- Stöd och service
- Linnémöten
Linnémöten
Linnémöten är ett samarbete mellan Kommunikationsavdelningen och Lokal- och serviceavdelningen vars uppgift är att ge er professionellt stöd med planering och genomförande av konferenser och evenemang samt att stärka Linnéuniversitetets varumärke.
Om du planerar en konferens eller ett evenemang, fysisk som digital, är du varmt välkommen att höra av dig till oss. Ju tidigare vi blir inkopplade, desto bättre möjligheter har vi att hjälpa till.
För dig som konferensarrangör kan ett samarbete med oss innebära:
- Mer kostnadseffektiva konferenser
- Mer tid till att jobba med konferensens innehåll
- Ett kommunikativt stöd och marknadsföring
- Ett stöd i att arrangera en digital konferens
- Förbättrad service till konferensdeltagarna
Hur gör man?
1. Utse en projektledare för konferensen.
2. Gör din evenemangsförfrågan (redan vid projektstart och innan Call for papers skickas ut). Du finner formuläret här.
3. Vi bokar ett uppstartsmöte och går igenom era behov och sedan lägger vi upp en plan för samarbetet.
De tjänster vi erbjuder finns här nedan under fliken "Tjänster och stöd".
Tjänster och stöd
Linnémöten kan avlasta dig med det administrativa och praktiska kring konferensen. Vi hjälper dig genom hela processen, från projektplanering och marknadsföring till deltagaradministration och utvärdering. Vi vill ge dig de bästa förutsättningarna för att lyckas med din konferens, oavsett om den är fysisk eller digital! Nedan ser du vilka tjänster som vi erbjuder.
Stöd vid projektledning
- Planering och rådgivning
- Kostnadskalkyl
- Evenemangsplan med checklistor
- Kommunikationsplan som en del av Evenemangsplanen
Kommunikation och marknadsföring
- Målgruppsanalys
- Kanalval
Exempel: Sociala medier, webb, film och foto (foto till profilbilder eller i marknadsföringssyfte) - Grafisk formgivning
- Formulering av texter
- Profilprodukter (exempelvis gåvor till deltagare eller föreläsare)
- Webbsida för konferensen inkl. online-registrering
- Press
- Nyhetsförmedling
(Kostnader för trycksaker och profilprodukter debiteras projektet.)
Deltagaradministration
- Anmälningssida med betalnings- och/eller faktureringsfunktion
- Ta emot, bekräfta och bevaka anmälningar
- Utskick via e-post och sms till anmälda deltagare
- Deltagarlistor anpassade efter behov
- Namnskyltar
(Deltagaradministration debiteras projektet med 50 kronor per deltagare vid användning av anmälningssystemet Axaco.)
Lokaler och hotell
- Lokalbokning - fysiska och digitala rum
- Säkerhet
- Vaktmästeri
- Teknisk service
- Möblering
- Lokalvård
(Tjänster som kräver extra personal, till exempel vaktmästartjänster och teknisk service, eller tjänster utanför ordinarie arbetstid debiteras projektet.)
Sociala arrangemang
- Förslag på sociala arrangemang och lokaler
- Catering och restauranger
- Underhållning
- Scen och dekor
- Utflykter
Övrigt
- Ambassadörsförmedling/studentambassadörer (inkl. utbildning)
- Inlämning av abstracts i samband med konferensanmälan (om man valt anmälningssystemet Axaco)
- Publicering av abstracts i samarbete med Universitetsbiblioteket
- Utvärdering
Kontakta oss
Vi vill hjälpa dig att skapa ett lyckat evenemang. Mest nytta av vår kompetens får du om du kontaktar någon av oss på Linnémöten i så tidigt skede som möjligt.
Du når oss på konferens@lnu.se.
Vi som arbetar med Linnémöten
Kommunikation
- Christel Olsson
- Nanny Fransson
- Sofie Kindstedt
- Lisiane Heemann
- Mikaela Möllerstedt (föräldraledig)
Lokal och service
- Martina Wilmén
- Susanna Svensson
- Anna Sjöström
Lathund, disputationer
Här finns underlag för att du själv ska kunna skapa bra och proffsiga disputationer. Lathunden är tänkt som en guide vid behov och får anpassas till varje enskilt tillfälle beroende på hur disputationen är planerad att äga rum.
Innan disputationen
Inbjudan och anmälningar hanteras via Linnémöten/Axaco och beställs av kontaktperson på berörd fakultet i uppstartsmötet. Kalenderhändelse på Lnu.se beställs på uppstartsmötet av Linnemöten om Linnémöten ska vara med i hela processen.
Inramning/värdskap
Digitalt
- Lnu-bakgrund virtuellt, bör användas av talare från Lnu.
- Namn och roll anges i parentes i sin digitala presentation.
I fysisk lokal
- Gärna att alla från Lnu har Lnu-pin på sina kläder.
- Roll-ups med Lnu-trädet.
- Högt ståbord/kateder med Lnu-duk över.
- Går det inte att ha duk på fungerar miniflaggor.
- Blomsterarrangemang i lokalen kan förhöja.
- Går det att använda gardiner för att dölja bakgrund som skrivtavlor?
Anpassa efter varje tillfälle! Gör gärna några av föreslagna ”gulifieringar”
Teknik
Boka in ett genrep för all teknik, inklusive placering kameror och briefa disputant och medverkande om roller/ansvarsfördelning och var/hur de skall titta. Lagom att ha mötet 1-2 veckor innan disputationen. När ni som är stjärnor pratar skall ni vara i bild! Använd spotlight-funktionen i zoom på den som ska tala. Är man flera talare samtidigt, sätt spotlight på alla talare.
Planera och rigga all teknik. Hur det här görs beror på om disputationen genomförs som webbinarium eller som hybridkonferens. Det finns till exempel möjligheter att ha spotlight på talare/talarna i webbinarium för extra tydlighet och speakers view i zoom-möte. Vid hybridkonferens kan det i nuläget vara aktuellt med en extra kamera på disputantens dator så att deltagarna kan få ögonkontakt med disputanten på bästa sätt.
I power point förbereda i Lnu-mallen:
- en slide med hållpunkter för dagen som inleder dagen
- en slide för väntrum i Zoom eller som möter deltagare till webbinarium
- eventuellt en slide som förklarar avslutet av dagen när betygsnämnden har möte Det vill säga att beslut inte kommer att meddelas här och nu och information om var och när deltagare får besked om hur det har gått.
Kanske enklast att hänvisa till kalenderhändelsen där information kan finnas?
Möjlighet att visa film med presentation av Linnéuniversitetet till exempel inledningsvis vid presentationen (en avvägning då en disputation är en examinerande handling och inte ett event).
https://play.lnu.se/media/0_xw2yddr0 (längre version)
https://lnu.box.com/s/g0jaaoa4678xtkgyy388v24pzqyptfec (kortare version)
Utskick till åhörare
Information till åhörare om hur en disputation går till med hållpunkter för dagen, en kortfattad förklaring om vilka som deltar, roller/ansvar så att det underlättar förståelsen för och ger en bra upplevelse av evenemanget.
I samma utskick en länk eller en kort förklaring till hur ett möte i Zoom/webbinarium fungerar och hur man ansluter till mötet.
Under disputation
- Snabbt teknikintroduktion till deltagare som till exempel avstängda mikrofoner, upplägg chatt, frågor och så vidare. Det här får anpassas efter hur disputationen genomförs (hybrid, zoom, webbinarium).
- Visa ppt:n slides i introduktion eller vid pauser. Det ligger på hosten som behöver låsa datorn för det vid de här tillfällena (eller koppla upp en extra dator just för det ändamålet eller assigna en co-host för uppgiften).
- Inledningsvis eller vid paus möjlighet till showreel.
- PPT som förklarar avslutet av dagen när betygsnämnden har möte.
Det vill säga att beslut inte kommer att meddelas här och nu. - Meddela när och hur beslut förmedlas till deltagarna/åhörarna.
Efter disputation
Skicka ut beslutet till samtliga deltagare. Alternativt lägga ut i kalenderhändelsen hur en får tag i beslutet/hur det gick för disputanten.