Gallring av enkäter och rapporter

Alla stora system med många användare och som har använts under många år innehåller mycket data. Hur denna data får eller måste sparas är reglerad av olika lagar. Från universitetets sida behöver vi därför ha en gallringsstrategi och denna sida beskriver hur den ser ut för vårt enkätsystem Survey & Report. När och hur gallring av enkäter och rapporter sker, alltså när du behöver vara beredd på att enkäter och rapporter kommer tas bort.

Gallringsstrategi

Data som finns i vårt enkätsystem Survey & Report kan på en systemnivå delas upp i två kategorier, automatiskt genererade kursvärderingsenkäter och övriga enkäter. Kategorin övriga enkäter innehåller alla manuellt skapade enkäter, det kan handla om forskningsenkäter, utvärderingar, undersökningar, anmälningsformulär m.m. Gallringen av enkäter från dessa två kategorier kommer skilja sig åt.

Från och med 2 juni 2025 kommer följande automatiska gallringsrutiner aktiveras:

Automatiskt genererade kursvärderingsenkäter samt tillhörande rapporter kommer att raderas automatiskt efter 3 år.

Övriga enkäter samt tillhörande rapporter kommer att raderas automatiskt när enkäten inte längre har en ägare eller behörig användare knuten till sig. Så länge en enkät har en ägare eller behörig användare så kommer enkäten finnas kvar. Därför är det också viktigt att som användare manuellt ta bort respondenter, enkätsvar och enkäter som inte längre behöver eller bör sparas. Om en medarbetare slutar är det också viktigt att se över om det finns enkäter som någon annan behöver få tillgång till, för att de inte ska raderas när medarbetarens användare tas bort. 

När en person inte har kvar sitt Lnu-konto längre (när Lnu-kontot tas bort)  kommer användaren även tas bort från Survey & Report per automatik.

Alla enkäter som raderas kommer först att hamna i en papperskorg under 180 dagar och därefter raderas permanent. Under dessa 180 dagar finns det möjlighet att i undantagsfall återställa enkäter.

Forskningsdata

För forskningsdata finns det mer lagar och regler att förhålla sig till. Det viktigaste att vara medveten om är att Survey & Report inte är en plats för lagring av forskningsdata. När din insamling av forskningsdata är klar i Survey & Report behöver den exporteras och sparas i ett lämpligt system. För mer information se medarbetarsidan om forskningsdata och för frågor maila till: dau@lnu.se