Riktlinjer för telefoni

Riktlinjer för användning av mobil tjänstetelefon:

Mobil tjänstetelefon är ett arbetsredskap som ger anställda möjlighet att arbeta mer flexibelt och skapar samtidigt förutsättningar för god tillgänglighet. Universitetet har uttalat att samtliga medarbetare med behov ska vara utrustade med mobil tjänstetelefon. Nedan följer en sammanställning av de riktlinjer som gäller för användning av mobila tjänstetelefoner.

Privat användning

Privat användning av både telefon och abonnemang är tillåten om det inte innebär en säkerhetsrisk för universitetets information eller belastar universitetets kostnadsmässigt. 
Universitetets har rätt att ta del av information i tjänstetelefonen, för att hantera säkerhetsincidenter, service och support samt om det är nödvändigt för att universitetets ska kunna uppfylla sina skyldigheter enligt offentlighets- och sekretesslagen.
Installation av appar för privat användning är tillåtet så länge de inte påverkar funktionaliteten i arbetsrelaterade appar som universitetets har installerat.
Telefonen får inte användas för privata inköp, telefonröstningar eller annat som genererar en abonnemangskostnad. Om extra kostnader för privat bruk ändå skulle uppkomma har universitetets rätt att göra löneavdrag för dessa i efterhand.
Telefonen får inte användas på sätt som kan vara förtroendeskadligt för universitetets, till exempel genom att besöka webbsidor eller ladda ner appar som innehåller sexuellt- och eller våldsbejakande material.

Hantering, support och service

Varje enhet hyrs på 24 månader och byts därefter ut. Månadskostnaden för leasing av telefoner bekostas av respektive institution/avdelning.
Den anställde ansvarar för att hantera telefonen med aktsamhet. Reparation och service av skador som uppkommit genom oaktsamhet bekostas av institution/avdelning. Leverantören gör en bedömning av skicket vid retur. Tjänstemobilen omfattas endast av leverantörsgaranti (1 år för iPhone och 2 år för Samsung)
Telefonen ska alltid vara försedd med skärmskydd och fodral.
Fel eller skada på telefonen ska anmälas till Servicecenter. Slutligt beslut om reparation efter kostnadsbedömning tas av ansvarig chef.
Servicecenter ger endast support för universitetets installerade appar samt tillhandahåller guider till stöd vid byte av telefon.
Om behov föreligger har universitetet rätt att fabriks återställa telefonen varvid eventuella egeninstallerade program och funktioner såväl som lokala filer, bilder och filmer kan raderas.

Säkerhet

Universitetet kräver att tjänstetelefonen ska låsas upp med lösenord eller pinkod om minst 6 siffror.
Lösenord eller pinkoder får inte spridas eller finnas nedskrivna i närheten av telefonen.
Uppdatering av telefonens operativsystem och applikationer ska göras så snart som möjligt när uppdateringar finns tillgängliga.
Den anställde får bara installera appar som följer universitetets regler samt finns på leverantörens appbutik (Google Play eller Appstore).
Installerat skydd mot skadlig kod eller andra säkerhetsställningar får aldrig stängas av eller inaktiveras.
Uppkoppling till trådlösa nätverk (WiFi) får endast ske mot av den anställde känt nätverk, till exempel skyddade hemmanätverk, nätverk tillhandahållna av etablerade reseföretag, hotell eller andra liknande kända nätverk. Varje anslutning till ett trådlöst nätverk ska vara övervägd och nödvändig.
Den anställde ska regelbundet radera sådan information i telefonen som inte längre behövs.
Telefonen får inte lämnas utan uppsikt utan ska alltid förvaras säkert.
Förlust av telefon eller säkerhetsincident, till exempel virus eller kapning, ska omedelbart anmälas till Servicecenter eller IT. Den anställde är skyldig att omedelbart vidta åtgärder för att skydda universitetets informationstillgångar.

Återlämning

Tjänstetelefoner får inte byta användare utan att kontakta Servicecenter.
Tjänstetelefonen med tillbehör är universitetets egendom och ska återlämnas vid byte till ny telefon eller vid anställningens upphörande.
Tjänstetelefonen ska avaktiveras från "Hitta min iPhone" eller motsvarande funktion på Android.
Tjänstetelefonen ska loggas ut från Apple-ID (iPhone) eller Google-konto (Android) för att undvika problem med aktiveringslås.
Tjänstetelefonen ska återställas till fabriksinställningar och laddads med minst 50 % vid återlämnandet. SIM-kort och minneskort avlägsnas.
Tjänstetelefoner med tillbehör som inte längre används ska återlämnas till Servicecenter.

Användning och nåbarhet

Tjänstetelefoner som tillhandahålls av universitetet ska hanteras som personligt arbetsredskap och får inte lånas ut eller överlåtas.
Samtliga telefoner och abonnemang ska vara anslutna till universitetet växellösning och telefonitjänst, samt kopplade till ett fast nummer under kontorstid.
Den anställde ansvarar för att regelbundet lyssna av och omhänderta meddelanden i röstbrevlådan, om röstbrevlåda finns.
Den anställde ansvarar för att, när denne inte ska vara nåbar per telefon, hänvisa sin telefon så att uppringande får besked om när den anställde åter är tillgänglig för samtal.
En vidarekoppling av universitetets telefonnummer till ett privat nummer rekommenderas inte, då det kan innebära säkerhetsrisker, exempelvis att känslig information hamnar utanför universitetets kontroll.
Vid resor utomlands är den anställde skyldig att informera sig om ev. extra kostnader som kan tillkomma, detta ska godkännas av närmaste chef på förhand.
Linnéuniversitetet telefoner är stängda för betaltjänster och utlandssamtal som grundinställning. Servicecenter kan vid behov tillfälligt eller permanent öppna telefonen för utlandssamtal, efter godkännande från närmaste chef.