Linnémöten

Linnémöten kan avlasta dig med det administrativa och praktiska kring konferensen. Vi hjälper dig genom hela processen, från projektplanering och marknadsföring till deltagaradministration och utvärdering. Vi vill ge dig de bästa förutsättningarna för att lyckas med din konferens, oavsett om den är fysisk eller digital! Nedan ser du vilka tjänster som vi erbjuder.

Vi vill hjälpa dig att skapa ett lyckat evenemang. Mest nytta av vår kompetens får du om du kontaktar någon av oss på Linnémöten i så tidigt skede som möjligt.

Här finns underlag för att du själv ska kunna skapa bra och proffsiga disputationer. Lathunden är tänkt som en guide vid behov och får anpassas till varje enskilt tillfälle beroende på hur disputationen är planerad att äga rum.

Innan disputationen 

Inbjudan och anmälningar hanteras via Linnémöten/Axaco och beställs av kontaktperson på berörd fakultet i uppstartsmötet. Kalenderhändelse på Lnu.se beställs på uppstartsmötet av Linnemöten om Linnémöten ska vara med i hela processen.

Inramning/värdskap
Digitalt

• Lnu-bakgrund virtuellt, bör användas av talare från Lnu.
• Namn och roll anges i parentes i sin digitala presentation.

I fysisk lokal

• Gärna att alla från Lnu har Lnu-pin på sina kläder.
• Roll-ups med Lnu-trädet.
• Högt ståbord/kateder med Lnu-duk över.
• Går det inte att ha duk på fungerar miniflaggor. 
• Blomsterarrangemang i lokalen kan förhöja.
• Går det att använda gardiner för att dölja bakgrund som skrivtavlor?

Anpassa efter varje tillfälle! Gör gärna några av föreslagna ”gulifieringar”

Teknik
Boka in ett genrep för all teknik, inklusive placering kameror och briefa disputant och medverkande om roller/ansvarsfördelning och var/hur de skall titta. Lagom att ha mötet 1-2 veckor innan disputationen. När ni som är stjärnor pratar skall ni vara i bild! Använd spotlight-funktionen i zoom på den som ska tala. Är man flera talare samtidigt, sätt spotlight på alla talare.

Planera och rigga all teknik. Hur det här görs beror på om disputationen genomförs som webbinarium eller som hybridkonferens. Det finns till exempel  möjligheter att ha spotlight på talare/talarna i webbinarium för extra tydlighet och speakers view i zoom-möte.  Vid hybridkonferens kan det i nuläget vara aktuellt med en extra kamera på disputantens dator så att deltagarna kan få ögonkontakt med disputanten på bästa sätt.  

I power point förbereda i Lnu-mallen:
- en slide med hållpunkter för dagen som inleder dagen
- en slide för väntrum i Zoom eller som möter deltagare till webbinarium
- eventuellt en slide som förklarar avslutet av dagen när betygsnämnden har möte Det vill säga att beslut inte kommer att meddelas här och nu och information om var och när deltagare får besked om hur det har gått.
Kanske enklast att hänvisa till kalenderhändelsen där information kan finnas? 

Möjlighet att visa film med presentation av Linnéuniversitetet till exempel  inledningsvis vid presentationen (en avvägning då en disputation är en examinerande handling och inte ett event).  
https://play.lnu.se/media/0_xw2yddr0 (längre version)
https://lnu.box.com/s/g0jaaoa4678xtkgyy388v24pzqyptfec (kortare version)

Utskick till åhörare
Information till åhörare om hur en disputation går till med hållpunkter för dagen, en kortfattad förklaring om vilka som deltar, roller/ansvar så att det underlättar förståelsen för och ger en bra upplevelse av evenemanget.
I samma utskick en länk eller en kort förklaring till hur ett möte i Zoom/webbinarium fungerar och hur man ansluter till mötet.

Under disputation

1. Snabbt teknikintroduktion till deltagare som till exempel avstängda mikrofoner, upplägg chatt, frågor och så vidare. Det här får anpassas efter hur disputationen genomförs (hybrid, zoom, webbinarium).
2. Visa ppt:n slides i introduktion eller vid pauser. Det ligger på hosten som behöver låsa datorn för det vid de här tillfällena (eller koppla upp en extra dator just för det ändamålet eller assigna en co-host för uppgiften).
3. Inledningsvis eller vid paus möjlighet till showreel.
4. PPT som förklarar avslutet av dagen när betygsnämnden har möte.
   Det vill säga att beslut inte kommer att meddelas här och nu.
5. Meddela när och hur beslut förmedlas till deltagarna/åhörarna.

Efter disputation

Skicka ut beslutet till samtliga deltagare. Alternativt lägga ut i kalenderhändelsen hur en får tag i beslutet/hur det gick för disputanten.