Utbetalningar - Leverantörsreskontra

Här har vi samlat information gällande utbetalningar och leverantörsreskontran. För frågor angående dessa områden hänvisar vi till faktura@lnu.se.

Utbetalningar från universitetet utförs av personal på ekonomiavdelningen. Konteringen och attester sker inom respektive verksamhet. Slutattest rätt ges enligt gällande slutattest instruktion.

För att en leverantörsfaktura skall betalas av Linnéuniversitetet krävs att den är utställd till Linnéuniversitetet, annars är det inte en affärstransaktion mellan Linnéuniversitetet och leverantören. Dock kan man första gången man får en faktura med felaktig fakturaadress, om det ändå går att fastställa att det är Linnéuniversitetet som skall betala, stryka den felaktiga adressen och skriva på sitt namn och datum när ändringen är gjord (detta enligt skatteverkets rekommendationer). Kontakta därefter leverantören för ändring av adressen.

Nedan följer uppgifter som måste finnas med på en faktura som skickas till Linnéuniversitetet.

Korrekt fakturaadress:
Linnéuniversitetet
Box 451
351 06 Växjö

  • Referenskod (sifferkod på 4 siffror)
    för periodiska fakturor kan vi önska ett annat nummer eller text
  • Vår referensperson
  • Företagsnamn
  • Adress
  • Organisationsnummer
  • Fakturanummer
  • Bankuppgifter
  • Uppgift om F-skattsedel eller underlag för skattebefrielse
  • Betalningsvillkor 30 dagar, netto från fakturadatum och inga faktureringsavgifter eller motsvarande godkänns
  • Totalt fakturabelopp, momsbelopp samt momssats
  • Varans/tjänstens benämning och pris

På alla fakturor skall momsbeloppet vara angivet. Vi har inte rätt att själva räkna ut momsbeloppet och dra av summan även om fakturan anger att moms ingår med t ex 25 %. Begär istället en ny faktura. Om det till fakturan finns underlag, t ex kvitton, där momsbeloppet är angivet kan vi dra av denna moms, även om själva fakturan inte anger momsbeloppet.

För att revisorn lätt skall kunna bedöma fakturans giltighet krävs att fakturaunderlaget är tydligt och informativt. Av fakturan eller via dess hantering i ekonomisystemet skall framgå en tydlig förklaring av följande:

  • Ändamål vid resor, övernattningar och inköp som inte uppenbart ingår i Linnéuniversitetets verksamhet. Det räcker t ex inte med ”vidareutbildning lärare x"
  • Placering (av inventarier)
  • Datum
  • Vid representation skall deltagare anges

Under förutsättning att yrkad ersättning inte är skattepliktig, hanteras även yrkanden från privatpersoner i leverantörsreskontran. Ett exempel på sådan ersättning är ersättning till studenter i samband med praktik och studieresor.

E-fakturor är väl etablerat inom stat och offentlig förvaltning. För myndigheter gäller lag krav på e-faktura om inköpen är gjorda med upphandling enligt Lagen om offentlig upphandling LOU. Mot bakgrund av detta så önskar vi hantera våra fakturor elektroniskt. Se Fakturainformation till Linnéuniversitetets leverantörer.

För frågor angående E- faktura anslutning kontakta faktura@lnu.se