- Stöd och service
- Linnémöten
Linnémöten
Linnémöten är ett samarbete mellan Kommunikationsavdelningen och Lokal- och serviceavdelningen vars uppgift är att ge er professionellt stöd med planering och genomförande av konferenser och evenemang samt att stärka Linnéuniversitetets varumärke.
Här finns också information och råd till dig som ska arrangera något utan stöttning/hjälp från Linnémöten.
Om du planerar en konferens eller ett evenemang, fysisk som digital, är du varmt välkommen att höra av dig till oss. Ju tidigare vi blir inkopplade, desto bättre möjligheter har vi att hjälpa till.
För dig som konferensarrangör kan ett samarbete med oss innebära:
- Mer kostnadseffektiva konferenser
- Mer tid till att jobba med konferensens innehåll
- Ett kommunikativt stöd och marknadsföring
- Ett stöd i att arrangera en digital konferens
- Förbättrad service till konferensdeltagarna
Bokning av Linnémöten
1. Utse en projektledare för konferensen.
2. Gör din evenemangsförfrågan (redan vid projektstart och innan Call for papers skickas ut). Du finner formuläret här.
3. Vi bokar ett uppstartsmöte och går igenom era behov och sedan lägger vi upp en plan för samarbetet.
Våra tjänster och stöd
Linnémöten kan avlasta dig med det administrativa och praktiska kring konferensen. Vi hjälper dig genom hela processen, från projektplanering och marknadsföring till deltagaradministration och utvärdering. Vi vill ge dig de bästa förutsättningarna för att lyckas med din konferens, oavsett om den är fysisk eller digital! Nedan ser du vilka tjänster som vi erbjuder.
Stöd vid projektledning
- Planering och rådgivning
- Kostnadskalkyl
- Evenemangsplan med checklistor
- Kommunikationsplan som en del av Evenemangsplanen
Kommunikation och marknadsföring
- Målgruppsanalys
- Kanalval
Exempel: Sociala medier, webb, film och foto (foto till profilbilder eller i marknadsföringssyfte) - Grafisk formgivning
- Formulering av texter, som rör konferensen
- Profilprodukter (exempelvis gåvor till deltagare eller föreläsare)
- Webbsida för konferensen inkl. online-registrering
- Press
- Nyhetsförmedling
(Kostnader för trycksaker och profilprodukter debiteras projektet.)
Deltagaradministration
- Anmälningsformulär med eller utan fakturering-/betalningsfunktion
- Ta emot, bekräfta och bevaka anmälningar
- Utskick via e-post och sms till anmälda deltagare
- Deltagarlistor anpassade efter behov
- Namnskyltar
(Deltagaradministration debiteras projektet med 50 kronor per deltagare vid användning av anmälningssystemet Axaco.)
Logistik
- Lokalbokning - fysiska och digitala rum
- Säkerhet
- Vaktmästeri
- IT-support
- Möblering
- Lokalvård
(Tjänster som kräver extra personal, till exempel vaktmästartjänster och teknisk service, eller tjänster utanför ordinarie arbetstid debiteras projektet.)
Sociala arrangemang
- Förslag på sociala arrangemang och bokning av externa lokaler
- Catering och restauranger
- Underhållning
- Scen och dekor
- Utflykter
Övrigt
- Ambassadörsförmedling/studentambassadörer (inkl. utbildning)
- Insamling av abstracts (Insamling av abstracts debiteras med 50 kr/inskickat abstract)
- Publicering av abstracts i samarbete med Universitetsbiblioteket
- Utvärdering
Vid frågor
Har du några frågor om ditt evenemang är du välkommen att kontakta oss på: konferens@lnu.se
Vi som arbetar med Linnémöten
Kommunikation
- Christel Olsson
- Nanny Fransson
- Sofie Kindstedt
- Lisiane Heemann
- Mikaela Möllerstedt
Lokal och service
- Martina Wilmén
- Susanna Svensson
- Anna Sjöström
Linnémöten är hållbarhetssäkrade
Linnémöten arbetar utifrån ett antal hållbarhetskriterier. Det handlar om en ambition, en god vilja och en målsättning och inte om en 100 % uppfyllnad av varje riktlinje. Du som arrangör förväntas göra det du kan för att uppfylla så många kriterier som möjligt.
Information för dig som ska arrangera på egen hand
Under flikarna nedan har vi samlat information, råd och tips för din planering och genomförande av en konferens eller ett evenemang på Linnéuniversitetet där du inte får hjälp av Linnémöten.
Boka lokaler
Mötesrum och fakultetsägda lokaler kan du boka själv, medan andra lokaler (lärosalar) behöver beställas via den centrala lokalbokningen, här kan du läsa mer om hur du går till väga.
Hybrid eller digital konferens
Om ni skall anordna en konferens/evenemang som skall vara hybrid eller digital, tänk på att boka en sal där det är möjligt att sända via zoom. Följande lokaler i Växjö och Kalmar är anpassade för den typen av konferens:
Växjö:
- Hus M- Södra salen
- Hus N– Ikea, N1017, N2040
- Hus K -Weber, K1051
- Hus H – Linnèsalen
Kalmar
- Hus Vita – Lapis
- Hus Vita – Azur
- Hus Magna - Fullriggaren
- Hus Culmen - Aula Sienna
Bokning av öppna ytor
Öppna ytor används ofta till att servera fika/lunch. De här måste bokas separat och görs via Easit. Gå in på den här länken.
- Välj, nytt ärende
- Välj, boka och beställ
- Välj, evenemangsförfrågan
- Välj, bokning av gallerior och entréer
- Fyll i formuläret och skicka in. Vi återkommer.
Regler och instruktioner vid hyra av lokaler
När du bokar öppna ytor på Linnéuniversitetet på egen hand, läs gärna igenom nedan filer, för aktuella regler och instruktioner.
Regler vid tillfällig lokaluthyrning.pdf
Växjö
Instruktioner för dig som hyr av universitetets lokaler.
Instructions for rental of university facilities.
Kalmar
Beställ grafiskt material
Du kan beställa grafiskt material via Easit. Du hittar formuläret här. För att skicka en sådan beställning behöver du ha ett färdigt underlag som grafikerna enkelt kan skapa det grafiska materialet utifrån.
Skapa kalenderhändelse eller konferenswebb
För att marknadsföra din konferens eller evenemang råder vi dig till att skapa antingen en kalenderhändelse eller konferenswebb på Lnu.se. Du kan be din webbredaktör på fakulteten att skapa en kalenderhändelse eller vända dig till Kommunikationsavdelningen för hjälp.
Här finns samlad information om hur du ber webbredaktören på fakulteten.
På den här mejlen når du Kommunikationsavdelningen: Kommunikationsavdelningen@lnu.se
Rådet är konferenswebb
Om du ska anordna en större konferens eller ett evenemang så är dock vårt råd att skapa en konferenssida som publiceras med alla andra konferenser som Linnémöten är inblandade i. Alla konferenser samlas här.
Även om Linnémöten inte har möjlighet att hjälpa er med hela planeringen kan vi i de flesta fall hjälpa er att bygga en konferenswebb, som sedan er webbredaktör kan hjälpa er att hålla uppdaterad.
Digital/hybrid konferens eller evenemang
För att arrangera digital eller hybrid konferens eller evenemang finns det flera olika digitala verktyg att ta hjälp av. Det går bra att kontakta din IKT-pegagog eller Linnémöten för tips och råd.
Det finns två typer av Zoom-rum
Vi på Linnémöten föreslår att man använder sig av Zoom Webinar för att få ett mer "lugnt" evenemang. Då är det bara de som presenterar som hörs och syns i bild. Det går även fint att spela in sitt evenemang utan att få med de som tittar i inspelningen. De som tittar kan lätt ställa frågor till de som presenterar genom Q&A, chatt eller genom att bli tilldelad ordet och kunna ställa sin fråga muntligt i webinariet.
Är det däremot ett evenemang där deltagarna ska interagera med varandra eller de som presenterar på ett annat sätt, diskutera i grupper eller dylikt, är ett vanligt zoom - eller teamsmöte att föredra.
Vill du sända via Zoom finns lämpliga lokaler listade under Boka lokaler här ovan.
Livesändning
Vill du livesända ditt evenemang med hjälp av Medieproduktion är det bra att i så tidigt skede som möjligt stämma av med dem vilken lokal som kan vara lämplig. Bra lokaler för livesändning i Växjö är IKEA och Weber och i Kalmar är det Fullriggaren eller Lapis.
I digitala eller hybrida sammanhang är god planering och körscheman väldigt viktigt. Du behöver kunna föreställa dig vad du vill se i rutan samtidigt som du lägger pusslet "behind the scenes", för att det också ska bli precis som du önskar i bild. Ha en tydlig rollfördelning, vem gör vad, vem tar ansvar om något händer, utse tidigt moderator och ha alltid genrep! Bättre att upptäcka i tid vad som eventuellt inte fungerar och kunna rätta till och bra att alla medverkande har träffats digitalt innan start. Det är lätt att tro att "alla vet" hur det digitala fungerar nuförtiden men det är inte alls sälkert.
Glöm inte Linnéuniversitetets synlighet
Tänk på att Linnéuniversitetets varumärke är lika viktigt digitalt som analogt. Se till att du har rätt mall för PPT, använd gärna de bakgrunder som finns i till exempel Zoom som har rätt loggor och använd gärna någon av våra presentationsfilmer om Linnéuniversitetet i början av din konferens eller ditt evenemang.
Disputation
Här finns underlag för att du själv ska kunna skapa bra och proffsiga disputationer. Lathunden är tänkt som en guide vid behov och får anpassas till varje enskilt tillfälle beroende på hur disputationen är planerad att äga rum.
Innan disputationen
Inbjudan och anmälningar hanteras via Linnémöten/Axaco och beställs av kontaktperson på berörd fakultet i uppstartsmötet. Kalenderhändelse på Lnu.se beställs på uppstartsmötet av Linnémöten om Linnémöten ska vara med i hela processen.
Inramning/värdskap
Digitalt:
- Lnu-bakgrund virtuellt, bör användas av talare från Lnu.
- Namn och roll anges i parentes i sin digitala presentation.
I fysisk lokal:
- Gärna att alla från Lnu har Lnu-pin på sina kläder.
- Roll-ups med Lnu-trädet.
- Högt ståbord/kateder med Lnu-duk över.
- Går det inte att ha duk på fungerar miniflaggor.
- Blomsterarrangemang i lokalen kan förhöja.
- Går det att använda gardiner för att dölja bakgrund som skrivtavlor?
Anpassa efter varje tillfälle! Gör gärna några av föreslagna ”gulifieringar”
Teknik
Boka in ett genrep för all teknik, inklusive placering kameror och briefa disputant och medverkande om roller/ansvarsfördelning och var/hur de skall titta. Lagom att ha mötet 1-2 veckor innan disputationen. När ni som är stjärnor pratar skall ni vara i bild! Använd spotlight-funktionen i zoom på den som ska tala. Är man flera talare samtidigt, sätt spotlight på alla talare.
Planera och rigga all teknik. Hur det här görs beror på om disputationen genomförs som webbinarium eller som hybridkonferens. Det finns till exempel möjligheter att ha spotlight på talare/talarna i webbinarium för extra tydlighet och speakers view i zoom-möte. Vid hybridkonferens kan det i nuläget vara aktuellt med en extra kamera på disputantens dator så att deltagarna kan få ögonkontakt med disputanten på bästa sätt.
I power point förbereda i Lnu-mallen:
- en slide med hållpunkter för dagen som inleder dagen
- en slide för väntrum i Zoom eller som möter deltagare till webbinarium
- eventuellt en slide som förklarar avslutet av dagen när betygsnämnden har möte. Det vill säga att beslut inte kommer att meddelas här och nu och information om var och när deltagare får besked om hur det har gått.
Kanske enklast att hänvisa till kalenderhändelsen där information kan finnas?
Möjlighet att visa film med presentation av Linnéuniversitetet till exempel inledningsvis vid presentationen (en avvägning då en disputation är en examinerande handling och inte ett event).
https://play.lnu.se/media/0_xw2yddr0 (längre version)
https://lnu.box.com/s/g0jaaoa4678xtkgyy388v24pzqyptfec (kortare version)
Utskick till åhörare
Information till åhörare om hur en disputation går till med hållpunkter för dagen, en kortfattad förklaring om vilka som deltar, roller/ansvar så att det underlättar förståelsen för och ger en bra upplevelse av evenemanget.
I samma utskick en länk eller en kort förklaring till hur ett möte i Zoom/webbinarium fungerar och hur man ansluter till mötet.
Under disputation
- Snabbt teknikintroduktion till deltagare som till exempel avstängda mikrofoner, upplägg chatt, frågor och så vidare. Det här får anpassas efter hur disputationen genomförs (hybrid, zoom, webbinarium).
- Visa ppt:n slides i introduktion eller vid pauser. Det ligger på hosten som behöver låsa datorn för det vid de här tillfällena (eller koppla upp en extra dator just för det ändamålet eller assigna en co-host för uppgiften).
- Inledningsvis eller vid paus möjlighet till showreel.
- PPT som förklarar avslutet av dagen när betygsnämnden har möte.
Det vill säga att beslut inte kommer att meddelas här och nu. - Meddela när och hur beslut förmedlas till deltagarna/åhörarna.
Efter disputation
Skicka ut beslutet till samtliga deltagare. Alternativt lägga ut i kalenderhändelsen hur en får tag i beslutet/hur det gick för disputanten.
Och så åtta handfasta tips för en lyckad konferens!
-
Har du besökare som aldrig varit här innan? Universitetets lokaler kan uppfattas närmast labyrintiska. Var tydlig med var ni träffas första gången, för exempelvis registrering. Ett tips är att använda gatupratare (som kan beställas här). Eller att välj ut en uppsamlingsplats dit man enkelt hittar, t.ex. entrén på universitetsbiblioteket (i Kalmar känt som det gula huset) eller Pressbyrån i Växjö. Om du har besökare som kommer med tåget, att tillhandahålla information om vilken buss de tar ut till universitetet uppskattas av många.
-
Första intrycket är viktigt - testa därför alltid tekniken i god tid innan, både ljud och bild.
-
Är det flera talare som ska prata och visa presentationer? Lägg in korta pauser i schemat för att i lugn och ro byta presentation och sätta på mikrofon. Uppskattas både av föreläsaren, som slipper känna sig mindre iakttagen när rätt presentation ska letas fram och av de som suttit ned och lyssnat som får sträcka på sig.
-
När du skapar en inbjudan eller en händelse i vårt kalendarium på Lnu.se, skriv alltid fram vem konferensen riktar sig till, vad deltagarna kan förvänta sig och vem de kan höra av sig till vid frågor.
-
Nyttja Linnéuniversitetets redan goda anseende - använd den grafiska profil som finns och gör det tydligt att Linnéuniversitetet är avsändare.
-
Använd mick om du har fler än 30 deltagare. Kanske ställer du kontrollfrågan; “Hör alla?”, den som inte hör svarar sannolikt inte. Det blir ett störningsmoment hela konferensen för den med nedsatt hörsel.
-
Snåla inte in på fikat - ett stabilt blodsocker håller deltagarna på topp. En hungrig deltagare kan inte tänka på annat än mat och tar inte till sig av konferens innehåll.
-
Ska du anordna en till konferens efter denna? Släng ihop en snabb utvärdering och dela ut på lämpligt vis, räcker ju gott med ett antal frågor i ett mejl, för att få veta vad du kan göra bättre nästa gång.
Stort lycka till med din konferens önskar vi på Linnémöten!