Projektredovisning

Linnéuniversitetets projektredovisning ska kunna tillgodose olika intressenters behov av ekonomisk information. Framförallt är det projektledaren som har behov av information för att kunna styra och följa upp projektet. Informationen behövs även för universitetets styrning och uppföljning i stort samt kunna tillgodose finansiärernas krav på återredovisning.

Definition av projekt

Med ett projekt avses en verksamhet eller aktivitet som kräver en sammanhållande redovisning som kan sträcka sig över flera räkenskapsår.

För att en verksamhet eller aktivitet ska definieras som ett projekt i Linnéuniversitetets ekonomiska redovisning krävs att följande kriterier är uppfyllda:

  • Har en bestämd arbetsuppgift och ett väl preciserat mål (projektplan).
  • Har ett start- och ett slutdatum. Efter slutdatumet upphör verksamheten.
  • Har en i förväg bestämd resursram.
  • Har en särskild utsedd ansvarig som leder och fördelar arbetet.

Normalt uppfyller alltid externfinansierade uppdrag inom utbildning och forskning samt bidragsfinansierad forskning dessa kriterier och hanteras därmed som projekt i Linnéuniversitetets redovisning.

Kostnadsbärare

I universitetets ekonomimodell används koddelen kostnadsbärare för att särskilja projektverksamhet från ordinarie verksamheten i bokföringen. Särskilda krav gäller för att en kostnadsbärare för projekt ska läggas upp i ekonomisystemet.

Projektupplägg i Agresso

När en projektansökan har beviljats/offert accepterats ska ett projektupplägg göras i Agresso för att bokföring ska vara möjligt. Enligt de rutiner som gäller för universitetets projektredovisning krävs att det finns ett diariefört avtal/kontrakt med underskrift samt att blanketten ”Nytt projekt LNU” är ifylld. Ett giltigt avtal/kontrakt är avgörande för att kunna styrka substansen i bokföringen och för att periodisering av projektet ska få ske.

Nytt Projekt

Projektprocessen

En övergripande beskrivning av projektprocessen ser ut enligt följande:

Ekonomi och redovisning finns med i alla delar av processen. Redan vid idéstadiet bör en ekonom vara med för att ta fram en projektkalkyl. Antingen för att kunna lämna en offert med prisuppgift eller för att kunna ange storleken på det bidrag som behöver sökas.

Projektkalkyl

I samband med att bidragsansökan eller lämnande av offert för ett uppdrag måste en kostnadsberäkning göras som tar hänsyn till samtliga kostnader som projektet/uppdraget förväntas medföra. Det innebär att såväl direkta som indirekta kostnader måste ingå i beräkningen samt visa hur finansieringen kommer att se ut utifrån den specifika finansiärens krav.

Direkta kostnader

Projektets/uppdragets direkta kostnader utgörs av inköp och kostnader som är direkt kopplade till projektet som t.ex lön, sociala avgifter, resor, utrustning, material, lokalhyra och konsulttjänster.

Indirekta kostnader

De indirekta kostnaderna utgörs av universitets- och fakultetsgemensamma kostnader och beräknas på det enskilda projektet/uppdraget genom en procentuell påläggssats. I den löpande bokföringen fördelas universitets- och fakultetsgemensamma kostnader via månatliga automatdebiteringar (triggrar) i ekonomisystemet Agresso. Linnéuniversitetet använder direkt lön som bas för fördelningen. Med direkt lön avses de lönekostnader som bokförs/kalkyleras för de personer som deltar i projektet. Procentsatsen för triggrarna uppdateras en gång om året.

För en fullständig beskrivning av modellen hänvisas till dokumentet Principer fördelning indirekta kostnader

Ett antal standardmallar finns framtagna som tar hänsyn till kravet på full kostnadstäckning och eventuellt behov av samfinansiering (finansiering med anslagsmedel). Mallarna kan behöva anpassas utifrån den enskilda finansiärens krav.

Kalkyl-OH på direkt lön

Kalkyl- OH på direkta kostnader

Uppdrag och timkostnad

Samfinansiering

Förutom att kalkylen ska visa projektets/uppdragets totala kostnad måste den också visa hur finansieringen kommer att se ut. Det finns finansiärer som inte acceptera universitetets fullkostnadsmodell. Antingen har de en annan uppfattning om vad som är indirekta kostnader eller har en gräns satts för hur höga indirekta kostnader de är beredda att betala för. Vid andra tillfällen står det klart redan från början att finansiären inte kommer att betala hela projektkostnaden själv. I dessa fall krävs samfinansiering. Det innebär att anslagsmedel måste användas för att projektet ska kunna genomföras. Samfinansiering är i princip endast tillåten inom bidragsfinansierad forskning. Om ett projekt kräver samfinansiering måste ett dekanintyg upprättas och godkännas av dekan redan vid ansökningstillfället. Ett uppdrag måste alltid vara fullt finansierat av externa medel för att få genomföras.

Dekanintyg externfinansiering
Samfinansieringsplan

Projektstart

Inför starten av ett projekt bör ett uppstartsmöte ordnas mellan ansvarig ekonom och projektledaren för att utbyta information och stämma av vad som kommer att gälla för projektet. Exempel på några punkter som bör behandlas är;

  • Gå igenom avtalet/kontraktet
  • Meddela kostnadsbärarnummer
  • Vilka personer ska konteras på projektet och i vilken omfattning
  • Hur och när kommer inbetalningarna att ske
  • Vilken frekvens på rapporterna för uppföljning
  • När ska avrapportering göras

Genomförande

För att projektredovisningen ska kunna ge en rättvisande bild av resultat och ställning är det viktigt att intäkter och kostnader som är kopplade till projektet löpande bokförs på projektet. Projektledare och deltagare måste därför löpande avrapportera tid som läggs i ett projekt.

I vissa projekt är det krav på tidrapportering som t.ex. för projekt finansierade av EU. Om inte finansiären tillhandahåller mallar för tidrapportering finns det standardmallar på denna sida som kan användas.

Andra viktiga arbetsmoment under projektets gång som ekonomen har ansvar för är att kontrollera att kostnaderna bokförs på rätt projekt, att samfinansieringen bokförs löpande samt att så länge projektet pågår periodisera i samband med delårs- och årsbokslut.

Projektslut

Det verksamhetsmässiga och det ekonomiska avslutet för ett projekt skiljer sig ofta. Regelmässigt antas projektet ekonomiskt pågå ytterligare tre månade efter att projektarbetet avslutats. Beroende på utbetalningsplanen i kontrakten och villkoren för återrapportering kan det ekonomiska avslutet vara betydligt senare. För att ett projekt ska anses avlutat utifrån ett ekonomiskt perspektiv ska samtliga till projektet hänförbara kostnader och intäkter vara bokförda på projektet. Följande kriterier ska vara uppfyllda för att projektet ska kunna avslutas;

  • Projektarbetet är avslutat
  • Slutrapporteringen är inskickad och godkänd av finansiären
  • Slutlikviden är betald
  • Eventuell återbetalning är gjord

I samband med avslutet ska ekonomiavdelningen meddelas att projektet är avslutat, så att universitetets projektregister kan uppdateras.

Projektstöd

Hjälp med att upprätta budget vid ansökningar/offerter och frågor om ekonomi för projekt besvaras i första hand av institutionens ekonom. På universitetet finns också en projektstödsgrupp som kan vara behjälplig i mer specifika frågeställningar som t.ex. EU-finansierade projekt, valutakonto, revisionskrav, anpassning av beräkningsmallar eller rapporter. Projektgruppen består av följande personer;

Charlott Wikell, 0470-70 80 04, charlotte.wikell@lnu.se
Anna Gustavsson, 0480-44 60 47, anna.c.gustavsson@lnu.se
Tolkyn Abdikarimova, 0470-70 80 85, tolkyn.abdikarimova@lnu.se
Caisa Oskarsson, 0480-44 60 51, caisa.oskarsson@lnu.se