- Stöd och service
- Informations- och ärendehantering
Informations- och ärendehantering
Vi som arbetar med arkiv och registratur kan hjälpa dig med frågor som rör informationshantering och diarieföring. Här finner du information om hur du ska hantera den information du arbetar med på rätt sätt.
Eftersom Linnéuniversitetet är en statlig myndighet är informationen som du hanterar allmänna handlingar. Hanteringen av allmänna handlingar styrs av lagar och regler. Oavsett om du som anställd arbetar med utbildning, forskning, samverkan eller administration ska du hantera din information på ett korrekt och säkert sätt. Det innebär att vi ska hålla bra ordning på alla våra beslut och andra handlingar. Detta för att det ska vara lätt att ta fram information när den behövs i verksamheten eller efterfrågas av allmänheten.
I informationshanteringsplanen (tidigare dokumenthanteringsplan) anges hur vi som anställda ska hantera vår information - till exempel när den ska gallras (förstöras eller raderas) och vad som ska bevaras för all framtid. Diarieförda allmänna handlingar som upprättats vid eller inkommit till universitetet kan du själv söka fram i diariesystemet (W3D3).
Via Registraturens självservice kan anställda erhålla registrators hjälp genom att själva skapa ett ärende via länk: Registraturens självservice (Easit)
Informationshanteringsplan
I Linnéuniversitetets informationshanteringsplan finns anvisningar för hur du som anställd ska hantera den information du arbetar med. Universitetets informationshanteringsplan hittar du i Klara Dialog.
Är du extern användare går du hit: Klara Dialog externt
- I Klara Dialog kan du antingen klicka dig fram till den information du söker eller söka direkt i sökrutan.
- Informationshanteringsplanen är organiserad i sex verksamhetsområden
- 1 Styra verksamheten
- 2 Stödja verksamheten
- 3 Utbildning på grund- och avancerad nivå
- 4 Utbildning på forskarnivå
- 5 Bedriva forskning
- 6 Samverkan
- Under varje verksamhetsområde finns en kort beskrivning av vad det innehåller. Klickar du på ett verksamhetsområde kommer du vidare till verksamhetens processer. När du kommit tillräckligt långt ner (i många fall fyra steg ner) i processerna kommer du till de steg (aktiviteter) och handlingar som kan ingå i en process.
- Under Handlingstyper i processen finns en lista med de handlingstyper som processen innehåller. Klickar du på en handlingstyp kommer det upp hanteringsanvisningar som beskriver hur informationen ska hanteras.
- Klickar du på Mer om handlingstypen kan du få upp mer detaljerad information om handlingstypen.
- När du klickat eller sökt dig längst ned i en processgrupp kan du utöver att titta på enskilda handlingstyper även ta fram en beskrivning av processen genom Mer om processen.
- Under Steg i processen kan du se alla steg som ingår i processen.
- Klickar du på ett steg får du fram vilka handlingstyper som skapas i varje steg av processen.
- Under vissa verksamhetsområden eller processer finns även länkar eller dokument under Relaterade dokument som kan ge ytterligare information.
- Väljer du att söka i sökrutan kan du söka information genom att skriva in processnamn eller handlingstypens namn. Eftersom mycket av den information vi arbetar med kan förekomma med olika benämningar i verksamheten har vi försökt ta med alternativa sökord i Klara Dialog.
- Exempelvis kan du söka information om tentamanshantering genom att söka på orden examination, labb, prov och tenta.
- För information om utbildningshandlingar går det även att söka information med orden lärare eller utbildningsadministratör.
Dokumentsamordnare på fakulteterna
Vid alla fakulteter och kansliet för lärarutbildning finns dokumentsamordnare. De kan hjälpa dig eller förmedla vidare frågor till oss om du har frågor som rör dokument- och ärendehantering. De kan även hjälpa till med handlingar som ska levereras till centralarkivet.
Fakultetskansliet för teknik
Fakultetskansliet för hälso- och livsvetenskap
Fakultetskansliet för samhällsvetenskap
Fakultetskansliet för ekonomihögskolan
Fakultetskansliet för konst och humaniora
Kansliet för lärarutbildning
Sök i diariet
Vad ska diarieföras?
Vi diarieför alla allmänna handlingar som inte kan hållas ordnade på annat sätt. Det finns många allmänna handlingar på Linnéuniversitetet som hålls ordnade i andra system, eller som förvaras ute på fakultet eller institution inför en framtida gallring. Exempel på handlingar som diarieförs:
- Beslut
- Styrdokument
- Studentärenden
- Avtal
- Skrivelser
- Remisser
- Ansökningar
Lathund för diarieföring
Exempel på handlingar som ska diarieföras:
- Sekretessbelagda handlingar
- Ansökan och beslut om externa forskningsanslag
- Dokument av juridisk/ekonomisk betydelse: avtal, beslut, kontrakt
- Uppdragsverksamhet: avtal och viktiga dokument inom ramen för uppdraget
- Beslut om tillgodoräknande av tidigare utbildning
- Skrivelse från studenter, näringsliv, organisationer, etc. som föranleder åtgärd
- Handlingar som kan överklagas med stöd av särskild författning
Exempel på handlingar som inte behöver diarieföras:
- Handlingar som bedöms vara av ringa betydelse för universitetets verksamhet
- Handlingar inkomna för kännedom
- Handlingar som inte föranleder någon åtgärd
- Enklare förfrågningar
- Rutinartade meddelanden
- Informationsservice
- Handlingar som är sökbara på annat sätt (exempelvis Agresso och Ladok)
Sök i arkivet
Genom Klara Arkivsök kan du söka i universitetets arkiv:
Externa användare: Klara Arkivsök externt
Linnéuniversitetet
Här redovisas universitetets handlingar från 2013 och framåt.
Linnéuniversitetet 2010-2012
Här redovisas universitetets handlingar från 2010 till 2012.
Växjö universitet
Här redovisas handlingar från Högskolan i Växjö och Växjö universitet tiden 1977 till 2009.
Högskolan i Kalmar
Här redovisas handlingar från Högskolan i Kalmar från 1977 till 2009.
Universitetsfilialen i Växjö
Här redovisas handlingar från tiden 1967-1976 då Universitetsfilialen i Växjö var en filial till Lunds universitet.
Husebyarkiven
Husebyarkiven förvaltas av universitetsbiblioteket. Du hittar information om samlingarna här: Husebyarkiven
Arkivering av pappershandlingar
Dokumenten använder du när du ska leverera bevarandematerial inför arkivering i centralarkivet i Växjö. Glöm inte att kontakta arkivet innan du leverera handlingar till oss.
Att tänka på vid arkivering
Rensa materialet på gem och plastfickor - varken plast eller metall hör
hemma i arkivet. Plast har på lång sikt en skadlig och nedbrytande inverkan
på papper och metallgem rostar och förstör papper.
Handlingar som ska bevaras ska skrivas ut enkelsidigt – i framtiden är det
annars risk för att dokumentet inte blir läsbart.
Skydda handlingarna från kontakt med arkivkartongen genom att lägga ett
aktomslag av arkiv- och åldersbeständigt papper - ett vikt A3-ark - runt
bunten. Skriv på framsidan vad som finns i akten, använd blyerts eller
arkivbeständigt bläck:
- Arkivbildare (Fakultet/Avdelning/Institution)
- Handlingstyp/innehåll
- Årtal
- Annat av vikt som eventuell sorteringsordning.
Ska handlingarna hållas ihop eller skilja ett ärende från ett annat: använd
aktomslag. Även registerpapper ska sorteras bort, istället ska aktomslag med
påskrift om innehåll användas.
Arbetsmaterial och anteckningar som saknar betydelse och inte tillför
ärendet något sorteras bort. Likaså ska post-it-lappar och tejp avlägsnas från
material som ska bevaras.
Angående tryckta publikationer som kompendier, rapporter etc. Arkivera inte
tryckoriginal om en tryckt upplaga finns. Originalet kan innehålla tejp som
lossnar efter ett tag, Tipp-ex som kan krackelera efter en tid, klister eller
annat som förstör handlingen.
Skilj handlingar som ska bevaras från handlingar som ska gallras – se
dokumenthanteringsplanerna.
Att tänka på vid kartongläggning
Kartongerna ska tätpackas för att materialet inte ska böjas som papper gör
när kartongen innehåller för lite handlingar. En annan fördel är att det blir
mer ekonomiskt att fylla kartongerna och förutom det så brinner dessutom tätt packat papper dåligt vid brand. Kartongen ska dock inte fyllas till
bredden så att sidorna buktar ut. Trasiga och spruckna kartonger kastas och
ersätts med hela.
Fler handlingstyper kan läggas i samma kartong men då måste de läggas i
aktomslag och det ska skrivas på vad som finns i akten:
- Arkivbildare (Fakultet/Avdelning/Institution),
- Handlingstyp/innehåll
- Årtal
- Annat av vikt som eventuell sorteringsordning
Tänk på att lägga det äldsta materialet överst i kartongen – handlingarna ska
ligga som en bok och ju längre ner man kommer, desto yngre material.
Skriv på kartongerna med blyerts – aldrig bläck eller tusch – då vi på arkivet
suddar alla påskrifter och sätter på pappersetiketter för att få det tydligt,
överblickbart och lätt vid återsökning.
E-arkivering
Här finner du information om hur elektronisk information ska hanteras inför e-arkivering.
Regeldokument för bevarande av elekotronisk information
Bevarandeplan för elektroniska handlingar ska ge en överskådlig information om de styrdokument som ligger till grund för och styr bevarandet av universitetets elektroniska handlingar. Dokumentet ska även vara ett stöd i arbetet med att upprätta bevarandeplaner (se bilagor med mall) där det bland annat ska framgå:
-
- att informationen i IT-komponenten behandlas på ett säkert sätt.
- om IT-komponenten används för att återsöka allmänna handlingar vid utlämnande
- att bestämmelser för sekretess och gallring följs.
- att personuppgifter behandlas på ett korrekt sätt och endast så länge som nödvändigt.
- vem som har kostnadsansvar i samband med att en IT-komponents data ska bevaras.
- lagringsformat
- back-up rutiner
Bevarandeplan för It-komponenter
Planen för bevarande ska fyllas i för att säkerställa bevarandet av universitetets elektroniska information. Av bevarandeplanen ska det, enligt Riksarkivets föreskrifter, framgå vilka åtgärder – hur elektroniska handlingar ska framställas, överföras, hanteras, förvaras och vårdas under den tid som de ska bevaras - som myndigheten avser att vidta för att säkerställa ett bevarande av handlingarna.
Bevarandeplan för It-komponenter med bevarandematerial ska ge en överskådlig information om hur informationen ska hanteras fram till e-arkivering.
Bevarandeplan för It-komponenter utan bevarandematerial ska ge en överskådlig information om hur informationen ska hanteras fram till gallring.
Inför e-arkivering
Inför att en it-komponent ska e-arkiveras ska du fylla i arbetsplanen för e-arkivering som tar upp ansvar, kostnader, förberedelser inför leverans, efterkontroll osv.
När arbetsplanen är fastställd fyller du i förfrågningsunderlag som skickas till e-arkivleverantör.
Hantering av utbildningshandlingar
I följande dokument finner du information om hur utbildningshandlingar ska hanteras inför arkivering.
Kursvärderingar
Majoriteten av alla kursvärderingar görs genom systemet Survey & Report. Dessa skickas automatiskt till centralarkivet för bevarande. För att hanteringen av övriga kursvärderingar ska bli så likvärdig som möjligt har Rådet för utbildning och lärande (RUL) beslutat om hanteringsanvisningar för kursvärderingar.
Hantering av uppsatser
Studenters uppsatser ska läggas in och lagras i DiVA (Digitala Vetenskapliga Arkivet). I följande beslut finns en processbeskrivning över hur vi (anställda vid universitetet) ska säkerställa att uppsatser läggs in och registreras i DiVA.
Processbeskrivning för hantering av studenters självständiga arbeten i Diva
Studenter ska allra helst uppmanas att skriva uppsatser som inte innehåller uppgifter som kan falla under sekretesslagstiftningen. I de fall en uppsats kan komma att innehålla sådana uppgifter ska hanteringsanvisningarna för uppsatser med sekretess följas. I den finns även exempel på de två typer av sekretess som är vanligast förekommande.
Hur får jag tillgång till arkiverade Moodle-rum?
- Du kontaktar ditt IKT-stöd för råd kring material från arkiverade kursrum.
- Om kursrummet ska återskapas: IKT-stödet kontaktar arkivet (arkiv@lnu.se) och får en arkivkopia av rummet.
- IKT-stödet återskapar kursrummet och överlämnar till dig.
- När du är klar meddelar du IKT-stödet som raderar kursen igen.
Hantering av forskningshandlingar
Forskning som bedrivs vid Linnéuniversitetet är att betrakta som ingående i myndigheten oberoende av hur finansieringen sker. Därför omfattas forskningsverksamheten av offentlighetsprincipen och den information som skapas inom forskning omfattas av de krav som gäller för allmänna handlingar. Här finner du information om hur forskningshandlingar ska hanteras på ett korrekt och säkert sätt.
Bevarande eller gallring av forskningsdata
Forskningsdata ska sparas i minst tio år, därefter är det möjligt att gallra under förutsättning att all publicering av resultat från materialet är avslutad eller den sista avhandlingen som är kopplad till materialet har försvarats. För att forskningsdata ska få gallras måste det först beslutas av ansvarig dekan. Beslutet diarieförs genom dokumentet nedan.
Data som bedöms ha ett särskilt värde eller vara av stort allmänt intresse bevaras. Handlingar som innehåller grundläggande uppgifter om syfte, metod och resultat i projektet ska bevaras. Om du har forskningsdata som ska bevaras fyller du i mallen för arkivering och kontaktar arkivet.
Hantering av forskningsdata
Linnéuniversitetet har som myndighet ansvar för att hantera, lagra, tillgängliggöra och bevara forskningsdata som produceras vid lärosätet. Forskningsdatastödet finns vid universitetet för att ta hand om frågor som gäller forskningsdata.
Mer stöd till dig som forskar finner du här:
Hantering av e-post
Läs på sidan Hantera din e-post rätt på Medarbetare vad som gäller utifrån E-postregler för Linnéuniversitetet lagar och förordningar.
E-post som utgör eller tillför information i ett ärende ska diarieföras. Kontakta: registrator@lnu.se
Hantering av remisser och delningar
Denna processbeskrivning redogör för universitetets handläggning av remisser och delningar från regeringen eller annan myndighet. Processbeskrivningen beslutades av Universitetsdirektören 2022-06-21 (dnr 2021/2645-1.1.1).
Inkommen remiss
Remiss inkommer vanligtvis till universitetet via universitetets registratur. Om remissen inkommer till annan del av myndigheten ska den översändas till registrator för diarieföring och fördelning (lottning) till ansvarig avdelning/fakultet.
Handläggning
Universitetsdirektör fördelar (lottar) inkomna remisser. I det fall universitetsdirektör bedömer att en remiss är av stor vikt tas den vidare till rektorsfunktionen[1] för diskussion om fortsatt hantering av remissen. Utifrån rektorernas synpunkter beslutar universitetsdirektör om fortsatt hantering.
Universitetsdirektören tilldelar ansvaret för handläggningen till en avdelning inom universitetsförvaltningen eller en fakultet. När en fakultet ansvarar för att besvara en remiss utses även en handläggare vid universitetsledningens kansli. Denna för dialog med fakulteten och ger stöd i handläggningen.
Ansvarig avdelningschef utser handläggare som i dialog med avdelningschefen tar remissen vidare till den eller de fackinstanser som bedöms ha kompetens att bidra med sitt kunnande till universitetets yttrande[2]. När en fakultet tilldelats remissansvaret fördelar fakultetsledningen uppdraget att besvara remissen.
I samband med att universitetsdirektör fördelat ansvaret skickar registrator remissunderlag, förslag till tidplan, mall för yttrande tillsammans med webblänk till Regeringens information ”Svara på remiss – hur och varför?”[3].
Remiss som bedömts ha särskilt stor vikt för universitetet aviseras via Medarbetare. Där ges en kortfattad beskrivning av handläggningsgång, tidplan och kontaktpersoner. I förekommande fall kan universitetets medarbetare bjudas in att lämna synpunkter.
Ansvarig avdelning/fakultet bereder yttrandet inom tidsramen. Av yttrandet ska framgå vem/vilka som utarbetat yttrandet samt deras befattning, akademiska meritering och organisatoriska tillhörighet[4].
Beslut om universitetets yttrande fattas av rektor vid rektors ordinarie beslutsmöte. Ansvarig avdelning översänder missiv och yttrande enligt mall och process för rektors beslutsmöte. Fakultet skickar yttrandet till samordnade handläggare på universitetsledningens kansli som kvalitetsgranskar och därefter för yttrandet vidare till rektors beslutsmöte.
Efter att rektor beslutat om universitetets remissyttrande ansvarar registrator för att översända yttrandet till remisställaren och meddela ansvarig handläggare för rektors beslut. Remissens handläggare ansvarar för att yttrandet kommuniceras till berörda instanser inom universitetet.
Hantering vid utvidgat handläggningsansvar eller som bedöms vara av särskilt stor vikt för universitetet
Ibland kan en remiss vara särskilt omfattande. Ansvarig avdelningschef eller dekan kan i dessa fall tillfråga flera avdelningar och/eller fakulteter att ingå i yttrandet. Det är alltid den avdelning eller fakultet som tilldelats ansvaret som äger ärendet och ansvarar för att tidplanen efterlevs, sammanställning av inkomna yttrande och att yttrandet hanteras enligt process för rektors beslutsmöte.
I de fall rektor bedömt att en remiss har särskilt stor betydelse utses en samordnade avdelning eller fakultet. Samordningsansvarig följer processen ovan men ska dessutom inhämta synpunkter från universitetet i dess helhet samt föredra förslag till yttrande för universitetsledningen (UL) eller universitetets ledningsgrupp (ULG).
Hantering då universitetet avstår från att yttra sig
I de fall universitetet bedömer att det saknas kompetens att yttra sig kan ansvarig avdelningschef eller dekan besluta att universitetet avstår från att yttra sig. Det behövs således inget beslut av rektor i detta fall.
Om ansvarig fakultet[5]/avdelning bedömer att universitetet ska avstå från att yttra sig meddelar ansvarig handläggare beslutet till registrator tillsammans med motivering varför fakulteten/avdelningen avstår från att yttra sig. Universitetets registrator meddelar remisställaren att universitetet avstår från att yttra sig.
Delning
En delning innebär att annan myndighet erbjuder universitetet att lämna synpunkter på ett förslag. Vid en delning är den inkomna handlingen inte att betrakta som expedierad eller allmän (delningsundantaget). Universitetsdirektören beslutar om handläggning och lottning av delningar tillställda universitetet. Ärende som är under delning kan hanteras dels så att enskild avdelning/fakultet har uppdraget att yttra sig om delningen och avge svar till remisställaren, dels att yttrandet om delningen fastställs av rektor[6] enligt process för rektorsbeslut. I båda fallen ansvarar utsedd avdelning/fakultet (handläggare) att meddela och distribuera universitetets yttrande till registrator som översänder yttrandet till delningens avsändare.
Arbetsfördelning handläggare och registrator
Registrator ansvarar för att översända alla fastställda remiss- eller delningsyttrande till remisställaren. Detta gäller även i de fall ansvarig fakultet eller avdelning bedömt att universitetet avstår från att yttra sig.
Remissens handläggare ansvarar för att omgående i anslutning till att rektor fastställt remissyttrandet översända den slutliga versionen till registrator. Yttrandet ska översändas i såväl word- som pdf-format. Filerna som översänds ska även vara tillgänglighetsanpassade. Handläggaren för remissen har ansvar för att kommunicera remissyttrandet till dem det berör internt inom universitetet.
[1] Rektor och prorektor samt i förekommande fall berörd vicerektor.
[2] Utsedd handläggare kan skriva yttrandet men i de fall ytterligare fackkompetens behövs samordnar handläggaren arbetet så att en eller flera personer med fackkompetens skriver yttrandet.
[3] När en fakultet har ansvar för yttrandet utser avdelningschef universitetsledningens kansli en samordnade handläggare.
[4] I de fall flera fakulteter/motsvarande yttrat sig bör yttrandet sammanställas till ett universitetsgemensamt yttrande. I undantagsfall kan det även skickas i sin helhet tillsammans med en inledande kappa.
[5] Fakulteten meddelar, förutom registrator, även ansvarig handläggare på UK att man avstår från att yttra sig om remissen.
[6] Vid delning är svarstiderna ofta korta varför handläggning av delning ofta förutsätter individuellt utformad process i samråd med universitetsledningen.
Lagar och regler
Universitetets styrdokument rörande dokument- och ärendehantering finner du under Styrning och regelverk/Styrdokument.
Nedan finner du regeldokument inom dokument- och ärendehantering och de lagar och föreskrifter som våra styr- och regeldokument följer.
FAQ Arkiv och informationshantering
Undervisning
Måste jag bevara föreläsnings-material?
Ja, egenproducerat föreläsnings- och utbildningsmaterial ska bevaras.
Hanteringsanvisningar för undervisningshandlingar
Måste jag bevara filmer på Lnuplay?
Videoupptagningar från examination ska gallras 2 år efter betygssättning. Videoupptagningar från föreläsningar ska levereras till arkivet som typexemplar. Inspelningarna förvaras tillsvidare i Lnuplay. Föreläsningar som bedöms som gallringsbara gallras 2 år efter kursavslut.
Vad innebär det så kallade lärarundantaget för arkivering av handlingar?
Läraren eller forskaren är upphovsman och äger den ideella rätten till det material hen producerat.
Materialet omfattas dock av offentlighetsprincipen som omfattar alla allmänna handlingar. Det vill säga, det är material som ska följa de lagar och regler som gäller för allmänna handlingar. Det innebär att de ska hållas ordnade, kunna lämnas ut vid förfrågan (om det inte är så att uppgifter i handlingarna omfattas av någon form av sekretess), i förekommande fall bevaras (levereras till centralarkivet) eller gallras när gallringsfristen löpt ut.
Policy för material producerat vid Linnéuniversitetet
Hur får jag tillgång till arkiverade Moodle-rum?
- Du kontaktar ditt IKT-stöd för råd kring material från arkiverade kursrum.
- Om kursrummet ska återskapas: IKT-stödet kontaktar arkivet (arkiv@lnu.se) och får en arkivkopia av rummet.
- IKT-stödet återskapar kursrummet och överlämnar till dig.
- När du är klar meddelar du IKT-stödet som raderar kursen igen.
Arkivering
Hur gör jag om jag vill leverera handlingar till arkivet?
Se under rubriken Arkivering av pappershandlingar.
Hur gör jag för att arkivera handlingar?
Se under rubriken Arkivering av pappershandlingar.
Hur ska jag hantera min information? Måste jag bevara allt?
I informationshanteringsplanen finns regler för hur vår information ska hanteras. Behöver du hjälp med att hitta rätt kan du titta under rubriken Informationshanteringsplan eller kontakta: Arkivet
Jag är ansvarig för en IT-komponent, hur ska jag hantera informationen i den?
Finns regler och krav dokumenterade i informationshanteringsplanen?
Vad är en bevarandeplan för IT-komponenter?
Alla IT-komponenter som hanterar verksamhetsinformation ska ha en bevarandeplan. Se under rubriken E-arkivering. Kontakta: Arkivet
Uppsatshantering
Material som studenter samlar in till ett examensarbete, i första hand det som innehåller personuppgifter, ska det sparas en viss tid? Eller kan det raderas så snart som examensarbetet är färdigt och betygsatt?
Det ska gallras så fort examensarbetet är färdigt och betygsatt, och upplagt i DiVA.
Undantag: om arbetet omfattar patientjournaler, exempelvis inom psykologi, då gäller bevarande för all framtid enligt nuvarande förutsättningar med Riksarkivet.
Hur ska en uppsats som innehåller känsliga eller sekretessbelagda uppgifter hanteras?
Forskning
Hur ska jag hantera mina forskningshandlingar?
Hanteringsanvisningar för forskningshandlingar.
Kan jag utlova att mina respondenters uppgifter kommer att raderas när studien är genomförd?
Att utlova radering av uppgifter i studier stämmer inte med de lagar som reglerar forskning. För att kunna granska och verifiera resultaten måste data bevaras till dess att gallringsfrist har gått ut, i de flesta fall 10 år om inte längre tid beslutas.
Ska forskningsdata arkiveras?
Handlingar som bedöms ha ett fortsatt inomvetenskapligt värde eller värde för annat forskningsområde, som bedöms vara av stort vetenskapshistoriskt, kulturhistoriskt eller personhistoriskt värde, eller som bedöms vara av stort allmänt intresse ska inte gallras.
Forskningsmaterial som inte ska bevaras för all framtid. Ska det skickas till arkivet?
För att forskningsdata ska få gallras måste det först beslutas av ansvarig dekan. Sådant material ska förvaras på ett säkert sätt vid institutionen eller fakulteten till dess att gallringsfristen löpt ut. Då ska handlingarna gallras. Gallrinsbeslutet diarieförs genom dokumentet nedan.
E-post
Hur hanterar jag min e-post?
Läs på sidan Hantera din e-post rätt på Medarbetare vad som gäller utifrån E-postregler för Linnéuniversitetet lagar och förordningar.
E-post som utgör eller tillför information i ett ärende ska diarieföras. Kontakta: registrator@lnu.se
FAQ Diarie
Diarieföring och utsökning av handlingar
Varför diarieför vi?
Registreringsplikt, allmänna handlingar ska som huvudregel diarieföras så snart berörd handling inkommit till myndigheten, eller när handlingen upprättats vid myndigheten. Detta regleras i 5 kap. 1 § Offentlighets- och sekretesslagen (OSL).
Svenska myndigheter är enligt lag skyldiga att organisera sina handlingar på ett överskådligt sätt – ett diariums främsta syfte är att skapa ordning på handlingar som sedan snabbt går att ta fram vid intern eller extern förfrågan.
Handlingsoffentligheten, rätten för vem som helst att ta del av allmänna handlingar, är en del av Offentlighetsprincipen och grundlagsskyddad enligt 2 kap. 1 § Tryckfrihetsförordningen (TF).
Vad ska diarieföras?
Vi diarieför alla allmänna handlingar som inte kan hållas ordnade på annat sätt. Det finns många allmänna handlingar på Linnéuniversitetet som hålls ordnade i andra system, eller som förvaras ute på fakultet eller institution inför en framtida gallring. Exempel på handlingar som diarieförs:
- Beslut
- Styrdokument
- Studentärenden
- Avtal
- Skrivelser
- Remisser
- Ansökningar
Jag är osäker på om en handling bör diarieföras eller inte?
Linnéuniversitetets personal har inom ramen för sitt rutinarbete god kännedom om vilka handlingar som ska diarieföras eller inte. Vid osäkerhet bör frågan alltid ställas till registrator: registrator@lnu.se
Jag hanterar en delning, ska delningar diarieföras?
Nej, delningar diarieförs ej. Däremot diarieförs yttrandet på delningen, alltså LNU:s svar på delningen. Delning är ett sätt för myndigheter att skicka in frågor till en annan myndighet utan att detta diarieförs, delning sker med fördel via telefon.
Jag behöver ett diarienummer. Hur gör jag?
Skapa ett ärende via registraturens självservice som du når via: Nytt diarienummer
Du kan även mejla registrator@lnu.se och förklara tydligt vad ditt ärende gäller. Registrator återkopplar sedan berört diarienummer. Finns utkast till berört ärendes avtal, handlingar eller missiv, så kan dessa med fördel bifogas mejlet. Registratorn kan då enklare sätta sig in i vad ärendet gäller och hur ärendet bör diarieföras.
Går det att diarieföra e-post?
Ja, finns särskilda skäl att spara e-postkorrespondens som har bäring för ett specifikt ärende så är registrator behjälplig med att diarieföra mejlen.
Jag behöver diarieföra handlingar under sekretess, går det?
Registrator är tacksam om presumtiv sekretess meddelas i ett tidigt skede av diarieföringen. Registrator anpassar därefter ärendet givet det lagstöd som blir aktuellt för att påkalla sekretess. I W3D3 kan delar av eller hela ärendet sekretessmarkeras. Handlingarna blir då endast tillgängliga för ansvarig handläggare och registrator. Sekretessmarkeringar är också en varningssignal till registrator om någon begär ut handlingar från ärendet.
Hur vet jag om en handling bör ligga under sekretess?
Vid Linnéuniversitetet är det ovanligt med sekretess och när sekretess väl gäller så tillämpas olika lagstöd i Offentlighets- och sekretesslagen (OSL). Registrator är behjälplig med att svara på frågor om och bedöma sekretess. Sekretess kan aldrig gälla utan lagstöd, det går alltså inte att påtala sekretess för en handling utan ett tydligt lagstöd för detta ändamål. Ibland kräver externa aktörer sekretess på avtal som upprättas med Linnéuniversitetet. En extern aktör kan inte besluta om sekretess på handlingar i vårt diarium. Linnéuniversitetet gör alltid en egen sekretessbedömning.
Är ansökningar om extern finansiering av forskningsprojekt belagda med sekretess?
Generellt sett är det ingen sekretess i dessa ärenden. Så här skriver exempelvis Vetenskapsrådet om dessa handlingar:
Offentlighets- och sekretesslagen (OSL) reglerar sekretess på forskningshandlingar. Se särskilt OSL 11 kap. 3 § och 24 kap., även 31 kap 12, 13 §
Exempel på forskningshandlingar som kan omfattas av sekretess är:
- handlingar som är hemligstämplade vid ankomst av avsändaren
- uppgifter om enskilds hälsotillstånd eller andra personliga förhållanden som kommer från hälso- och sjukvården
- uppgifter om enskilds personliga förhållanden hos kurator, studievägledare eller psykolog
- personuppgifter i statistik eller forskning
- uppdragsforskningshandlingar
Jag behöver söka fram en viss handling, vart vänder jag mig?
Handlingar som är max 1 år gamla och som inte omfattas av sekretess eller GDPR-skydd ska du söka via: Ärenden vid LNU
Anställda med användare i W3D3 kan själva söka fram ärenden/handlingar i diariet via: W3D3 - Logga in. Anställdas sökbehörighet är anpassad efter deras tjänst, vilket innebär att W3D3-användare kan söka fram olika mycket givet sin behörighets begränsningar.
Det går även bra att skapa ett ärende för intern förfrågan via registraturens självservice, du når självservice via: Intern förfrågan
Du kan även mejla registrator@lnu.se eller ringa någon av oss. Registrator kan ofta vara behjälplig oavsett hur mycket information du har om ärendet/handlingen som ska sökas fram.
Vad är W3D3?
W3D3 är det diarieföringssystem som Linnéuniversitetet använder. Ett diarieföringssystem är ett digitalt verktyg som underlättar diarieföring av handlingar och möjliggör att handlingar blir digitalt sökbara. W3D3 kan även användas som ärendehanteringssystem och har även stöd för mötesadministration, kontakta w3d3support@lnu.se för mer information.
Hur får jag en användare till W3D3?
Om du behöver tillgång till W3D3 inom ramen för ditt dagliga arbete så kan du vända dig till w3d3support@lnu.se med en förfrågan om att få tillgång till diariet. Det är i dagsläget inget krav att närmsta chef ansöker om användarkonton åt sin personal, men det är en tydlig signal om varför en anställd behöver tillgång till W3D3 om ansökan görs på chefsnivå. Anställdas behörighetsnivå i W3D3 anpassas efter de arbetsuppgifter som den anställde utför.
Var når jag W3D3?
W3D3/Diariet nås via W3D3 - Logga in
Jag har problem med W3D3, vart vänder jag mig?
Bäst är att skapa ett ärende via registraturens självservice, du når W3D3-support via: W3D3-support
Objektspecialist för W3D3 nås via w3d3support@lnu.se
Objektspecialist kan oftast hjälpa till både vid tekniska problem eller vid oklarheter om olika funktioner i W3D3.
Utlämnande av allmän handling
Vad är en allmän handling?
En allmän handling kan ha inkommit till eller upprättats vid Linnéuniversitetet. Handlingen ska vara förvarad hos Linnéuniversitetet. En handling som har upprättats/skapats hos Linnéuniversitetet men som inte har skickats ut betraktas oftast som allmän när Linnéuniversitetet har avslutat arbetet med det ärende som handlingen hör till.
Så här beskrivs handling och allmän handling i Tryckfrihetsförordningen (TF)
- Handling
3 § Med handling avses en framställning i skrift eller bild samt en upptagning som endast med tekniska hjälpmedel kan läsas eller avlyssnas eller uppfattas på annat sätt. Lag (2018:1801).
- Allmän handling
4 § En handling är allmän, om den förvaras hos en myndighet och enligt 9 eller 10 § är att anse som inkommen till eller upprättad hos en myndighet. Lag (2018:1801). En handling som expedierats, alltså skickats från myndigheten till annan mottagare, är även att betrakta som allmän handling.
Hur bör en allmän handling lämnas ut?
Tryckfrihetsförordningen (TF) kräver att allmänna handlingar ska lämnas ut skyndsamt och utan onödigt dröjsmål. Linnéuniversitetet har dock rätt att avsätta tid för sekretessbedömning. Om registrator kontaktar en anställd i samband med en begäran så ska berörd person prioritera denna hantering.
En allmän handling kan lämnas ut rak av som den är i original. Men vissa handlingar blir föremål för så kallad maskering. Det innebär att specifika delar av handlingens innehåll tas bort innan utlämnandet slutförs. Maskering av handlingar sker vanligtvis via lagstöd i Offentlighets- och sekretesslagen (OSL) eller GDPR. Vissa handlingar är av sådan känslig karaktär att beslut tas att inte lämna ut dem alls, detta kallas absolut sekretess.
Läs även nedan avseende GDPR och utlämnande av allmän handling.
Kan Linnéuniversitetet ta betalt för utlämnande av handlingar?
De flesta allmänna handlingar lämnas ut digitalt. Men i undantagsfall lämnas allmänna handlingar även ut fysiskt, då ska Avgiftsförordningen (AvgF) tillämpas. Det innebär att Linnéuniversitetet ska ta betalt för utskriften av handlingarna. Avgiften för en beställning av tio sidor är 50 kronor. För varje sida därutöver är avgiften 2 kronor per sida. Avgift för porto och postförskott tillkommer.
Kan beslut tas att inte lämna ut en handling?
Ja, vissa handlingar kan givet lagstöd inte lämnas ut. Då meddelas personen som begärt ut handlingen ett informellt beslut om avslag, ett så kallat tjänstemannabeslut. Personen som erhållit avslaget har då rätt att kräva ett formellt avslagsbeslut med överklagandehänvisning signerat av universitetsdirektör, ett så kallat myndighetsbeslut. Personen har sedan tre veckor på sig att överklaga avslagsbeslutet. Överklagandet prövas av Kammarrätten i Jönköping.
Registrator ska alltid ha kännedom om avslagsbeslut ges. Avslagsbeslut blir också ett ärende i myndighetens diarium.
Kan en begäran om allmän handling ställas till vem som helst på en myndighet?
Ja, en begäran kan ställas till vilken anställd som helst vid myndigheten. Det innebär inte att samma person måste hantera aktuell begäran.
Gäller begäran handlingar som inte omfattas av sekretess och som den anställde har god koll på inom ramen för sitt dagliga arbete, så kan detta utlämnande hanteras utan registrators kännedom. Observera vad som gäller för GDPR i samband med utlämnande, läs mer om GDPR nedan.
Om begäran gäller handlingar som den anställde saknar kännedom om eller om begäran anses innehålla sekretess, är omfattande eller svårhanterlig – så ska begäran vidarebefordras till registrator som övertar helhetsansvaret för utlämnandet.
Läs vad som gäller vid avslagsbeslut ovan.
Vad innebär GDPR i samband med utlämnande av handlingar?
GDPR är inte sekretess och styr heller inte huruvida en handling vid en myndighet är allmän eller ej. GDPR styr hanteringen av personuppgifter vid Linnéuniversitetet.
Sprid inte fler personuppgifter än vad som är nödvändigt för utlämnandet. En personuppgift är allt som direkt eller indirekt kan identifiera eller knytas till en enskild individ.
Lämna inte ut personuppgifter om du misstänker att uppgifterna kommer användas i strid med GDPR efter utlämnandet, exempelvis i direktmarknadsföringssyfte. Det finns lagstöd för detta i 21 kap. 7 § i Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400).
Vid misstanke att personuppgifter kan komma att användas i strid med GDPR har Linnéuniversitetet möjlighet att ställa frågor om begärans syfte och vilket lagstöd mottagaren åberopar för användandet av efterfrågade personuppgifter.
- Elektroniskt utlämnande, GDPR
Handlingar med exempelvis hela personnummer och/eller privata telefonnummer, privata e-postadresser eller bostadsadresser ska inte lämnas ut elektroniskt. Dessa uppgifter ska maskeras om de framgår i handlingar som lämnas ut elektroniskt (exempelvis via e-post). Oftast är dessa uppgifter oproblematiska att lämna ut omaskerade, men de ska skickas i fysisk form via konventionell postgång. Undantag kan göras om berörd person givit sitt samtycke till ett elektroniskt utlämnande av dessa uppgifter.
Vid elektroniskt utlämnande av personuppgifter skall dessa handlingar inte redovisa fler än 10 personer eller överstiga 40 sidor. Undantag görs vid utlämnande av mindre integritetskänsliga personuppgifter (lön, namn, titel, telefonnummer arbete, e-post arbete, etc.).
Linnéuniversitetet har inte skyldighet att lämna ut handlingar elektroniskt.
- Fysiskt utlämnande via post, GDPR
Handlingar som innehåller mindre integritetskänsliga personuppgifter och/eller hela personnummer, privata telefonnummer, privata e-postadresser eller bostadsadresser är oftast oproblematiska att lämna ut i fysisk form via konventionell postgång.
Vid frågor om utlämnande: registrator@lnu.se
Vid frågor om GDPR: dataskyddsombud@lnu.se
Vad gäller vid hälsouppgifter i samband med utlämnande av handlingar?
Utlämnande av handlingar med hälsouppgifter ska inte utföras av anställda som saknar god förståelse och/eller saknar rutin för denna typ av utlämnande. Kontakta alltid registrator@lnu.se för vidare hantering av dessa utlämnanden.
Handlingar med uppgifter om den enskildes hälsa har hög sekretess i enlighet med 21 kap. 1§ i Offentlighets- och sekretesslagen (OSL 2009:400). I samband med utlämnande ska en utförlig sekretessbedömning alltid göras. Det ska genomföras en maskering av samtliga uppgifter som möjliggör identifiering av den person som hälsouppgifterna berör. Detta gäller även så kallad bakvägsidentifiering, vilket innebär att det kan finnas uppgifter i handlingen som inte direkt har med berörd person att göra, men där dessa uppgifter likväl möjliggör en identifiering av densamme.
Har jag rätt att veta vem som begär ut handlingar från ärenden som berör mig?
Nej, personer som begär ut allmänna handlingar har rätt att vara anonyma. Det är heller inte tillåtet att efterforska personens syfte att begära ut en viss handling, detta sker i enlighet med 2 kap. § 18 TF. Dock kan undantag göras i samband med att media begär ut handlingar, handläggaren vid Linnéuniversitetet kan då meddelas av registrator. Undantag från anonymitetskravet kan göras i särskilda fall där ett utlämande sker med så kallat förbehåll.
Det kan även göras undantag mot förbudet att efterforska någons syfte med en begäran om det kan antas att personen skall använda begärda uppgifter i direktmarknadsföringssyfte.
Jag handlägger ett ärende, meddelas jag om handlingar från mitt ärende blir föremål för utlämnande?
Registrator kontaktar ibland handläggare för att föra dialog om sekretess bör tillämpas och om handlingar ska bli föremål för så kallad maskering.
Jag har en fråga som berör allmänna handlingar, men är osäker på om jag ska vända mig till arkivarie eller registrator, hur ska jag göra?
Du är alltid välkommen att vända dig till en registrator vid frågor som berör allmänna handlingar. Linnéuniversitetets registratorer och arkivarier arbetar ofta med samma handlingar fast under olika skeenden.
Blir diariets ärendemeningar offentliga?
Ja, ärendemeningar syns ca tjugofyra timmar efter det att ett ärende skapats. Allmänheten kan läsa ärendemeningarna via: Ärenden vid LNU
Detta är ett sätt att verka för transparens och främja tillgängligheten till allmänna handlingar.
Är anställdas interna e-post allmänna handlingar?
Generellt sett är internt skickade e-post inte allmänna handlingar. Det görs dock alltid en bedömning, intern e-post kan betraktas som allmän handling om dess innehåll tydligt kan knytas till och har bäring för ett specifikt ärende som är allmän handling. Det är alltid innehållet i e-post som avgör huruvida det är en allmän handling eller inte.
Är anställdas internt skickade SMS allmänna handlingar?
Generellt sett är internt skickade SMS inte allmänna handlingar. Det görs dock alltid en bedömning, interna SMS kan betraktas som allmän handling om dess innehåll tydligt kan knytas till och har bäring för ett specifikt ärende som är allmän handling. Det finns särskilda fall där SMS i myndighetsanställdas privata mobiltelefoner har klassats som allmänna handlingar. Det är alltid innehållet i ett SMS som avgör huruvida det är en allmän handling eller inte.
Har utländska medborgare rätt att begära ut allmänna handlingar?
Ja. Det finns i dagsläget ingen lag som gör skillnad på en svensk medborgares eller en utländsk medborgares rätt att ta del av allmänna handlingar vid svenska myndigheter.
Handläggare
Vad innebär det att vara handläggare på ett ärende i diariet?
Handläggaren har ett helhetsansvar att se till att samtliga handlingar skickas in för registrering på berört ärende. Handläggaren är också kontaktperson om någon internt eller externt har frågor som berör ärendet. Anställda med användare i W3D3 behöver vara handläggare för att få tillgång till och kunna jobba med specifika ärenden i systemet.
Vad innebär JK-lista?
Linnéuniversitetet ska varje år redovisa en förteckning över ej avslutade ärenden till Justitiekanslern (JK) – den så kallade ”JK-listan.” Hanteringen av JK-listan sker i enlighet med Myndighetsförordningen (MF) 29 §, myndigheten skall senast den 1 mars varje år till Justitiekanslern lämna en förteckning över de ärenden som hade kommit in före den 1 juli föregående år men som inte hade avgjorts vid årets utgång.
Vad innebär att ett ärende är ad acta eller stängt?
Ett ärende som har samtliga handlingar registrerade betraktas som klart och kommer därför stängas av registrator. Olika ärenden kräver olika handlingar för att betraktas som klara. Vänligen se informationshanteringsplanen för specifika ärenden: Klara Dialog
Vad innebär det att ett ärende ligger öppet?
Ett ärende som ligger öppet i diariet betraktas inte som klart av registrator. Att ärendet är öppet blir en signal på att fler handlingar bör komma in för registrering i berört ärende. När samtliga handlingar eller förklarande tjänsteanteckning inkommer till ärendet så kommer det att stängas.
Hur ska en tjänsteanteckning utformas?
En tjänsteanteckning är en kompletterande handling som kan användas för att förklara någonting specifikt i ett ärende som inte framgår av övriga handlingar. Om en tjänsteanteckning används för att stänga ett ärende så ska det tydligt framgå varför ärendet kan stängas, varför det saknas handlingar i ärendet och vem som tar beslutet att stänga ärendet. Tjänsteanteckningar ska signeras av handläggare/beslutsfattare, samt förses med korrekt diarienummer och datum för upprättande.
Vad innebär lottning och lottningsärende?
Registraturen är inkörsport för externa parter som skickar handlingar/ärenden till myndigheten. Vissa ärenden måste ”lottas” – vilket innebär att registrator frågar universitetsdirektör/representant för universitetsdirektör hur berört ärende ska hanteras.
När registrator erhållit svar från universitetsdirektör/representant för universitetsdirektör så skickas ärendet för vidare hantering enligt denna instruktion, så kallad lottningsinstruktion.
Lottningsärenden skickas oftast till chefsnivå. Det är sedan upp till berörd chef att delegera ärendet vidare inom ramen för den egna verksamheten.
Det är inte registrator som beslutar utfallet i lottningsärenden.
Skicka handlingar
Hur vill registraturen att fysiska handlingar skickas till dem via internpost?
- Skicka in färdighanterade handlingar till registrator så fort som möjligt. Det underlättar registratorns hantering att erhålla handlingar pö om pö i stället för tjocka buntar med ansamlade handlingar.
- Om handlingar har diarienummer sedan tidigare så ska detta framgå på handlingarna.
- Om handlingar inte har diarienummer sedan tidigare så ska det framgå på en post-it tillsammans med berörda handlingar.
- Om du skickar ett original som tidigare skickats till registrator digitalt så ska det framgå på en post-it, då vet registrator att handlingen inte behöver skannas in.
- Skriv ditt namn och tjänstetitel och/eller avdelning på en post-it tillsammans med din försändelse. Det blir svårt för registrator att ställa kompletterande frågor om inkomna handlingar utan kontaktperson.
- Använd plastfickor eller gem för att påvisa att inskickade handlingar berör olika ärenden även om de skickas i samma bunt.
- Undvik häftklammers på handlingarna. Många handlingar måste skannas av registrator som då måste lösgöra alla dokument från häftklammers.
- Skicka inte helt digitala handlingar i utskriven form. Handlingar som upprättats och signerats digitalt ska inte skrivas ut och skickas till registrator. Dessa handlingar är original i digital form och ska därför mejlas till registrator@lnu.se
- Skicka inte kopior. Original med giltig signatur ska diarieföras och sedan arkiveras.
- Skicka signerade dokument, se till att samtliga parter signerar handlingar innan de skickas till registrator.
- Undvik olika sorts signering. En handling ska signeras av samtliga parter på samma sätt – antingen helt fysiskt eller helt digitalt. En digital signering gäller endast i ett digitalt format och inte i utskriven eller inskannad form. Registrator behöver få in handlingar med juridiskt giltiga signaturer till diariet.
Hur vill registraturen att digitala handlingar skickas till dem?
- Stora filer/handlingar (10 mb och mer) skickas för registrering via reigistraturens självservice som nås via: Skicka stora filer till registrator
- Mindre filer/handlingar (lägre än 10 mb) kan även skickas via mejl till registrator@lnu.se (bifogade filer bör inte överskrida 10 mb per mejl).
- Skicka färdiga handlingar så fort som möjligt till registrator. Det underlättar registratorns hantering och reducerar risken för att avslutade ärenden ligger öppna i diariet.
- Om diarienummer finns sedan tidigare, vänligen se till att detta framgår i mejlets ämnesrad.
- Skicka ett mejl per ärende. Det underlättar registratorns hantering om det inkommer ett mejl per ärende. Det gör ingenting att det kommer många mejl till registrator.
- Skicka inte Handlingar som är helt upprättade/signerade digitalt klassas som original i digital version. Digitala original diarieförs för att på sikt e-arkiveras. Digitalt original ska inte skrivas ut för att skickas via internpost till registrator. Om en digital originalhandling skrivs ut så blir utskriften en kopia och vi ska ha in original i diariet, inte kopior.
- Skicka signerade dokument, se till att samtliga parter signerar handlingar innan de skickas till registrator.
- Undvik olika sorts signering. En handling ska signeras av samtliga parter på samma sätt – antingen helt fysiskt eller helt digitalt. En digital signering gäller endast i ett digitalt format och inte i utskriven eller inskannad form. Registrator behöver få in handlingar med juridiskt giltiga signaturer till diariet.
Studentärenden
Jag har fattat ett beslut i ett studentärende, vem meddelar studenten?
Det är handläggaren alternativt beslutsfattaren som meddelar studenten och sedan skickas beslutet till registrator för att registreras på berört ärende. Det går även bra att lägga registrator@lnu.se som kopia i samband med att beslut mejlas studenten.
Exempel på beslut i studentärenden:
- Beslut om undantag från särskilda behörighetsvillkor för kurs
- Beslut om att särskild hänsyn ska tas vid placering i verksamhetsförlagd utbildning
- Beslut om byte av examinator
Jag hanterar studentärenden som berör ansökan om studieuppehåll och anstånd med studiestart, finns det självservice för studenter?
Ja, studenter kan ansöka om studieuppehåll och anstånd via webb-formulär:
Viktig info Studieuppehåll
Självservice studieuppehåll
Självservice studieuppehåll (eng.)
Viktig info Anstånd med studiestart
Självservice anstånd med studiestart
Självservice anstånd med studiestart (eng.)
Lag och förordning
Vilka lagar och förordningar styr registraturens arbete?
- Tryckfrihetsförordningen (TF)
Här finns det som reglerar offentlighetsprincipen och rätten till insyn - Offentlighets- och sekretesslagen (OSL)
Styr vad som utgör sekretess i en allmän handling - Offentlighets- och sekretessförordningen (OFS)
Styr vad som utgör sekretess i en allmän handling - Förvaltningslagen (FL)
Styr bland annat vår serviceskyldighet - Arkivlagen (AL)
Styr hur handlingar ska hanteras exempelvis för bevarande - Avgiftsförordningen (AvgF)
Styr vilka avgifter vi tar ut vid exempelvis ett utlämnande av dokument - Dataskyddsförordningen (GDPR) och Dataskyddslagen (Lag 2018:218)
Styr vår personuppgiftshantering - Myndighetsförordningen (MF)
Denna förordning gäller för förvaltningsmyndigheter under regeringen
Jag har frågor om Dataskyddsförordningen (GDPR), kan registrator hjälpa mig?
Vänd dig i första hand till dataskyddsombud via: dataskyddsombud@lnu.se
Central funktion för arkiv och registratur
Linnéuniversitetets funktion för arkiv och registratur på universitetsledningens kansli har till uppgift att utveckla universitetets informations- och ärendehantering i enlighet med offentlighetsprincipen och andra lagar och regler. Medarbetarna på arkiv- och registraturfunktionen:
- diarieför allmänna handlingar som upprättas eller inkommer till universitetet i ett diarieföringssystem med ett diarienummer så att de blir sökbara så att alla, både verksamheten internt och studenter, allmänheten, forskare och journalister, kan se vilka handlingar som har hanterats av Linnéuniversitetet under en viss tidsperiod.
- tillhandahåller handlingar internt och externt
- ger stöd till chefer och medarbetare i frågor som rör informationsthantering och diarieföring
- utarbetar regler för informationshantering.
Arkiv
Välkommen att kontakta arkivet via mejl arkiv@lnu.se.
Registratur och diarieföring
Vi stödjer gemensamt alla universitetets fakulteter och avdelningar. Välkommen att kontakta registraturen via mejl registrator@lnu.se.