Regelverk och förutsättningar för rekrytering

En myndighet som ska anställa en arbetstagare ska på något lämpligt sätt informera om det så att de som är intresserade av tjänsten kan göra en ansökan.

Om det finns särskilda skäl behöver man dock inte informera om den lediga tjänsten. I följande situationer anses det finnas särskilda skäl:

• Vid omplacering av en anställd som riskerar uppsägning till en ledig anställning
• Vid anställning av den som har anmält anspråk på företrädesrätt till återanställning
• Vid anställning av den som har anmält anspråk på företrädesrätt till högre sysselsättningsgrad
• Vid anställning av den som är uppsagd (och omfattas av Avtal om omställning respektive av den som har anvisats av arbetsförmedlingen som har en funktionsnedsättning.)

Inte heller vid kallelse till professor behöver man informera om ny tjänst.

Linnéuniversitetets anställningsordning för lärare reglerar Linnéuniversitetets lärarkategorier, behörighet och bedömningsgrunder för läraranställningar och Linnéuniversitetets rutiner för rekrytering och befordran.

Till anställningsordningen finns kompletterande riktlinjer gällande anvisningar till sökande och sakkunniga vid ansökan om anställning, befordran eller utnämning till docent. 

Som arbetsgivare är vi ansvariga för att kontrollera att medarbetaren har ett giltigt arbets- eller uppehållstillstånd innan arbetet vid Linnéuniversitetet kan påbörjas. Reglerna kring olika typer av arbets- och uppehållstillstånd är komplexa och processerna tidsödande. Därför är det viktigt att ni har god framförhållning och involverar institutionens HR-partner i ett tidigt skede så att de kan vara ett stöd i processen.  

Det finns en vägledning från Migrationsverket som riktar sig direkt till lärosäten. Där hittar du information kring regler och ansökningsrutiner.

Läs mer om vilka som behöver tillstånd på sidan om internationell rekrytering.

Förvaltningslagens jävsregler gäller i rekryteringsärenden. 

Utdrag ur Förvaltningslagen (2017:900)

Jäv 

16 §   Den som för en myndighets räkning tar del i handläggningen på ett sätt som kan påverka myndighetens beslut i ärendet är jävig om

1. han eller hon eller någon närstående är part i ärendet eller annars kan antas bli påverkad av beslutet i en inte oväsentlig utsträckning,
2. han eller hon eller någon närstående är eller har varit ställföreträdare eller ombud för en part i ärendet eller för någon annan som kan antas bli påverkad av beslutet i en inte oväsentlig utsträckning,
3. han eller hon har medverkat i den slutliga handläggningen av ett ärende hos en annan myndighet och till följd av detta redan har tagit ställning till frågor som myndigheten ska pröva i egenskap av överordnad instans, eller
4. det finns någon annan särskild omständighet som gör att hans eller hennes opartiskhet i ärendet kan ifrågasättas.

Om det är uppenbart att frågan om opartiskhet saknar betydelse, ska myndigheten bortse från jäv.

17 §   Den som är jävig får inte ta del i handläggningen av ärendet och inte heller närvara när ärendet avgörs. Han eller hon får dock utföra sådana uppgifter som inte någon annan kan utföra utan att handläggningen försenas avsevärt.

18 §   Den som känner till en omständighet som kan antas göra honom eller henne jävig ska omedelbart anmäla detta till myndigheten.

En myndighet ska pröva en jävsfråga så snart som möjligt.

Den som jävet gäller får ta del i prövningen av jävsfrågan endast om det krävs för att myndigheten ska vara beslutsför och någon ersättare inte kan kallas in utan att prövningen försenas avsevärt.

Våra rekryteringar omfattas av offentlighetsprincipen. Det innebär bland annat att de handlingar som ligger till grund för anställningsbeslutet är allmänna handlingar. Har exempelvis en referenstagning varit avgörande för ett beslut att erbjuda eller inte erbjuda en kandidat anställning, så är detta viktig information som ska vara dokumenterad och anses därmed som allmän.

Allmänna handlingar bedöms sedan huruvida de är offentliga eller sekretessbelagda. Offentliga handlingar ska lämnas ut vid begäran, medan sekretessbelagd information inte får lämnas ut. Om en handling i ett rekryteringsärende ska lämnas ut eller inte, är alltså en bedömningsfråga från fall till fall.

Registraturen är experter på offentlighet och sekretesslagen, och därför är det rekommenderat att alltid kontakta registrator vid förfrågningar om utlämnande av handlingar. Enklast är att skicka över förfrågan till registrator@lnu.se så ser de till att hantera förfrågan korrekt. De kan behöva hjälp av rekryterande chef eller HR-partner för att samla ihop allt relevant material, men bedömningen gör dem sedan utifrån sin kompetens om offentliga handlingar och sekretess.

Läs mer om offentlighetsprincipen på Regeringskansliets webbsida.

Vid särskild visstidsanställning (SÄVA) behöver arbetsgivaren inte uppge något särskilt skäl till tidsbegränsningen. Arbetsgivare har en särskild informationsskyldighet vad gäller SÄVA. Arbetstagaren ska skriftligen informeras om att han eller hon har anställts i en SÄVA i samband med att anställningsavtalet ingås. Tidsbegränsningsgrunden framkommer på anställningsavtalet eller på överenskommelsen om intermittent anställning.

När en arbetstagare har haft SÄVA i mer än tolv månader under en femårsperiod övergår anställningen till en tillsvidareanställning, en sk konvertering. Tänk på att en tidsbegränsad månadsanställning på SÄVA och tiden för intermittent anställning räknas samman. Vid beräkning av anställningstid för SÄVA gäller en särskild "beräkningsregel". Om en arbetstagare har haft minst tre anställningstillfällen enligt SÄVA vid Linnéuniversitetet under en kalendermånad, ska också mellanliggande tid räknas som anställningstid. Det betyder att anställningstiden ska räknas från det första till det sista anställningstillfället i kalendermånaden.

Övergångsreglerna mellan ALVA och SÄVA reglerar att en person som anställs i en SÄVA efter den 1 oktober 2022 får räkna in anställningstid i ALVA retroaktivt mellan den 1 mars 2022 och den 30 september 2022 vid beräkning av när anställningen övergår till en tillsvidareanställning. Den retroaktiva tiden i ALVA beräknas enligt regelverket för en ALVA.

Kontakta gärna din HR-partner för råd och stöd.

Denna tidsbegränsningsgrund används för att ersätta en eller flera personer som är tillfälligt frånvarande från sin anställning. Den kan också användas under pågående tillsättning av en anställning. Om en anställd har haft ett eller flera vikariat vid Linnéuniversitetet i sammanlagt mer än två år under de senaste fem åren övergår anställningen till en tillsvidareanställning.  

Kontakta gärna din HR-partner för råd och stöd.

Verksamheten har ibland behov att erbjuda mycket korta och tillfälliga anställningar som endast är några timmar eller dagar och då kan en så kallad intermittent anställning användas. Intermittent anställning är inte en speciell anställningsform utan ett sätt att beskriva en mycket kortvarig anställning vid ett eller flera tillfällen där den anställde har rätt att tacka ja eller nej vid varje anställningserbjudande.

För att reglera anställningsförhållandet mellan arbetstagare och arbetsgivare ska en överenskommelse om intermittent anställning ingås där man i förväg kommit överens om arbetsuppgifter och villkor. Begreppet intermittent anställning klargör att den tidsbegränsade anställningen inte sträcker sig över en sammanhängande period, utan begränsas till varje enskilt tillfälle som den anställde tackat ja till att arbeta, efter erbjudande från arbetsgivaren. Varje arbetsdag är att anses som en ny anställning.

Tidsbegränsningsgrunden som används för intermittent anställning vid Linnéuniversitetet är fr o m 221001 särskild visstidsanställning, SÄVA.

Om det finns behov av arbete i större omfattning eller längre sammanhängande anställningsperiod får alternativ till intermittent anställning ses över i varje enskilt fall. Kontakta din HR-partner för vidare diskussion.

För anställda vid Lnu som tillfälligt åtar sig uppdrag som exempelvis tentavärd eller högskoleprovsvärd skrivs ingen överenskommelse.

Blanketter

För att förtydliga att det inte rör sig om en fortlöpande anställning ska överenskommelse om villkor för korta och tillfälliga anställningar göras av dig som chef, det görs på blanketten överenskommelse om intermittent anställning. Överenskommelsen skrivs på en period som normalt är max ett år. Ansvarig chef ansvarar för att överenskommelse skrivs och skickas till primulahandläggare på resp enhet som sedan skickar originalet till registraturen.

Om arbetstagaren arbetar på mer än enhet kan flera överenskommelser behöva skrivas. Vid arbete på flera enheter, men inom samma avdelning, kan arbetsuppgifterna på de olika enheterna beskrivas på en och samma blankett, samtliga berörda sektionschefer signerar. Vid arbete på olika avdelningar skrivs olika överenskommelser för respektive avdelning. I dessa fall är det extra viktigt att vara uppmärksam på den sammanlagda arbetstiden för individen. Tänk på att ange timlönen på blanketten! Det finns lokala kollektivavtal för timlöner.

Blanketten Underlag för ersättning till intermittent anställda fylls i av arbetstagaren för att registrera arbetade timmar under månaden. Det är mycket viktigt att den intermittent anställde inkommer med underlaget efter varje arbetad månad för att LAS-tid ska uppdateras löpande. Senast den 5:e månaden efter utfört arbete lämnas blanketten till aktuell primulahandläggare som registrerar timmarna i Primula. Blanketten skickas sedan till lönesektionen som lönematerial för arkivering.

Konvertering av intermittent anställning

En intermittent anställning konverteras, dvs övergår till en tillsvidareanställning, i enlighet med de villkor som regleras i lagen om anställningsskydd, LAS. Vid konvertering till tillsvidareanställning gäller den sysselsättningsgrad och organisatoriska placering som råder vid datum för konvertering.

Om du som chef behöver anlita uppdragstagare såsom sakkunniga, opponenter eller studentrepresentanter i olika organ ska blanketten Underlag för ersättning till uppdragstagare användas. Blanketten lämnas till primulahandläggaren på resp enhet. Uppdraget ersätts med ett arvode.

För flera uppdrag finns fasta arvoden beslutade.

Att anlita en juridisk person, till exempel en konsult, kan vara ett alternativ till anställning. Vid anlitande av juridisk person ska upphandlingsregelverket tillämpas. Notera att Linnéuniversitetets samtliga kostnader av samma slag för anlitande av juridisk person ska beaktas vid bedömning av beloppsgränserna. 

Rådgör med upphandlare på ekonomiavdelningen om du behöver stöd i upphandlingsfrågor.

Som huvudregel ska dock utbildning och forskning vid Linnéuniversitetet bedrivas av anställd personal och myndighetsutövning får inte överlåtas till utomstående.