Rekryteringsprocessen

1.1 Identifiera behovet - behöver det rekryteras?

Inför en rekrytering behöver en behovsanalys göras och den ska utgå från institutionens eller avdelningens/sektionens kompetensförsörjningsplan.

De frågor som behöver besvaras är till exempel;

• Vilka arbetsuppgifter behöver göras?
• Kommer det att ske förändringar i personalgruppen inom den närmaste framtiden som bör beaktas redan nu?
• Hur ser ekonomin ut?
• Hur ser arbetsgruppens kompetens ut idag och hur behöver den utvecklas i relation till förändringar i verksamheten och i omvärlden?
• Hur är könsfördelningen inom arbetsgruppen? Vad kan vi göra för att jämna ut eventuell ojämn könsfördelning?

Behöver det rekryteras?
Du behöver även fundera över om en rekrytering behövs eller om behovet kan lösas på något annat sätt och om behovet kortsiktigt eller långsiktigt.

• Kan arbetsuppgifterna omfördelas inom institutionen/avdelningen? (inom ramen för medarbetares anställningsavtal)
• Kan arbetsgivaren arbetsleda inom myndigheten
• Kan medarbetare lånas från en annan institution/avdelning?
• Är det möjligt att öka anställningsgraden för deltidsanställda?

Vid ett kortsiktigt behov är det möjligt att anlita upphandlade bemanningsföretag. Vid intresse av detta kontakta din HR-partner.

I de fall det finns pågående omplaceringsutredningar, anställda med företrädesrätt eller anställda i behov av omplacering på myndigheten informerar HR-avdelningen om det i förekommande fall.

Chefen ansvarar för att behovsanalysen genomförs. HR-partner kan vara ett stöd.

1.2 Utse en rekryteringsgrupp och planera rekryteringen

Börja tidigt i processen med att utse en rekryteringsgrupp. Deltagarna kan då eventuellt vara med vid framtagandet av anställningsprofilen och vid tidsplaneringen för när olika moment ska ske i den fortsatta processen.

HR-partnern ansvarar för att en rekryteringsplan fylls i efter dialog med rekryterande chef.

1.3 Upprättande av anställningsprofil

När du skriver anställningsprofilen är det viktigt att du endast skriver de krav som verkligen är relevanta för anställningen så inte kandidater som skulle kunna vara lämpliga för anställningen utesluts. Dessa krav och meriterande kriterier kommer sedan ligga till grund för hela urvalsarbetet.

Tänk noga igenom vilka kunskaper, erfarenheter och personliga egenskaper som krävs för anställningen. Samarbetsförmåga bör utgöra en bedömningsgrund vid alla anställningar. Vid rekrytering av lärare framgår det av Anställningsordning för lärare vid Linnéuniversitetet att god samarbetsförmåga och lämplighet i övrigt som krävs för att fullgöra arbetsuppgifterna alltid ska utgöra en bedömningsgrund.

Du ansvarar för att skriva innehållet i anställningsprofilen med hjälp av den stödtext som finns i mallarna för olika anställningsprofiler. HR-partnern ansvarar för att annonsen är arbetsrättsligt och layout-mässigt korrekt och HR-partnern utgör även ett stöd i analysen av krav och meriter. 

Stäm vid behov av med HR-partnern om vilken titel som är lämplig för anställningen.

1.4 Besta-kod

Besta-kod är en klassificeringskod som används vid alla statliga anställningar. HR-partnern ansvarar för att i dialog med rekryterande chef ange en klassificering.

1.5 Information till personalorganisationerna

Din HR-partner anmäler anställningsprofilen till MBL i de fall det ska ske. Om personalorganisationerna vill delta i rekryteringsprocessen ska de meddela det senast vid MBL.

Se Josefin Grahn, HR-partner på Linnéuniversitetet, berätta övergripande om behovsanalys.

2.1 Skriva annons

För att kunna skriva en relevant och bra annons behöver det få ta både lite tid och tankemöda.

Innehållet i annonsen
Annonsen baserar sig på delar ur den tidigare behovsanalysen och i mallarna för anställningsprofiler finns det en tydlig struktur med rubriker och stödtexter till hjälp. I början av annonsen ska det ligga en fast text som är densamma för alla annonser. Därefter beskrivs verksamheten där anställningen är placerad och anställningsprofilen som tidigare har upprättas. Du hittar både den fasta inledningstexten och utrymme för att göra de specifika beskrivningarna i annonsmallarna.

Attraktiv arbetsgivare
Annonsen ska förutom att beskriva anställningen även visa varför anställningen och just vår arbetsplats är intressant. Fundera över hur du kan beskriva vår arbetsplats för att på bästa sätt väcka nyfikenhet och visa vad vi kan erbjuda våra kandidater. Trevlig arbetsmiljö, intressanta arbetsuppgifter, balans mellan jobb och fritid, anställningstrygghet och flexibilitet är exempel på faktorer som är viktiga vid valet av arbetsgivare.

Språk i annonser
Annonser ska alltid publiceras på svenska. En engelsk annonsvariant kan publiceras som komplement till den svenska. Kommunikationsavdelningen kan hjälpa till med översättning av en anställningsprofil eller rekryteringsannons. Tänk dock på att vara ute i god tid.

2.2 Publicering av annons

Vid varje rekrytering är det viktigt att fundera över vilka kanaler som är bäst att använda. Vilken är målgruppen, och hur och var når man den? Är målgruppen aktivt sökande eller måste den sökas upp? Vad attraherar målgruppen?

Det kan vara bra att involvera ämnesrepresentanter eller medarbetare för att analysera i vilka kanaler som annonsen ska synas.

Annonseringsplatser
I utgångsläget ska annonsen alltid läggas ut på Lnu.se samt publiceras på Platsbanken hos Arbetsförmedlingen. När man annonserar på Platsbanken så publiceras annonsen även på den europeiska platsbanken EURES.

I Reachmee väljer du Platsbanken och Euraxess för digital publicering av din annons. För annonsering i andra medier (webbannonser och tryckt media) vänder du dig till din HR-partner.

Ansökningstid
Ansökningstiden bör normalt vara minst tre veckor. Vid utlysning i utländsk press eller facktidskrift krävs mer tid än så och ansökningstiden bör därmed vara upp till sex veckor. Bra att veta är att vid internationell rekrytering är annonseringstiden minimum tio dagar i Sverige samt EU för att arbetstillstånd ska kunna beviljas.

Kostnad
Kostnaden för annonseringen betalas av respektive institution eller avdelning.

2.3 Spridning i nätverk

Du som chef alternativt en ämnesrepresentant ansvarar för att skapa kännedom om den lediga tjänsten inom institutionen eller avdelningen. Du ansvarar också för att sprida kännedom inom andra lämpliga nätverk och uppmuntrar dina medarbetare att göra detsamma.

Se Josefin Grahn, HR-partner på Linnéuniversitetet, berätta övergripande om annonsering.

3.1 Urvalsmetoder

Det finns flera urvalsmetoder att använda sig av och några av dem ingår vid varje rekrytering så som granskning av ansökningshandlingar, intervjuer och referenstagning. Vid anställning av lärare tills vidare sker också sakkunniggranskning och provföreläsning.

Arbetsprover kan används för att utvärdera praktiska kunskaper. Vill du använda dig av arbetsprov tänk på att alla ska få samma förutsättningar, i vilket skede i processen det ska användas samt hur arbetsprovets resultat ska värderas.

Planera tidigt i processen vilka metoder som ska användas. Hur ska du avgöra hur de sökande når upp till kraven och finna den bästa kandidaten?

3.2 Urval ska göras på sakliga grunder

Urvalet ska göras utifrån sakliga grunder, det vill säga förtjänst och skicklighet och skickligheten ska sättas främst.

Med begreppet skicklighet menas den sökandes lämplighet för den aktuella anställningen och innefattar:

• teoretisk och praktisk utbildning
• personliga egenskaper (prestationsförmåga, yrkesskicklighet, samarbetsförmåga med mera)
• yrkeserfarenhet (kunskaper och erfarenheter)

Med begreppet förtjänst menas antal år som man varit anställd i staten. Förtjänsten kan först komma i fråga när skickligheten bedömts vara lika för två kandidater.

Värderingen de sökandes meriter utgår från de krav och meriter som angivits i anställningsprofilen. Av dessa ska det göras en kvalitativ helhetsbedömning.

Tänk på att det är först när du har intervjuat kandidaterna och tagit referenser samt genomfört eventuellt arbetsprov som en bedömning kan göras av de personliga egenskaperna. Det är de personliga egenskaperna som anges i anställningsprofilen som ska mätas.

Tänk på att kandidaterna ska behandlas lika och att deras kompetenser ska mätas på samma sätt.

Läs vidare under 3.3a om du rekryterar med sakkunniggranskning, och under 3.3b om du rekryterar utan sakkunniggranskning.

Sakkunnigprövning
Linnéuniversitetet använder prövningsförfarande genom sakkunniggranskning för att bedöma lämplighet för anställnings- och befordringsärenden beskrivna i anställningsordningen. De sakkunnigas uppgift är att förse beredande organ med ett beslutsunderlag. Prövningen ska utgå från behörighetskrav och bedömningsgrunder som angivits i anställningsprofilen samt Linnéuniversitetets anställningsordning.

För att påskynda rekryteringsprocessen kan du påbörja arbetet med att hitta potentiella sakkunniga redan när anställningsprofilen fastställs. Tänk på att båda könen ska finnas representerade och hur möjliga jävssituationer ska undvikas innan sakkunniga kontaktas. Beslut om sakkunniga fattas efter ansökningstiden är slut.

Intervju
Efter sakkunnigutlåtanden inkommit föreslår beredande organ vilka som ska kallas till intervju och provföreläsning.

Till stöd för att förbereda dig/er inför intervjuerna finns universitetets intervjuguide med exempelfrågor som du/ni anpassar efter de krav och meriter som finns i anställningsprofilen. Det är ur ett likabehandlingsperspektiv viktigt att ni ställer samma frågor till alla kandidater.

Provföreläsning
Vid en provföreläsning ska kandidaterna få möjlighet att visa sin pedagogiska förmåga i praktiken. Provföreläsningen utgår från ett ämne som rekryterande prefekt föreslår. Tänk på att ge kandidaterna tydliga anvisningar avseende ämnets avgränsning, tid, tillgänglig teknik, deltagare osv.

En provföreläsning kan vara öppen för studenter, medarbetare vid institutionen samt andra åhörare som vill närvara. Vid behov kan även sakkunniga tillfrågas att närvara vid provföreläsningen.

3.3b Urval utan sakkunniggranskning  

Gallring
När sista ansökningsdag har passerat börjar urvalet av de kandidater som ska bjudas in till intervju.

Börja med att granska ansökningshandlingarna. Först sållas obehöriga kandidater bort, det vill säga de kandidater som inte uppfyller kraven i annonsen. De kan inte bli aktuella för anställningen och kan således inte komma vidare i processen.

Chef ansvarar för att gallringen görs och kan i samråd med HR-partner avgöra vilka kandidater som ska gallras bort. Använd gärna mallen Bedömningsmatris i urvalsarbetet. Det finns också systemstöd i ReachMee för urval. HR-partnern kan även stötta i gallringen.

Vilka ska kallas till intervju?
De kandidater som uppfyller kraven och flest av de meriterande kompetenserna ska kallas till intervju. Om det finns interna sökande som inte är aktuella att bjuda in till intervju, ska du ringa dem och lämna besked om det.

Intervju
Till stöd för att förbereda diginför intervjuerna finns universitetets intervjuguide med exempelfrågor som du anpassar efter de krav och meriter som finns i anställningsprofilen. Det är ur ett likabehandlingsperspektiv viktigt att du ställer samma frågor till alla kandidater.

3.4 Referenstagning

När urvalet är gjort och det finns en eller två toppkandidater är det dags att ta referenser. Referenstagningen ska anpassas efter de krav och meriter som finns i anställningsprofilen och det som framkommit under urvalsprocessen. Av referenspersonerna som kontaktas för en kandidat ska minst en om möjligt vara en tidigare chef till kandidaten. Om kandidatens angivna referenser inte anses ge tillfredsställande svar på de frågor som kvarstår kan även andra referenspersoner bli aktuella att kontaktas. Rekryterande chef eller HR-partner tar referenser och till stöd finns en referenstagningsmall i universitets intervjuguide.

Film: Se Josefin Grahn, HR-partner på Linnéuniversitetet, berätta övergripande om urval

Film: Se Josefin Grahn, HR-partner på Linnéuniversitetet, berätta övergripande om förtjänst och skicklighet

4.1 Innan erbjudande om anställning

Bakgrundskontroller
Innan en kandidat erbjuds en anställning ska det göras en kontroll av examina och andra meriter (eller annan bakgrundskontroll) om det efter intervju och referenstagning finns skäl till det.

Arbets- och uppehållstillstånd
Säkerställ om den som ska erbjudas anställning har eller behöver ansöka om arbetstillstånd eller uppehållstillstånd innan beslut om anställning fattas.
Läs mer om arbets- och uppehållstillstånd här

4.2 Anställningserbjudande

Rekryterande chef erbjuder den slutliga kandidaten anställningen. Vid detta tillfälle är det viktigt att som chef vara tydlig med att erbjudandet kommer att följas av ett myndighetsbeslut som går att överklaga.

4.3 Beslut om anställning

Beslut om anställning enligt delegationsordningen. Beslutet är ett myndighetsbeslut.

HR-partner anslår beslutet om anställning via rekryteringssystemet Reachmee och informerar samtliga sökande om att anställningen tillsatts.

4.4 Anställningsavtal

Rekryterande chef fortsätter dialogen med den slutgiltiga kandidaten för att ingå ett anställningsavtal. Detta sker i normalfallet efter det att överklagandetiden löpt ut.

I anställningsavtalet måste arbetsgivaren alltid lämna skriftlig information om anställningsvillkoren såsom som lön och arbetsuppgifter. Det är viktigt att arbetsgivaren även informerar om vilken anställningsform som kommer att gälla (vikariat, särskild visstidsanställning, provanställning, tillsvidareanställning etc).

Anställningsavtal/anställningsinformation måste enligt lagen om anställningsskydd (LAS) lämnas skriftligt inom en månad från tillträde på anställningen.

HR-partner upprättar anställningsavtalet och skickar för digital signering till chef och kandidat. Välkomstbrev mejlas till kandidaten i samband med detta.

4.5 Anslå anställningsbeslut

HR-partner anslår beslutet om anställning via rekryteringssystemet Reachmee och informerar samtliga sökande om att anställningen tillsatts.

Film: Se Josefin Grahn, HR-partner på Linnéuniversitetet, berätta övergripande om erbjudande och anställning.

När rekryteringen är klar vidtar ditt viktiga arbete att introducera din nya medarbetare. Introduktionen börjar redan innan anställningens första dag. Läs mer om introduktionen

Film: Se Josefin Grahn, HR-partner på Linnéuniversitetet, berätta övergripande om introduktion av nyanställd.