Utbetalningar - Leverantörsreskontra

Här har vi samlat information gällande utbetalningar och leverantörsreskontran. För frågor angående dessa områden hänvisar vi till faktura@lnu.se.

Utbetalningar från universitetet utförs av personal på ekonomiavdelningen. Konteringen och attester sker inom respektive verksamhet. Slutattest rätt ges enligt gällande slutattest instruktion.

För att en leverantörsfaktura skall betalas av Linnéuniversitetet krävs att den är utställd till Linnéuniversitetet, annars är det inte en affärstransaktion mellan Linnéuniversitetet och leverantören. Dock kan man första gången man får en faktura med felaktig fakturaadress, om det ändå går att fastställa att det är Linnéuniversitetet som skall betala, stryka den felaktiga adressen och skriva på sitt namn och datum när ändringen är gjord (detta enligt skatteverkets rekommendationer). Kontakta därefter leverantören för ändring av adressen.

Nedan följer uppgifter som måste finnas med på en faktura som skickas till Linnéuniversitetet.

Korrekt fakturaadress:
Linnéuniversitetet
Box 451
351 06 Växjö

  • Referenskod (sifferkod på 4 siffror)
  • Vår referensperson
  • Leverantörens organisationsnummer
  • Fakturanummer
  • Uppgift om F-skattsedel
  • Betalningsvillkor 30 dagar, netto från fakturadatum och inga faktureringsavgifter eller motsvarande godkänns.

Linnéuniversitetet hanterar som myndighet fakturor enligt SFTI rekommendationer. E-fakturor är väl etablerat inom stat och offentlig förvaltning mot bakgrund av detta så önskar vi hantera fakturor elektroniskt och inte via PDF då de inte uppfyller kraven på en elektronisk faktura.

Linnéuniversitetet följer SFTI:s rekommendationer och standarder för E-fakturering enligt nedan:

  • Svefaktura
  • Svefaktura BIS 5A 2.0
  • PEPPOL BIS Billing 3
  • SFTI Fulltextfaktura

Se även : http://sfti.se/standarder.4315.html

Linnéuniversitetet använder sig av Opus Capita som VAN operator för förmedling av E-fakturor och organisationsnumret 2021006271 för identifikation.

För frågor angående E- faktura anslutning kontakta faktura@lnu.se

På alla fakturor skall momsbeloppet vara angivet. Vi har inte rätt att själva räkna ut momsbeloppet och dra av summan även om fakturan anger att moms ingår med t ex 25 %. Begär istället en ny faktura. Om det till fakturan finns underlag, t ex kvitton, där momsbeloppet är angivet kan vi dra av denna moms, även om själva fakturan inte anger momsbeloppet.

För att revisorn lätt skall kunna bedöma fakturans giltighet krävs att fakturaunderlaget är tydligt och informativt. Av fakturan eller via dess hantering i ekonomisystemet skall framgå en tydlig förklaring av följande:

  • Ändamål vid resor, övernattningar och inköp som inte uppenbart ingår i Linnéuniversitetets verksamhet. Det räcker t ex inte med ”vidareutbildning lärare x"
  • Placering (av inventarier)
  • Datum
  • Vid representation skall deltagare anges

Under förutsättning att yrkad ersättning inte är skattepliktig, hanteras även yrkanden från privatpersoner i leverantörsreskontran. Ett exempel på sådan ersättning är ersättning till studenter i samband med praktik och studieresor.