Personalkostnader

Det här avsnittet i ekonomihandboken syftar till att ge samlad information om redovisning av olika personalkostnader på Linnéuniversitetet. All redovisning av personalkostnader följer ESV:s anvisningar och rekommendationer. Det här är inte en fullständig instruktion utan ska ses som en kompletterande beskrivning till redovisning av personalkostnader.
Vissa områden skär genom både ekonomi- och HR-avdelningens ansvar. I de fall där hänvisning till avtal, riktlinjer eller regler som HR ansvara för återfinns dessa under rubriken Att arbeta på Lnu på medarbetare. I dokumentarkivet under Ekonomi på medarbetare finns anvisningar, riktlinjer, lönekostnadspålägg (LKP), kontoplan samt övriga dokument som ekonomiavdelningen ansvarar för.

Beskrivningen nedan följer till viss del baskontoplanens upplägg. I kontoplanen finns också förklaringar kring kontogrupper och hur redovisningen ska ske. För redovisning inför budget och bokslut, se budgetanvisningar respektive bokslutsanvisningar.

Förskott

På Linnéuniversitetet ska förskott som avser resor och löner utbetalas och regleras genom respektive HR-partner. Reseförskott betalas undantagsvis ut och endast genom ordinarie löneutbetalning i Primula. Löneförskott regleras senast månaden efter, medan reseförskott ska regleras senast tre månader efter hemkomsten. Förskotten följs upp på ekonomiavdelningen och vid bokslut sker all bokning på konto 1571 och 1572 av ekonomiavdelningen. Övriga förskott ska regleras och följas upp på respektive institution/avdelning.

Lön

Lön, semestertillägg, uppdragstillägg mm bokförs på kontot för lön 4011, för tillsvidareanställd personal som ännu inte fyllt 66 år. Från och med året den anställde fyller 66 år ska baskontot för anställningen manuellt justeras till 4012 i Primula. Det görs av den som vanligtvis ansvarar för anställningskonteringen. För arvoden används konto 4041-4049. Vid bokslut används konto 4091/4092 för upplupna lönekostnader.

Från Primula till Agresso

Ungefär i mitten av varje månad är det månadsomställning i Primula, information om exakta datum finns i Primula webb. Det innebär att all information som är registrerad och attesterad före dess kommer med i innevarande månads löneutbetalning och bokförs i Agresso. Lönefilen bokförs sedan manuellt i ekonomisystemet. För information om aktuella datum se Tidplan Agresso månadsbokslut. All information som externredovisas till Skatteverket, Försäkringskassan, SPV mm hämtas från Primula. Det är information i Primula som exempelvis styr vilket LKP som läggs på, anställningens kontering och konto på utlägg mm.

Lönekostnadspålägg (LKP)

Lönekostnadspålägget ingår i begreppet direkt lön och uppdateras oftast per kalenderår. Det är åldern (baserat på personnumret i Primula) som avgör vilket lönekostnadspålägg som gäller för anställda. För arvodister utgår ingen avgift för individuell ålderspension och kompletterande ålderspension, men i övrigt följer de lagstadgade arbetsgivaravgifterna arvodistens personnummer. För både aktuella och föregående års procentsatser se Dokumentarkivet, här finns också en översättning till engelska. Det är från och med året man fyller 25/66/78 som de lagstadgade arbetsgivaravgifterna ändras, det spelar i det här avseendet ingen roll i vilken månad den anställde fyller. I Primula benämns LKP som lönebikostnader (LBK) men det avser samma sak.
För att förenkla bokföringen av LKP, exempelvis vid användning av mall vid interna köp och sälj av personaltid, bokförs de på ett konto per syfte. Dessa konton är interna och inte kopplade till någon S-kod i Hermes.

• 4070 Lönekostnadspålägg anställd personal under 65 år
• 4071 Lönekostnadspålägg anställd personal över 65år (fr.o.m året hen fyller 66 år)
• 4074 Lönekostnadspålägg arvoden
• 4075 Lönekostnadspålägg skattepliktiga förmåner och ersättningar Primula
Inför varje månadsavslut bokas sedan värdet på 407* om till respektive kostnadskonto; 4511, 4531, 4532, 4541, 4611, 4631, 4632, 4661, 4662, 4921, 4514 av ekonomiavdelningen. Omföringar av lönekostnader som t.ex. anställningskonteringar ska företrädelsevis göras i Primula. Tänk på att vid omföringar i Agresso måste alltid summan bli noll på 407*-kontona! Kontoavstämning görs månadsvis av ekonomiavdelningen. Periodiseringar av lönekostnadspålägg vid bokslut ska bokas på konto 4562/4563.

Semesterlöneskuld

Från och med 2015 bokförs förändringen av semesterlöneskulden en gång om året, i samband med årsbokslutet. Förändringen av semesterlöneskulden bokförs av ekonomiavdelningen och baseras på data från Primula. Fr.o.m. 2015 höjs LKP med 0,3% för att täcka kostnaden för ökningen av semesterlöneskulden. Eftersom skulden beräknas på aktuell lön, ökar värdet på semesterlöneskulden i linje med lönerevisionen. Det är HR-avdelningens ansvar att registrera semester enligt lokalt arbetstidsavtal för lärare, för övrig personal gäller självregistrering d.v.s. den anställda registrerar ansökan om semester via Primula. Det är också HR-avdelningens ansvar att följa upp avvikelser när det gäller uttag/sparande av semester som inte sker enligt avtal. Det är ekonomiavdelningens ansvar att bokföra skulden vid årsbokslutet.

Övertidsskuld

Med övertidsskuld avses mertid, övertid och tid utöver plan beroende på arbetstidsavtal. Hur reglering av den tid som beräknas och bokas som en skuld ska ske framgår av Villkorsavtal och lokala arbetstidsavtal för lärare och TA-personal. För mer information vilka villkor som gäller se Att arbeta på LNU. Vid bokslut ska endast den summa, plus LKP, som kommer betalas ut månaden efter bokas upp som skuld.

Retroaktiva löner

I de fall lönerevisionen inte är klar i samband med bokslut gör ekonomiavdelningen en prognos över utfallet tillsammans med HR. Underlaget skickas sedan ut för kontering till berörda ekonomer, därefter bokför ekonomiavdelningen i enlighet med prognosen.

Delpension

Anställda har enligt nuvarande avtal möjlighet att söka delpension enligt vissa förutsättningar. Information om regler, riktlinjer, tillvägagångssätt och blankett finns under Att arbeta på LNU. Vid en beviljad delpension, eller annan pensionsersättning, ska hela den framtida kostnaden belasta innevarande år. Det görs då ansökan blivit beviljad, vilket kan betyda att hela kostnaden tas före delpensionen börjar gälla. Kostnaden belastar i normalfallet den institution/avdelning där den anställde arbetar. För mer information finns det förklaringar och exempel i ESV:s handledning personalkostnader, finns på esv.se.

Köp och sälj av tjänster mellan avdelningar och institutioner

I de fall en anställd jobbar på två eller flera avdelningar ska tjänstefördelning över 10% av anställningens omfattning konteras i Primula. För köp/sälj som understiger 10% av tjänst används Mall vid internt köp och sälj av personaltid. Observera att för anställda som arbetar i projekt så kan det vara aktuellt med tidrapportering, det kan då vara svårt att beräkna en procentsats för hela projektperioden. Här kan man i så fall tillämpa ett mer projektanpassat arbetssätt.

Triggrarna

Kring den första i varje månad körs triggrarna och bokför påläggen för de indirekta kostnaderna. Påläggssatserna fastställs årligen inför nästkommande års budget och finns med i "praktiska budgetanvisningar" som ekonomiavdelningen sammanställer varje år. De procentsatser som fastställts inför året beräknas på konton för direkt lön dvs. konto 401*-4075 och verks 1000 – 2399. Triggrarna bokförs på konto 938*- 968*. Eftersom lönen vanligtvis bokförs kring den 22:e i månaden finns det möjlighet att göra manuella justeringar före triggrarna. Om man däremot gör justeringar i Agresso efter att triggrarna körts måste de också justeras i enlighet med den nya konteringen. För aktuella procentsatser och konteringar se avsnittet ekonomimodell i ekonomihandboken.