspålägg skattepliktiga förmåner och ersättningar Primula
Inför varje månadsavslut bokas sedan värdet på 407* om till respektive kostnadskonto; 4511, 4531, 4532, 4541, 4611, 4631, 4632, 4661, 4662, 4921, 4514 av ekonomiavdelningen. Omföringar av lönekostnader som t.ex. anställningskonteringar ska företrädelsevis göras i Primula. Tänk på att vid omföringar i Agresso måste alltid summan bli noll på 407*-kontona! Kontoavstämning görs månadsvis av ekonomiavdelningen.
Semesterlöneskuld
Förändringen av semesterlöneskulden bokförs en gång om året, i samband med årsbokslutet, av ekonomiavdelningen och baseras på underlag från primula. Det är lönesektionens ansvar att registrera semester enligt lokalt arbetstidsavtal för lärare, för övrig personal gäller självregistrering d.v.s. den anställda registrerar ansökan om semester via Primula.
Det är också lönesektionens ansvar att följa upp avvikelser när det gäller uttag/sparande av semester. Det är ekonomiavdelningens ansvar att bokföra skulden vid årsbokslutet.
Övertidsskuld
Med övertidsskuld avses mertid, övertid och tid utöver plan beroende på arbetstidsavtal. För mer information om vilka villkor som gäller se Att arbeta på LNU. Vid bokslut ska endast värdet av övertiden, plus LKP, som betalas ut månaden efter bokföras som skuld.
Retroaktiva löner
I de fall lönerevisionen inte är klar i samband med bokslut gör ekonomiavdelningen en beräkning av utfallet tillsammans med HR. Underlaget skickas sedan för kontering till berörda ekonomer, därefter bokför ekonomiavdelningen de upplupna lönerna.
Delpension
Anställda har enligt nuvarande avtal möjlighet att söka delpension enligt vissa förutsättningar. Information om regler, riktlinjer, tillvägagångssätt och blankett finns under Att arbeta på LNU.
Vid en beviljad delpension ska hela den framtida kostnaden belasta innevarande år. Det görs då ansökan blivit beviljad, vilket kan betyda att hela kostnaden tas före delpensionen börjar gälla. Kostnaden belastar i normalfallet den institution/avdelning där den anställde arbetar.
Mer information finns i ESV’s handledning om personalkostnader Personalkostnader - ESV Forum.
Köp och sälj av tjänster mellan avdelningar och institutioner
I de fall en anställd jobbar på två eller flera avdelningar ska tjänstefördelning över 5% av anställningens omfattning konteras i Primula. För köp/sälj som understiger 5% av tjänst används Mall vid internt köp och sälj av personaltid, se Dokumentarkivet.
Observera att för anställda som arbetar i projekt så kan det vara aktuellt med tidrapportering, det kan då vara svårt att beräkna en procentsats för hela projektperioden. Här kan man i så fall tillämpa ett mer projektanpassat arbetssätt.
Triggrarna
Triggrarna för OH-påslag körs i regel tre gånger per månad och bokför påläggen för de indirekta kostnaderna. Procentsatserna fastställs årligen inför nästkommande års budget och finns med i Praktiska planeringsförutsättningar som ekonomiavdelningen sammanställer varje år.
De procentsatser som fastställts inför året baseras på konton för direkt lön d.v.s. konto 4011-4075 och verks 1000 – 2399. Triggrarna bokförs på konto 938*- 968*.
Eftersom lönen vanligtvis bokförs kring den 22:e i månaden finns det möjlighet att göra manuella justeringar innan då sista triggerkörningen görs strax före perioden stänger.