Effektiva och kreativa möten

Tydliga syften och mötesformer ökar effektiviteten i mötet. Innan du kallar till möte, fundera på om mötet behövs eller om informationen kan delges på annat sätt. Om det finns behov av ett möte, välj en av följande mötestyper utefter mötets syfte. Vissa möten, såsom beslutsmöten, regleras i Myndighetsförordning och Förvaltningslag och undantas därför från universitetets mötespolicy.

Informationsmöte
Informationsmöte används när du vill informera många människor samtidigt om ett viktigt tema eller ämne. Det är huvudsakligen envägskommunikation.

Arbetsmöte
Ett arbetsmöte är de möten där det arbetas gentemot ett gemensamt mål, till exempel att genomföra ett uppdrag, skriva ett gemensamt dokument eller på annat sätt arbeta tillsammans. Det kan också vara avstämning mellanchef och medarbetare eller en workshop.

Informellt möte
Informellt möte planeras generellt inte i förväg, sker allmänt i en neutral miljö, så som fikarum eller i korridoren. Inga bestämmelser sker under informella mötesformer.

Alla möten och resor ska vara så kostnadseffektiva som möjligt med hänsyn taget till en trygg och säker arbetsmiljö, minsta möjliga miljöpåverkan och förbättrad hälsa. Plats för mötet kan vara digitalt, fysiskt, hybrid eller via telefon. Innan du bokar mötet bör du fundera på vilken mötesform som passar bäst.

Fysiskt möte
Fysiska möten sker när deltagare träffas på samma plats. Fysiskt möte lämpar sig bland annat vid vissa typer av arbetsmöten, vid känsliga samtal och vid teambuildningaktiviteter.

Digitalt möte
Digitala möten är möten som sker på digitaliserade plattformar, som exempelvis Zoom eller Teams. Det är möten som gör det möjligt för vem som helst att delta oavsett var de befinner sig. Digitala möten lämpar sig vid informationsmöten och vissa typer av arbetsmöten som inte kräver fysisk närvaro.

Hybridmöte
Ett hybridmöte är ett möte som sker både fysiskt och digitalt. Denna form är lämplig om en eller flera mötesdeltagares närvaro är nödvändig, men av olika anledningar inte har möjlighet att närvara fysiskt.

Telefonmöte
Telefonmöten är ett möte som sker mellan två personer via telefon. Det kan lämpa sig om två personer snabbt behöver dela information, vilket även ger möjligheter till en ”walk and talk”.

Mötesinbjudan är ett viktigt redskap för att deltagare ska kunna förbereda sig på mötets innehåll och vad som förväntas av dem. Beskriv mötets syfte och mål, samt vilka förberedelser som krävs. Inbjudan bör vara kort och koncis.

Exempel på mötesinbjudan:

Möte om mötespolicy

Datum och tid: 2022-01-10 – kl. 14.15-15.00

Plats och lokal: Zoom (digitalt möte)

Syfte och mål med mötet: Inledande möte för framtagandet av ny mötespolicy. Mål att starta en diskussion om policyns innehåll.

Mötestyp: Arbetsmöte

Mötesdeltagare: Therése Iveby Gardell, Emma Ebintra, Amanda Niklasson, Marianne Johansson-Hellström, Joakim Karlsson och Ulrika Bengtsson-Verde

Förberedelser inför mötet: Läs igenom beslutad resepolicy.

Dagordningen ska skickas ut i god tid innan mötet, gärna fem arbetsdagar, och läggs sedan i mötesbokningen. Detta gör det lättare för deltagare att förbereda sig och veta vad som förväntas av dem på mötet.

• Sätt de viktigaste punkterna först.
• Anpassa dagordningen till mötets syfte, mål och tidsomfattning.
• Var tydlig med vilka förväntningar du har på mötesdeltagarna genom att tydliggöra vilken form ärendet har (information,diskussion eller beslut).
• Tidsätt programpunkter vid behov.
• Lägg in paus som en programpunkt vid längre möten.

Exempel på dagordning:

Möte om mötespolicy

Ärende 1: Information: Varför ska vi ha en mötespolicy?
                 kl. 14.15
                 Leds av: Therése

Ärende 2: Diskussion: Vad bör mötespolicyn innehålla?
                 kl. 14.20
                 Leds av: Samtliga deltagare

Ärende 3: Beslut: Hur går vi vidare?
                 kl. 14.45
                 Leds av: Therése

Det är viktigt att rätt personer bjuds in till mötet med hänsyn till kompetens och att, om möjligt, sträva efter en jämn könsfördelning. Det bör därför vara tydligt för deltagaren hur dennes kompetens är väsentlig för mötet. 

• Vem behöver medverka vid mötet?
• Har mötet jämn könsfördelning? Om inte, går det att göra något åt det?
• Har du tydliggjort varför deltagarna är inbjudna till mötet?
• Har du glömt att bjuda in någon som är väsentlig för ämnet som ska diskuteras?

Här kan ni alternera. En mötesledare, en tidtagare och någon som för anteckningar. Variationen gör att hjärnan håller sig mer alert. Alla har också ansvaret att hjälpa rollerna att nå sina mål.

Mötesledare: Ser till att dagordning följs samt fördelar ordet, lyssna in och visar intresse för deltagarnas reaktioner och åsikter. Mötesledare behöver inte vara chef.

Mötesdeltagare: Deltar på mötet och bidrar med sin kompetens.

Sekreterare: För anteckningar.

Hybridansvarig: Vid större hybridmöten behövs en ansvarig som har koll på digitala mötesdeltagares frågor och deltagande.

Tidtagare: Denna mötesroll hjälper ledaren med den tid som spenderas på varje ärende i dagordningen.

Mötestider behöver anpassas för att vara så tillgängliga och tidseffektiva som möjligt. Det innebär att ta hänsyn till personer som behöver lämna/hämta på förskola och efter undervisningstider om undervisande personal ska delta. 

• Börja möten vid kvart över.
• Försök hålla mötet inom tiden 9.15-15.00.
• Tiderna vid fysiska möten där personal behöver resa mellan Kalmar/Växjö ska anpassas efter tågtidtabell. Genom att anpassa mötestider till kollektivtrafiken kan hållbart och kollektivt resande underlättas.
• Var noga med pauser och återhämtning före, under och efter möten. En tumregel är att för varje mötestimme behövs 15 minuters paus.

Inledningen av mötet har stor betydelse för hur resten av mötet kommer att utvecklas. Inled därför dina möten så att deltagarna känner sig välkomna, betydelsefulla och får förståelse för mötets syfte.

• Genomgång av dagordning, syfte och mål med mötet.
• Introduktion av deltagare om de inte känner varandra.

Avsluta mötet på ett tydligt sätt. Sammanfatta gärna mötets huvudpunkter, särskilt om det har resulterat i konkreta uppdrag och uppgifter, eller om mötets syfte varit att hämta in synpunkter.   

• Har ni uppnått mål och syfte med mötet?
• Hur går ni vidare efter mötet?
• Tacka alltid presentatörer och deltagare.

Ibland bemöter vi omedvetet män, kvinnor, icke-binära och personer i diverse roller i den akademiska hierarkin olika. Se till att bemöta alla lika, och ge samtliga deltagare samma möjlighet till åsikt och utrymme.

• Var uppmärksam så att alla som vill kommer till tals.
• Fördela ordet rättvist och försök att inte förfördela någon.
• Se till att diskussionen följer agendan, och var uppmärksam på om någon ”kidnappar” diskussionen.
• Ställ konkreta frågor så att så många som möjligt kan ge sina synpunkter. Vid vag frågeställning har inte alla lika lätt att tala fritt.
• Se skilda åsikter som ett konstruktivt sätt att samla in olika infallsvinklar, snarare än som något besvärligt.
• Om förkortningar eller termer används som endast är kända hos en liten grupp, eller om någon hänvisar till en viss person, se till att samtliga deltagare förstår vad som menas.

Här finner du som mötesledare vad du bör tänka på vid fysiska möten.

• Vid fysiska möten ska mötesledaren ta hänsyn till miljö/klimat, var mötesdeltagarna befinner sig (Kalmar/Växjö) och tillgänglighet.
• Är du som mötesledaren bekant med den tekniska utrustning som behövs, och kan enkelt använda den? Om inte, finns det någon annan som kan hjälpa till?
• Vid större möten, tänk på att använda mikrofon.
• Se till att lokalen har en jämn belysning som inte bländar.
• Använd endast svarta pennor på whiteboard för optimal synlighet.
• Vid powerpoint-presentation ska presentatören läsa upp allt som står.
• Kan en person som använder rullstol eller har synnedsättning lätt nå möteslokalen, toaletter, podium, åhörarplats och eventuella grupparbetsutrymmen?
• Finns det behov av annan hörselteknisk utrustning i lokalen (till exempel teleslinga/hörslinga)?

Här finner du som mötesledare vad du bör tänka på vid digitala möten.

• Ha koll på tekniken. Testa tekniken i god tid innan och uppmuntra folk som känner sig osäkra att logga in tidigare till mötet för att säkra att tekniken fungerar.
• Alla mötesdeltagare ska ha sin kamera på för att skapa en större känsla av närvaro. Precis som vid ett fysiskt möte vill de andra deltagarna se ditt ansikte och få en uppfattning om vem du är och hur du reagerar på det andra säger. Tänk på att ansikten syns bättre om man undviker att ha starka ljuskällor, som fönster eller en lampa, bakom sig.
• För att få en god ljudmiljö bör ljudet testas för att säkerställa att det fungerar bra. Det är också bra att deltagarna stänger av sina mikrofoner när de inte pratar.
• Det kan vara bra att ha satt regler för turtagning från början eller ha en mötesledare som fördelar ordet genom exempelvis handuppräckning för att undvika osäkerhet om vem som ska tala och när.

Här finner du som mötesledare vad du bör tänka på vid hybrid möten.

• Vid hybridmöten är det viktigt att involvera de som är med på distans.
• Som mötesledare behöver du börja med att välkomna och involvera dem som är med på distans.
• Alla som deltar kopplar upp sig på mötet via digitala mötesplatsformar, så att de som deltar via distans kan se samtliga deltagare. För att undvika rundgång ska enbart en dators ljud vara påslaget i det fysiska rummet.
• För att ge samtliga deltagare lika möjligheter att delta i mötet kan ordet fördelas genom handuppräckning i den digitala mötesplatsformen.

I Serviceportalen kan du läsa mer de olika e-mötestjänsterna universitetet erbjuder: 

• Zoom
• Teams

Boka uppstartssupport för e-möten i Självservice.

Mötesdeltagare ska aktivt verka för att det som bestäms på mötet också efterlevs i praktiken. Stäm av vem som gör vad och när, om uppdrag har fördelats ut under mötet.

Dokumentation från mötet tydliggör vad som sagts och eventuellt bestämts, den ger även andra som inte kunnat närvara inblick i vad mötet handlat om. Mötesdeltagare förväntas läsa igenom dokumentationen.

• Publicera eller skicka relevant dokumentation och eventuella presentationsbilder eller inspelningar i tillgänglig form till deltagare.
• Sammanfatta vad man kommit fram till på mötet.