Representation
Representation ingår som ett naturligt led i universitetets kontakter med omvärlden och är viktig för att inleda och upprätthålla goda förbindelser med olika samarbetspartners, finansiärer och andra intressenter nationellt och internationellt.
Vid tillfällen när universitetet bjuder på mat ska Skatteverkets regler och de beloppsgränser som finns följas. Universitet finansieras till stor del av skattemedel och medför ett särskilt ansvar, men reglerna gäller all verksamhet oavsett finansieringsform det vill säga, även externt finansierade projekt.
Huvudregeln är att måltid som äts i samband med arbetet betalas av den anställde själv eftersom det betraktas som en privat levnadskostnad. I det fall måltiden betalas av arbetsgivaren är huvudregeln att den ska förmånsbeskattas. Med måltid avses middag, lunch eller sådant som kan ersätta en lunch/middag, det vill säga, även baguette, matigare macka, soppa och sallad.
Undantag från huvudregeln: Om måltiden faller inom reglerna för extern representation, intern representation eller intern konferens behöver inte förmånsbeskattning ske. Nedan beskrivs reglerna kring de tillfällen när universitetet får bjuda på måltid utan den anställde förmånsbeskattas.
Om förmånsbeskattning av anställd är aktuellt, sker det till Skatteverkets schablonbelopp för kostförmån.
Extern representation
Extern representation ingår som ett naturligt led i universitetets kontakter med omvärlden, till exempel andra lärosäten, organisationer eller företag. All representation ska ha direkt anknytning till och vara till nytta för universitetets verksamhet, vilket ska framgå i syftet. Extern representation med samma deltagare får inte förekomma på regelbunden basis tex varje månad.
Vid extern representation ska ett underlag där tydligt syfte, som har direkt anknytning till universitetets verksamhet, bifogas fakturan. Även deltagare ska anges med fullständigt namn samt vilken organisation de företräder.
Antal deltagare från universitetet ska vara "väl avvägt" i förhållande till antalet externa gäster dvs antalet anställda får inte vara för många i förhållande till externa gäster.
Alkohol får endast erbjudas efter arbetstid, i samband med måltid och högst ett glas vin/öl per person. Alkohol bör inte inhandlas på Systembolaget utan endast hos aktör som har alkoholtillstånd. Alkoholfria alternativ ska alltid erbjudas.
Observera att övre beloppsgräns finns, se representationspolicy.
Intern representation
Intern representation avser måltider som riktar sig till de anställda och har personalfrämjande karaktär. Intern representation kan endast förekomma vid två typer av sammankomster; informationsmöte och personalfest.
Informationsmöte är internt möte där arbetsgivare samlar personalen för att informera om en viktig fråga eller förändring till exempel omorganisation eller lokalförändring. Det ska vara unik information och i huvudsak "envägskommunikation". Det ska inte avse löpande arbete och får inte hållas med någon regelbundenhet.
Personalfest får äga rum högst två gånger per år och anställd. Det kan vara julfest, sommarfest eller likande och ska rikta sig till hela personalgruppen på enheten/avdelningen.
Vid intern representation ska syfte och deltagare med fullständigt namn anges. Alkohol får endast erbjudas efter arbetstid och uppgå till högst ett glas vin/öl per person. Alkoholfria alternativ ska alltid erbjudas.
Förfriskningar och annan enklare förtäring (ej måltid), tex kaffe, läsk, frukt, bulle och fralla, räknas inte som intern representation. Enklare förtäring kan erbjudas vid andra typer av möten och räknas då som personalvård och är skattefria för den anställde. Syfte samt deltagare eller en väl definierad arbetsgrupp är lämpligt att ange men syftet kan vara mer av personalfrämjande karaktär.
Observera att beloppsgränser finns, se representationspolicy.
Intern kurs och konferens
En konferens är en sammankomst som pågår längre än 6 timmar. Syfte, deltagare och detaljerat program ska bifogas fakturan. Programmet bör omfatta minst 6 timmars arbetsrelaterade aktiviteter. Restid får räknas in som arbete om den sker under normal arbetstid. Vid interna konferenser som sträcker sig över mer än en dag, får alkohol i form av högst ett glas vin/starköl per person erbjudas. Det får endast förekomma i samband med måltid och vid högst ett tillfälle under konferensen. Alkoholfria alternativ ska alltid erbjudas. Observera att beloppsgräns finns vad gäller kostnad för mat vid intern konferens med övernattning, se representationspolicy.
Vid endags-konferens är det tillåtet att bjuda på lunch om det ingår som en naturlig del, det vill säga att man gör avbrott för lunch (ej avsluta/starta med lunch). Det är inte tillåtet att bjuda på middag (kväll) i samband med endagskonferens. Beloppsgräns finns, se representationspolicy.
Tänk på detta om du planerar att bjuda på mat:
- Kolla upp vilka regler och beloppsgränser som gäller innan samt få ett godkännande i förväg av närmaste verksamhetsansvarig chef.
- Välj i första hand en upphandlad leverantör och få kostnaden på faktura. Undvik att göra inköp via utlägg med kvitton vilket skapar onödig administration.
- Bifoga alltid syfte, fullständig deltagarlista och detaljerat program (vid konferens) till fakturan.
Vanliga frågor och svar
Personal samlas från olika institutioner till ett möte. Får man bjuda på lunch?
Nej, arbetsmöten med lunch bör inte anordnas. Vid intern konferens med program om minst 6 timmar kan lunch erbjudas om det ingår som en naturlig del av konferensen.
Får vi åka i väg på ett skrivarinternat?
Ett skrivarinternat ses som en intern utbildning/konferens om kriterierna för detta är uppfyllt med ett program om minst 6 timmars arbete per dag. Inbjudan ska rikta sig till en större grupp. Det är inte tillåtet att åka i väg i en mindre grupp (2-4 personer) för att utföra ordinarie arbetsuppgifter.
Vid representation, får man bjuda på alkohol?
Linnéuniversitetet godkänner ett glas vin eller öl vid per person och tillfälle och ska erbjudas i samband med måltid. Alkoholfria alternativ ska alltid erbjudas. Alkohol får inte förekomma under arbetstid. Inköp från Systembolaget bör ej göras, utan ske från aktör med alkoholtillstånd.
Externa forskare har varit på besök för symposium/betygsnämnd vid disputation. Är det ok att bjuda på mat?
Det är inte tillåtet att bjuda på mat med syfte att fira disputationen. Detta anses vara en privat levnadskostnad. Dock om det har karaktären av extern representation och kan motiveras med ett välgrundat syfte med verksamhetsanknytning kan detta tillåtas i undantagsfall.
Jag ska ha mitt nätverk här, får jag bjuda på mat då?
Det är tillåtet att bjuda på mat vid nätverksträffar om det i förväg är godkänt av närmaste chef. För den anställde som ordnar nätverksträffen räknas ett av tillfällena som extern representation. Övriga måltider ska antingen bekostas privat av den anställde eller förmånsbeskattas. Nätverksträffar bör inte äga rum på regelbunden basis som till exempel varje månad.
Jag besöker mitt nätverk på annan ort och blir bjuden på lunch och middag. Ska jag förmånsbeskattas för måltiderna?
Ja, detta likställs med extern konferens och måltiderna ska förmånsbeskattas. Detta görs vid inlämnande av reseräkning i Primula genom att kryssa i ”förmånsbeskattning”. Ansvaret för att detta görs är den anställdes.
Hur många gånger får man bjuda på mat med samma deltagare?
Extern representation bör endast förekomma en gång vid samma tillfälle (resa eller besök) med samma deltagare.
Vad gäller vid disputation?
Vid disputation är det tillåtet med firande på institutionen med tilltugg. Måltider (lunch eller middag) är inte tillåtet.
Kan vi lämna tackgåvor till föreläsare?
I första hand väljs reklamgåvor av mindre värde ur Linnéuniversitetets eget sortiment, om det finns särskilda skäl kan annan gåva av mindre värde överlämnas. Beloppsgräns finns, se representationsgåva i representationspolicyn.
Kan vi bjuda gästföreläsare på lunch i samband med föreläsningen?
Det är ok att bjuda gästföreläsare på lunch i samband med föreläsningen men det går inte under begreppet representation. Om anställda på Linnéuniversitetet medföljer blir de förmånsbeskattade.
Vi ska anordna en endagarskonferens, får vi bjuda på måltider?
Vid endagskonferens med program om minst 6 timmar får lunch ingå som en naturlig del. Middag på kvällen efter konferensens slut är ej tillåtet.
Vi planerar att åka iväg på ett lunch-till-lunch med vår sektion/avdelning – får man bjuda på lunch båda dagarna samt middag på kvällen?
Ja, det är tillåtet att åka iväg på två dagars konferens med två luncher och en middag om kriterierna för intern konferens/utbildning är uppfyllda. Det får inte vara för liten grupp och det ska finnas ett detaljerat program.
Vad får vi bjuda studenter på?
Vi får inte bjuda studenter på någon måltid om det inte är beslutat i kursplanen. I undantagsfall kan studenter bjudas på enklare förtäring vid speciella tillfällen, se beloppsgräns i representationspolicyn.
Får vi som arbetsgivare bjuda anställda på lunch vid planering och förberedelser av speciella event som tex akademisk högtid, öppet hus eller examensceremonier?
Planering och förberedelser av vissa event ingår som en del av universitetets verksamhet. Lunch vid sådant arbete som ingår i universitetets verksamhet bör bekostas av den anställde själv annars föreligger grund för förmånsbeskattning.
Har du fler frågor?
Om du har en fråga som inte finns med här kan du i första hand kontakta din närmaste ekonomiadministratör eller maila faktura@lnu.se
Vi kompletterar också frågor och svar ovan efter hand.