Universitetsövergripande projekt och utvecklings-arbete

Vår verksamhet är i ständig utveckling. Det är en förutsättning för att kunna verka i en värld av förändring. Här hittar du hur det går till och några av utvecklingsområdena, samt de större projekt och utredningar som är aktuella.

Strategisk utveckling

Visionen ger bilden av Linnéuniversitetet 2030. Mål 2025 anger var vi ska befinna oss "halvvägs in i visionen". För att nå dit har ett antal universitetsövergripande utvecklingsområden pekats ut i verksamhetsplanen.

Utvecklingsarbetet sker i olika former och i olika delar av verksamheten. Rektorsbeslut och uppdrag från universitetesdirektören kan initiera utvecklingsarbete som ofta har en univeristetsövergripande karaktär. Även utomstående krav, exempelvis från regeringen, kan påkalla sådant arbete.

Projektstyrning - ett gemensamt arbetssätt

Linnéuniversitetets projektmodell ska tillgodose att strategiska utvecklingsprojekt genom gemensamma strukturer och arbetsformer främjar kvalitet i planering, genomförande och uppföljning.

Utvecklingsprojekt som anses strategiskt viktiga utnämns till portföljprojekt av rektor eller universitetsdirektören, på rekommendation av portföljledningen. Portföljprojekten följer den gemensamma projektmodellen för att tillgodose kvalitet i projektprocessen och en möjlighet att bidra till en lärande organisation.

Även om ett utvecklingsprojekt inte är ett portföljprojekt, så är det rekomenderat att använda sig av processen och mallarna, i den utsträckning det är applicerbart och användbart. Detta för att vi ska få ett enhetligt arbetssätt när vi arbetar i projektform vid Linnéuniversitetet, och för att den som arbetar i projektform ska kunna känna igen tillvägagångssätt och rutiner.

Vid Universitetsledningens kansli finns det stöd att få i frågor om hur projektmodellen och dess olika verktyg kan användas. Du kan läsa mer om stödet som finns att tillgå på sidan Projektmodell och projektstöd.

Pågående utvecklingsarbete

Listorna uppdateras av universitetsledningens kansli en gång per kvartal. Senaste uppdateringen skedde i januari 2024.

Portföljprojekt

Portföljprojekt berör områdena externfinansiering av forskning, kompetensförsörjning, utbildningsstrategi, öppen vetenskap och digitala arbetssätt. Under respektive rubrik kan du läsa en sammanfattning av vad som görs inom respektive område, samt hitta projektdokumentation så som direktiv och rapporter.

En samlad digital arbetsyta

Bakgrund

Det finns ett behov av att utreda hur universitetets digitala arbetsytor kan effektiviseras, samlas och på ett mer tillfredställande sätt uppfylla de behov som finns i organisationen, hos medarbetare, chefer och ledning.

Microsoft365 (tidigare benämntOffice365) är redan upphandlat vid universitetet idag men används i begränsad utsträckning. Använt med sin fulla potential och på rätt sätt utifrån den funktionalitet som finns bör Microsoft365 kunna bidra till en mer enhetlig och lättillgänglig digital arbetsplats. För att utreda om Microsoft365 med dess ingående funktionalitet uppfyller universitetets behov av en samlad digital arbetsyta, tillsätts en förstudie.

Förstudie

Förstudien En samlad digital arbetsyta har till uppgift att besvara följande frågor:

Vilka behov hos medarbetare, ledning och chefer kan Microsoft365 med dess ingående funktionalitet uppfylla för en samlad digital arbetsyta och hur? Vilka behov kan inte uppfyllas?
Vilka följdeffekter får en eventuell implementering av en samlad digital arbetsyta med hjälp av Microsoft365 för redan existerande digitala ytor, exempelvis Medarbetare och W3D3.
Vilka är de juridiska aspekterna för användandet av Microsoft365?

Förstudien pågår januari 2024 - juni 2024 under ledning av en extern projektledare.

Förstudiedirektiv
Kontaktperson: Har du frågor om förstudien, kontakta IT-chef Peter Bergehamn.

Externfinansiering av forskning

Bakgrund

Linnéuniversitet har under lång tid hanterat en obalans mellan anslag för utbildning och forskning. Ett lågt forskningsanslag påverkar förutsättningarna för att forskningsanknyta utbildningar och attrahera kvalificerade lärare och forskare. Därför måste Linnéuniversitetet satsa extra på att öka de externa forskningsmedlen och externfinansiering av forskningen har under flera år varit ett av universitetets utvecklingsområden. Trots en mängd insatser har universitetet inte lyckats öka dessa intäkter i någon större utsträckning. I verksamhetsplanen för 2022-2025 pekades externfinansiering av forskning ut som ett prioriterat området och universitetsledningen gavs i uppdrag att ta ett samlat grepp för att öka denna finansiering.

Förstudie

Förstudiens mål var att identifiera utmaningar och utvecklingsområden för att öka externfinansiering av forskning, samt att ge förslag på univeristetets vidare arbete med externfinansiering av forskning.

Förstudien pågick september 2022 - februari 2023 under ledning av projektledare Ingrid Petersson.

I syfte att öka externfinansieringen av forskning föreslog förstudien att Linnéuniversitet arbetar vidare med följande frågor:

Tydliggöra och synliggöra forskningens och innovationens betydelse inom Linnéuniversitetet
Ge forskningsrådet i uppdrag att ta fram en övergripande forsknings- och innovationsstrategi
Genomföra strategiska rekryteringar för att bygga framgångsrika miljöer
Identifiera och vidareutveckla strategiska externa samarbeten
Sänka tröskeln att söka externa medel
Genomföra ett arbete för att förstå och hantera tidsbristen

Förstudiedirektiv
Förstudierapport
Förstudiens resultat
Kontaktperson: projekt@lnu.se

Fortsatt arbete

Ledningen arbetar med att ta hand om resultatet.

Kompetensförsörjning

Bakgrund

Kompetensförsörjning har sedan Linnéuniversitetets start identifierats som en av de väsentliga riskerna för att nå uppsatta mål. Hur väl universitetet lyckas med kompetensförsörjningen styr dess förmåga att vara framgångsrika både inom forskning och utbildning. Likt på många andra universitet finns svårigheter att rekrytera relevant kompetens inom flera områden. Personalomsättningen är dessutom hög inom vissa tjänstekategorier vilket riskerar att arbetsuppgifter inte kan genomföras fullt ut. I verksamhetsplanen för 2022-2025 pekades området därför ut som ett utvecklingsområde och universitetsledningen gavs i uppdrag att öka förmågan att rekrytera, meritera och behålla medarbetare.

Förstudie

Förstudien Linnéuniversitetets arbete med kompetensförsörjning hade till uppgift att identifiera och konkretisera utmaningar för att Linnéuniversitetet ska kunna öka förmågan att rekrytera personal där svårigheter idag finns; skapa förutsättningar för meritering av akademisk personal; öka förmågan att utveckla TA-personal och; öka förmågan att behålla medarbetare. Därutöver hade förstudien till uppgift att ge förslag på ett eller flera utvecklingsområden för universitetets vidare arbete med kompetensförsörjning.

Förstudien pågick april - september 2022 under ledning av projektledare Ulrika Ehrenstråhle och biträdande projektledare Jessica Drott.

Förstudiedirektiv
Förstudiens resultat
Kontaktperson: Projektledare Ulrika Ehrenstråhle

Projektgenomförande

Två av förstudiens rekommendationer, att synliggöra och utveckla universitetets attraktivitet som arbetsgivare, samt en grundlig översyn av rekryteringsprocessen, tas till vara i portföljprojekt Linnéuniversitetets rekryteringsprocess och synlighet som arbetsgivare.

Projektets mål är att utifrån förstudiens resultat:

ta fram förslag på en gemensam anpassningsbar rekryteringsprocess som definierar ansvar för vardera steg i processen samt möjliggör tidssättning och uppföljning av rekryteringar,
utveckla riktlinjer för rekryteringsprocessen,
ta fram material och informationsinsatser för den föreslagna rekryteringsprocessen,
initiera ett arbete med universitetets arbetsgivarvarumärke, och
förbättra informationen om universitetet och regionerna för presumtiva medarbetare på lnu.se.

Projektet pågår februari 2022 - januari 2024 under ledning av projektledare Ulrika Ehrenstråhle.

Projektdirektiv
Slutrapport
Kontaktperson: Projektledare Ulrika Ehrenstråhle

Utbildningsstrategi

Bakgrund

Universitetet står inför en mängd utmaningar när det gäller hur det framtida utbildningsutbudet ska kunna möta samhällets och studenters behov. Beslut som formar universitetets utbildningsutbud fattas på flera nivåer och inte minst på ämnes- och programnivå. Sammantaget finns ett behov av att ta fram en universitetsövergripande strategi som kan vara vägledande för dessa beslut. I verksamhetsplanen för 2022-2025 gavs universitetsledningen uppdraget att ta fram förslag på en gemensam utbildningsstrategi. En sådan strategi bör innehålla principer för prioritering av utbildningar och därtill prioritering av principerna. På ett övergripande plan ska utbildningsstrategin knyta an till universitetets vision och mål.

Projektgenomförande

Projektets uppdrag var att lämna förslag på en gemensam utbildningsstrategi, innehållandes vägledande principer för beslut som formar utbildningsutbudet, samt tydliga prioriteringar mellan principerna. Projektet hade även i uppdrag att förankra förslaget inom ramen för projekttiden.

Projektet pågick maj 2022 - januari 2023 under ledning av projektledare Romulo Enmark och biträdande projektledare Maria Eriksson.

I slutrapporten med bilagor kan du läsa om projektets arbete och det förslag på vägledning som projektet tog fram.

Projektdirektiv
Slutrapport
Bilaga 1. Vägledning i samband med övergripande utbildningsplanering och beslut rörande program och kurser
Bilaga 2. Vägledning - kortversion
Bilaga 3. Projektrapport
Kontaktperson: Prorektor Niklas Ammert

Fortsatt arbete

Ledningen arbetar med att ta hand om resultatet.

Öppen vetenskap

Bakgrund

Öppen vetenskap handlar om att öka forskningens transparens, reproducerbarhet och tillgänglighet. Detta speglar traditionella globala akademiska ideal men behöver uppdateras i en värld präglad av digital omställning och stora samhällsutmaningar
Arbetet mot ett öppet vetenskapssystem bedrivs på olika nivåer i samhället och även vid Linnéuniversitetet. Under våren 2022 togs ett förslag fram på utvecklingsområden för universitetets fortsatta arbete.

Projektgenomförande

Portföljprojektet Öppen vetenskap utgår från det tidigare förslaget och genomförs i huvudsak genom delprojekt för de utvecklingsområden som då identifierades:

Öppen tillgång till forskningsdata
Öppen tillgång till vetenskpaliga publikationer
Öppna lärresurser
Incitamentsstruktur i form av finansiering och meritering
Samverkan och medborgarengagemang.

Det övergripande syftet med projektet är att samordna, utveckla, implementera och kommunicera universitetets arbete mot ett öppet vetenskapssystem.

Projektet pågår april 2023 - april 2025 under ledning av projektledare Bo Bergbäck.

Projektdirektiv
Kontaktperson: Projektledare Bo Bergbäck

Läs mer på samlingssidan för öppen vetenskap: Öppen vetenskap på Linnéuniversitetet.

Annat utvecklingsarbete

Utöver portföljprojekten så pågår en mängd av utvecklingsarbete parallellt med den dagliga verksamheten. Nedan listar vi det universitetsövergripande utvecklingsarbetet som är beslutat av rektor eller universitetsdirektören, sorterat på utvecklingsområde.

Utbildning och forskning

Digital tentamen

Uppdrag: Att möjliggöra för digital tentamen.
Tidplan: Preliminärt implementering 2023
Arbetet leds av: Lokal- och serviceavdelningen
Kontaktperson: Niklas Ammert

Framtidens lärmiljö

Uppdrag: Att analysera alla de sammanhang som på olika sätt bidrar med förutsättningar för lärande, samt ge förslag på hur Lnu kan säkerställa att flexibla och ändamålsenliga lösningar och processer erbjuds.
Tidplan: Projektet genomfördes under perioden april 2021 – februari 2022. Implementering av prioriterade insatser i verksamheten påbörjas under 2023.
Arbetet leds av: Universitetsbiblioteket
Läs mer om Framtidens lärmiljö

Organisation och styrning

NLUs styrning och organisation

Uppdrag: Att genomföra rekommenderade förändringar utifrån översyn av lärarutbildningens styrning.
Tidplan: Februari 2022 - maj 2023
Arbetet leds av: Vicerektor för lärarutbildningarna, NLU
Kontakt: Hanna Palmér

Uppföljning av kunskapsmiljö Linné

Uppdrag: Att följa upp de sju inrättade kunskapsmiljöerna Linné samt se över arbetsformer och förutsättningar för kunskapsmiljöer Linné.
Tidplan: Januari - juni 2023
Arbetet leds av: Extern granskare
Kontaktperson: Lars Behrenz

Personal och ekonomi

Samordning av löne- och fakturaprocesserna

Uppdrag: Att ta fram ett förslag på hur löneprocessen och fakturahanteringen ska organiseras och fungera för att på bästa sätt möta verksamhetens behov, öka kvaliteten.
Tidplan: - maj 2023
Arbetet leds av: Ekonomi- och HR-avdelningen
Kontaktperson: Torbjörn Söder

Arbetsmiljö

Lokalbehov och arbetsplatslösningar

Uppdrag: Ett projekt som har som mål att skapa ändamålsenliga arbetsplatser och ett effektivt och klokt användande av våra lokaler.
Tidplan: November 2021 - november 2022
Arbetet leds av: Christel Olsson
Läs mer om Lokalbehov och arbetsplatslösningar

Synliggörande

Koncept för Linnémöten

Uppdrag: Syftet är att bättre möta nya behov från verksamheten och samhället.
Tidplan: - mars 2023
Arbetet leds av: Lokal- och serviceavdelningen
Kontaktperson: Sara Carlsson

Avslutat utvecklingsarbete

Här ligger avslutade faser av utvecklingsarbete kvar i cirka ett år.

Implementering av projektstyrmodell

Uppdrag: Att implementera en styrmodell och ett gemensamt arbetssätt för arbete som bedrivs i projektform.
Tidplan: Implementering 2021-2022, uppföljning sker 2024
Arbetet leddes av: Universitetsledningens kansli
Kontaktperson: Ulrika Ehrenstråhle
Projektets slutrapport

Infrastruktur för kunskapsbildning

Uppdrag: Att utveckla Linnéuniversitetets arbete med infrastruktur för kunskapsbildning.
Tidplan: November 2021 - juni 2022
Arbetet leddes av: Extern utredare
Kontaktperson: Mattias Gunnarsson

Mötespolicy och handbok

Uppdrag: Att ta fram en mötespolicy med tillhörande handbok för effektiva och kreativa möten.
Tidplan: genomfördes och avslutades 2022
Arbetet leds av: Universitetsledningens kansli
Kontaktpersoner: Amanda Niklasson och Emma Ebintra
Läs mer om effektiva och kreativa möten