Att arbeta med sociala medier vid Linnéuniversitetet

För att skaffa ett konto/sida i Linnéuniversitetets namn behöver du en strategi och målsättning för sidan/kontot. Du behöver även ha klart för dig om hur arbetet med den sociala plattformen ska gå till. Ansvarig chef tillsammans med dig som ska ansvara för kontot/sidan behöver fastställa följande saker i strategin:

Syfte och mål

• Vad är syftet med kontot/sidan?
• Vilka är era mål med sidan och hur kommer det utvärderas?

Målgrupp

• Vilken är målgruppen?
• Hur beter målgruppen sig och vad är viktigt för den?
• I vilka sociala medier-kanaler befinner er målgrupp sig? 
• Vad kan kommunikation genom er önskade sociala plattform tillföra målgruppen, utöver det som redan görs genom Linnéuniversitetets existerande sidor eller i andra kommunikationskanaler?
• Finns det liknande sidor som vi kan samarbeta med istället?

Arbete med kontot/sidan

• Vem ska ansvara för kontot/sidan?
• Hur mycket tid avsätts för arbetet?
• Hur ofta ska innehåll publiceras? Hur fortsätter vi publicera kontinuerligt under en lång tid?
• Vill ni sponsra era inlägg för att få mer spridning? Hur stor är budgeten i sådana fall för det? 

Moderering

• Vem ansvarar för moderering på kontot?
• Hur mycket tid avsätts för moderering?
• Vilken tid på dagen svarar vi på meddelanden?
• Hur svarar vi?
• Finns rutiner för hur olagligt eller oönskat material ska hanteras?
• Behövs helgjour?

Målgrupp och syfte avgör alltid vilka sociala medieplattformar Linnéuniversitetet finns på. 

Innan intresseanmälan om att skapa ett konto/sida/undersida kopplat till Linnéuniversitetet görs, krävs att man sätter sig in i hur plattformen fungerar och hur målgruppen agerar på plattformen. Detta ska göras innan intresseanmälan riktar in sig på en specifik plattform. Överväg även skillnaderna mellan sida och grupp.

Sida - En sida är alltid till för extern kommunikation och är öppen för alla användare att ta del av.

Grupp – En grupp är ett forum för målgruppen att samlas kring ett särskilt ämne. Är syftet till exempel att kommunicera med studenter på en utbildning eller låta dem kommunicera med varandra är det lämpligt att starta en grupp.

Kontakta Kommunikationsavdelningen för rådgivning. 

Intresse av att skapa ett konto/sida i sociala medier i Linnéuniversitetets namn ska anmälas till Kommunikationsavdelningen. Anmäl intresse genom att fylla i formuläret nedan.

Kommunikationsavdelningen gör slutligen en individuell bedömning om kontot/sidan behövs och om plattformen är rätt för målgruppen, eventuellt efter en kompletterande dialog. 

Dataskyddsförordningens GDPR-regler trädde i kraft den 25 maj 2018 och gäller i hela Europa. Den gäller alla organisationer som behandlar personuppgifter om individer i EU. Varje sida/konto ansvarar för att arbetet på sidan/kontot i sociala medier följer GDPR. Viktigt att tänka på är att bilder och inlägg som publiceras kan innehålla personuppgifter.

Alla inlägg ska följa Språklagen (vårdat, enkelt och lättbegripligt språk) och anpassas efter våra målgrupper. Det innebär bl a att vi bör undvika facktermer och, i de fall de måste användas, förklara dem.

Då de flesta plattformar har auto-översättning till flera språk behöver vi inte ta hänsyn till personer som inte behärskar det svenska språket. På våra nationella konton skriver vi därför på svenska och på våra internationella konton på engelska.

Alla videoklipp på sociala medier ska textas för att göras tillgängliga för alla, även folk med hörselnedsättning. Tänk också på att de flesta tittar på sociala medier utan ljud.

Linnéuniversitetet arbetar för att få huvudsidorna på de olika sociala plattformarna verifierade. Då plattformarna oftast bara tillåter en verifierad sida per organisation innebär det att undersidor aldrig kan bli verifierade och därmed få den trygghetstämplen. Undersidor ska heller inte ansöka om verifiering, då det kan ställa till problem för våra huvudsidor. Därför är det viktigt att besökarna tydligt vet att undersidan tillhör Linnéuniversitetet. Se till att den följer våra krav på namn, logo och biografi.

Riktlinjer från E-delegationen rekommenderar att myndigheter använder sin logotyp som profilbild i så stor utsträckning som det går. Det innebär att samtliga sidor i sociala medier, både huvudsidor och undersidor, använder logotypen med det svarta trädet. Huvudsidorna har trädet med den gula bakgrunden medan undersidor har trädet med den vita bakgrunden.

Alla sidor kopplade till myndigheten ska namnges enligt samma princip. Sidorna/kontona ska alltid innehålla Linnéuniversitetet för att visa tillhörigheten, öka sökbarheten samt bidra till att göra så att vår närvaro i sociala medier är tydlig. Riktar sidan sig till internationella studenter används Linnaeus University istället och all kommunikation sker då på engelska.

Våra huvudsidor heter enbart Linnéuniversitetet alternativt Linnaeus University. Undersidor lägger till fakultetens, enhetens eller utbildningens namn och skriver sidan komma Linnéuniversitetet, exempelvis Polisutbildningen, Linnéuniversitetet eller Ekonomihögskolan, Linnéuniversitetet.

I kanaler med begränsat utrymme, exempelvis Twitter, ska användarnamnet fortfarande vara så tydligt som möjligt och förklara att en del av universitetet är avsändare. I de fallen använder vi Linnéuni på våra svenska konton och LinnaeusUni på våra internationella konton. Om de förkortningarna blir för långa använder vi Lnu. Understreck eller bindestreck används där mellanslag inte är möjligt.

Tvåvägskommunikation är viktigt i sociala medier och även det som skiljer sig från vår kommunikation med nyheter på Lnu.se. Av den anledningen ska vi alltid besvara alla frågor, meddelanden och kommentarer som kommer in på våra sidor och konton i sociala medier. Uppmuntra till diskussioner och avsätt tid för moderering.

De tidsmässida lagkrav vi har på oss att besvara meddelanden skiljer sig inte från de vi har för att svara på mejl. Det innebär att meddelanden och kommentarer ska svaras på inom skälig tid. Riktlinjer för konton i Linnéuniversitetets namn är att svara på meddelanden och kommentarer dagligen. Tänk på att ha automatgenererat svar utanför arbetstid om att svar kommer dröja.

På våra huvudkonton i sociala medier besvarar vi kommentarer från Linnéuniversitetets konto, men skriver under med vårt förnamn och om det behövs titel. Vi rekommenderar att alla undersidor använder sig av samma princip när det gäller moderering.

I modereringsarbetet ingår det att se till så att alla inlägg och kommentarer följer våra kommentarsregler för sociala medier. Kommentarer och inlägg som bryter mot de reglerna ska tas bort. Personer som upprepade gånger bryter mot våra regler kan blockeras från våra konton. 

Som myndighet ska vi också enligt riktlinjerna tänka på följande;

• inte publicera kränkande personuppgifter eller tillåta inlägg på våra sidor med sådana uppgifter
• hålla uppsikt över besökares kommentarer för att upptäcka kränkande personuppgifter,
• ta bort kränkande personuppgifter. Universitetet kan bli skadeståndsskyldigt om vi har inlägg eller kommentarer med kränkande personuppgifter.

Då sociala medier bygger på tvåvägskommunikation stänger vi inte av kommentarsmöjligheter på sidor/konton i Linnéuniversitetets namn. Undantag kan göras vid enskilda fall då kriser uppstår på grund av ett inlägg.

För att höja säkerheten på våra konton i sociala medier behöver vi ha koll på vilka som har tillgång till kontona och vilka roller de har. Anledningen är att om någon anställd får sitt privata konto kapat riskerar vi att kaparna även får tillgång till Linnéuniversitetets konton. Varje halvår ska också rollerna ses över och gallras och medarbetare som har slutat eller inte längre arbetar med kontot tas bort.

På Facebook tillåter vi att två personer samt ansvarig chef har administratörsrättigheter medan andra som arbetar på sidorna har redaktörsrättigheter. Detta då vi alltid bör vara fler än en som är administratör, samtidigt som plattformarna ur säkerhetssynpunkt inte rekommenderar fler än 2-3 administratörer.

Alla användare, så väl administratörer som redaktörer, ska också ha tvåfaktorsautentisering på sitt privata konto, för att skydda det och i förlängningen därmed Linnéuniversitetets konto.

Vi tillåter ingen att använda fejkkonton för att jobba på ett konto i Linnéuniversitetets namn, då det strider mot Facebooks riktlinjer och riskerar att leda till att kontot i Linnéuniversitetets namn stängs ner.

På Facebook kan man med hjälp av verktyget Facebook business koppla användarna till deras e-postadress de har i jobbet istället för personliga Facebook-konton.

Lösenorden på samtliga konton ska bytas en gång per år och uppdateras då i dokument som ska sparas på Box. Lösenordet ska vara av sådan karaktär att det är lätt för de anställda att komma ihåg, men väldigt svårt för utomstående att lista ut. Lösenord som innehåller plattformens namn, Linnéuniversitetets namn eller enhetens namn är förbjudna.

Ansvariga för undersidor i Linnéuniversitetets namn ska ingå i nätverket för sociala medie-redaktörer. Gruppen fungerar som ett forum där medlemmarna kan:

• Dela kunskap och erfarenhet med varandra, exempelvis vilka rubriker, publiceringstidpunkter, tonalitet, bildval etc som fungerar.
• Ställa frågor och få stöd.
• Erhålla information om ev. förändringar i övergripande riktlinjer och förhållningssätt.
• Erbjudas utbildningar.

Nätverket kommer också få information om hur årsplanen och det övergripande kommunikationsarbetet för huvudsidorna i sociala medier ser ut. Det innebär att ansvariga för undersidor i god tid får:

• Information om vad som händer på huvudsidor
• Information om vilket material de gärna få dela, till exempel inför ansökningsperioder

Genom att dela samma material i sociala medier får vi dels större spridning, dels ett enhetligt och gemensamt budskap, vilket alla kommer vinna på. Gruppen kan också bidra till att vi får ett enhetligare och tydligare format på sociala medier.

Två liknande sidor på sociala medier kan med fördel slås ihop för att få en större följarskara och för att kunna jobba mer aktivt med sidorna. Så gör du:

• Kontakta ansvarig för den sociala plattformen och diskutera en eventuell sammanslagning av sidorna.
• Kontkta den sociala plattformen och be om en sammanslagning. OBS! Arbetet kan ta flera månader. Inledningsvis bör därför arbetet på de bägge sidorna fortsätta som vanligt.
• Börja berätta för följarna på sidorna att sidorna/kontona kommer slås ihop och hänvisa till sidan som ska fortsätta vara aktiv.
• I slutet av arbetet ska ett inlägg annonseras upp till följarna av sidan för att få dem att följa sidan som arbetet fortsätter på. 

Kan plattformen inte hjälpa till att slå ihop sidorna rekommenderas ändå att arbetet flyttas över till en och samma sida. Så gör du:

• Förbered först allt praktiskt på sidan som ska bli den aktiva sidan, exempelvis namnbyte, byte av profiltext osv.
• Meddela följarna på bägge sidorna att denna förändring ske.
• Uppmuntra följarna på sidan som ska läggas ner att gå över och börja följa den andra sidan. Det kan göras flera gånger under en period av exempelvis en månad, men det är viktigt att inte publicera några andra inlägg. Inlägget bör också pinnas högst upp om möjligheten finns.
• Annonsera gärna upp den informationen till följare av er sida.
• Efter en månad stänger du sedan ner sidan.

Kontakta Kommunikationsavdelningen om du har funderingar eller behöver hjälp med annonsering.