Linnéuniversitetets OH-modell

Vad är SUHF?
Sveriges universitets- och högskoleförbund. Läs mer på SUHF:s hemsida.

Vad är SUHF-modellen?
Det är en modell vars syfte är att fördela och redovisa indirekta kostnader såsom gemensamma lokaler och administration så rättvisande som möjligt.

Hur har den skapats och varför?
Initiativet kommer från SUHF, Wallenbergstiftelserna, företrädare för Riksbankens jubileumsfond och Vetenskapsrådet. En viktig anledning till att redovisningsmodellen togs fram var att stärka de externa finansiärernas förtroende för hur lärosätena beräknar och redovisar indirekta kostnader, tillsammans med statens återkommande krav på tillämpning av full kostnadstäckning av den externfinansierade verksamheten.

Vad är indirekta kostnader och OH-kostnader?
OH (Overhead) har samma innebörd som indirekta kostnader. Begreppet indirekta kostnader uttrycker att kostnaderna inte har ett direkt utan ett indirekt samband till en kostnadsbärare/projekt. Det rör sig här om ett indirekt nyttjande av gemensamma resurser och de indirekta kostnaderna är gemensamma för alla eller flera kostnadsbärare/projekt.

Modellen är konstruerad på ett sätt som inte tar hänsyn till nyttjandet, utan till de kostnader för stödverksamhet som ett universitet har. Här ingår till exempel lokalvård, systemkostnader samt olika slags kostnader för myndighetsutövande.

Hur definieras kärnverksamhet respektive stödverksamhet?
Med kärnverksamhet avses den utbildning och forskning som bedrivs vid universitet och högskolor. Stödverksamheten är de funktioner som stödjer den verksamhet som kärnverksamheten bedriver.

All verksamhet måste delas in i kärn- respektive stödverksamhet i redovisningen. Klassificeringen beror på vilken typ av verksamhet det gäller och inte vem som utför den. Om en lärare exempelvis föreläser i en kurs tillhör den tiden kärnverksamheten. Men om samma lärare också ingår i ett ledningsorgan, hör tiden som läggs på den insatsen till stödfunktionen ledning.

Linnéuniversitetet ökar sin externfinansierade forskning. Varför ska jag som forskar fortfarande söka medel för indirekta kostnader, är de inte betalda ännu?
Utgångspunkten är att en stor forskningsverksamhet ska ge stordriftsfördelar när det gäller indirekta kostnader. Om forskningen ökar stort, så bör andelen för de indirekta kostnaderna minska över tid.

De indirekta kostnaderna består dels av fasta kostnader, till exempel systemkostnader, dels av rörliga kostnader, till exempel publiceringskostnader: ju mer publikationer av forskningsresultat, desto högre publiceringskostnader. Vissa indirekta kostnader är delvis fasta. Ett exempel på det är ekonomiadministration. Om antalet projekt ökar stort, behövs fler ekonomer anställas. Ett annat exempel är lokalkostnader. Om forskningen ökar stort, behövs kanske fler lokaler.

Hur kan fakultetsgemensamt på en fakultet gå med plus?
Avvikelser inom stödverksamhet kan bero på olika saker. Om stödverksamhetens kostnader överstiger budget, talar man i SUHF-modellen om budgetavvikelser. Om avvikelser sker inom kärnverksamheten, det vill säga att överskottet uppstår på grund av att fakulteten till exempel har anställt fler medarbetare som då medför en större bas för påslaget, talar man i SUHF-modellen om kalkyldifferens. Det uppstår alltid budgetavvikelser och kalkyldifferenser eftersom OH-pålägget beräknas utifrån budgeterade värden och inte på faktiskt utfall.

Vilka påslag ska jag använda i min ansökan av externa medel?
Linnéuniversitetets påslag varierar över tid och mellan fakulteter. För aktuella procentsatser, kontakta din ekonom.

Varför skiljer sig OH mellan fakulteterna?
Anledningen till att procentsatserna skiljer mellan fakulteterna är för att fakulteterna bedriver olika slags forskningsverksamhet. En fakultet med låg omsättning i forskning behöver ändå ha ett visst antal tjänster inom stödverksamheten. Det skiljer även mellan olika typer av behov. Laborativ forskning kräver ofta mer infrastruktur, i form av exempelvis IT-tekniker och labb-tekniker.

Procentsatsen påverkas också av fakultetens personalsammansättning. Eftersom det är en procentsats som baseras på lön kan en fakultet med många professorer, som har högre lön, få en lägre procentsats.

Varför skiljer sig procentsatserna för indirekta kostnader mellan olika universitet?
Först behöver man ta reda på vad det andra universitetet har för beräkningsgrund. Om det har direkt lön+drift som bas medan Linnéuniversitetet har direkt lön som bas, så blir procentsatserna högre för Linnéuniversitetet även om det i belopp inte blir någon skillnad. Större universitet har i regel stordriftsfördelar.

För jämförbara siffror, se SUHF:s statistik, där alla lärosäten är beräknade utifrån samma beräkningsgrund.

Här följer en lista med förklaringar för vanligt förekommande termer inom redovisning.

Direkta kostnader
Kostnader som har en tydlig koppling till en kostnadsbärare, ett specifikt projekt och som lätt kan hänföras till det specifika projektet kallas för direkta kostnader. Exempel på direkta kostnader är lönekostnad för ansvarig forskare och projektdeltagare, resor och material som köps i in för projektet. Motsatsen till direkta kostnader är indirekta kostnader.

Driftskostnader
Driftskostnader är ett samlingsnamn på kostnader för inköp av varor och inköp av tjänster, till exempel service och underhåll, resekostnader, extern representation, konsulttjänster och så vidare.

Fasta kostnader
Kostnader som inte påverkas av volym och/eller antal. Till exempel systemkostnader.

Full kostnadstäckning
Innebär att ersättningen vid försäljning av varor och tjänster ska täcka samtliga kostnader, direkta och indirekta. Avser även att bidragsfinansierad verksamhet ska bidra till finansieringen av alla kostnader som uppstår i verksamheten.

Gemensamma kostnader
Kostnader för stödfunktioner på universitets- och fakultetsgemensam nivå. När de har fördelats till kostnadsbärarna benämns de indirekta kostnader.

Indirekta kostnader
Begreppet används i kalkyl- och redovisningssammanhang där kostnader ska fördelas på olika kostnadsbärare (t.ex. projekt, verksamheter, kurser). De kostnader som saknar tydlig koppling till projektet, verksamheten eller kursen fördelas med en schablon. Dessa kostnader kallas för indirekta kostnader. Motsatsen är direkta kostnader. Indirekta kostnader består av gemensamma kostnader/overhead.

Kostnadsbas
De kostnadsslag som räknas in bland direkta kostnader för att beräkna OH-påslaget. Linnéuniversitetet använder främst direkt lön som kostnadsbas vilket är det som SUHF förespråkar som huvudmodell. Det förekommer både inom Linnéuniversitetet och på andra lärosäten att både direkt lön och direkt drift används vilket är godkänt om detta ger en mer rättvisande bild. Detta förekommer om ett betydande antal deltagare i ett projekt har sin anställning och lön utanför universitetet.

Kärnverksamhet
För Linnéuniversitetet består kärnverksamheten av utbildning och forskning.

Medfinansiering
Används oftast i samma betydelse som samfinansiering. I vissa fall är betydelsen att någon annan än Linnéuniversitetet står för finansieringen.

OH (Overhead)
Kostnader för stödfunktioner på universitets- och fakultetsgemensam nivå. När de har fördelats till kostnadsbärarna benämns de OH, overhead. OH har samma innebörd som indirekta kostnader och gemensamma kostnader.

OH-Påslag
Stödverksamhetens kostnader, på de två nivåerna (universitet och fakultet) räknas om till ett procentuellt påslag för respektive nivå. Detta procentuella påslag utgör OH-påslaget. Vid beräkning används som huvudregel direkt lön som kostnadsbas.

Rörliga kostnader
Kostnader som påverkas av volym och/eller antal tex publiceringskostnader – ju mer publikationer av forskningsresultat, desto högre publiceringskostnader.

Samfinansiering
Den del av kostnaderna som Linnéuniversitetet finansierar i ett projekt, som inte en extern part står för.

Stödverksamhet
De aktiviteter som stödjer kärnverksamheten kallas stödverksamhet och finns på två nivåer; universitets- och fakultetsnivå. Stödverksamheten delas in i stöd till utbildning och stöd till forskning. Exempel på stödverksamhet är ledning, bibliotek, IT, HR och ekonomi.