Universitetsövergripande projekt och utvecklings-arbete

Bakgrund

Det har funnits ett behov av att utreda hur universitetets digitala arbetsytor kan effektiviseras, samlas och på ett mer tillfredställande sätt uppfylla de behov som finns i organisationen, hos medarbetare, chefer och ledning.

Microsoft365 (tidigare benämntOffice365) är redan upphandlat vid universitetet idag men används i begränsad utsträckning. Använt med sin fulla potential och på rätt sätt utifrån den funktionalitet som finns bör Microsoft365 kunna bidra till en mer enhetlig och lättillgänglig digital arbetsplats. För att utreda om Microsoft365 med dess ingående funktionalitet uppfyller universitetets behov av en samlad digital arbetsyta, tillsattes en förstudie, som levererade rekommendationer som sedan tagits vidare i ett införandeprojekt. 

Förstudien

Förstudien delade upp begreppet ’digital arbetsyta’ i sex områden: dokumenthantering, möten, samarbete och projekt, direkt kommunikation, e-post och kalender, samt sök och hitta.

Inom respektive område identifierades dagens utmaningar vilka tillsammans utgör grunden till upplevelsen ’splittrad’. Vidare identifierades att de ökade säkerhetskraven också driver på behovet av en säker samlad digital arbetsyta. Det är mer effektivt att skydda en teknisk lösning jämfört med flera. Dessutom grundas för ett bättre AI-stöd framöver.

Förstudien pågick januari 2024 - juni 2024 under ledning av en extern projektledare.

Förstudiedirektiv
Kontaktperson: IT-chef Peter Bergehamn.

Projektgenomförande

Förstudien kom fram till att Microsoft365 kan användas på ett effektivt sätt utifrån olika. För att prioritera mellan förstudiens rekommendationer har en förstudieberedning genomförts, vilken har kommit fram till att införandet av Microsoft365 som en samlad digital arbetsyta bör genomföras i fyra steg:

1. Modernisering av e-post och ökad säkerhet på mobiltelefoner
2. Förberedande utbildning för kanslipersonal kring effektivare fillagring
3. Microsoft365-utbildning för all personal
4. Frivillig verksamhetsanpassning och effektivisering

Genom ett stegvis införande innehållandes utbildningsinsatser kan det säkerställas att alla medarbetare får rätt stöd för att använda de nya verktygen effektivt, samtidigt som att universitetet värnar om informationssäkerheten och anpassar lösningar efter specifika verksamhetsbehov.  

För att införa de prioriterade rekommendationerna tbeslutade rektor i januari om att tillsätta projektet Införandet av en samlad digital arbetsyta.

Projektdirektiv

Kontaktpersoner: Projektledare Hans Wirblad Kastman och IT-chef Peter Bergehamn

Bakgrund

Linnéuniversitet har under lång tid hanterat en obalans mellan anslag för utbildning och forskning. Ett lågt forskningsanslag påverkar förutsättningarna för att forskningsanknyta utbildningar och attrahera kvalificerade lärare och forskare. Därför måste Linnéuniversitetet satsa extra på att öka de externa forskningsmedlen och externfinansiering av forskningen har under flera år varit ett av universitetets utvecklingsområden. Trots en mängd insatser har universitetet inte lyckats öka dessa intäkter i någon större utsträckning. I verksamhetsplanen för 2022-2025 pekades externfinansiering av forskning ut som ett prioriterat området och universitetsledningen gavs i uppdrag att ta ett samlat grepp för att öka denna finansiering.

Förstudie

Förstudiens mål var att identifiera utmaningar och utvecklingsområden för att öka externfinansiering av forskning, samt att ge förslag på univeristetets vidare arbete med externfinansiering av forskning. 

Förstudien pågick september 2022 - februari 2023 under ledning av projektledare Ingrid Petersson.

I syfte att öka externfinansieringen av forskning föreslog förstudien att Linnéuniversitet arbetar vidare med följande frågor:

• Tydliggöra och synliggöra forskningens och innovationens betydelse inom Linnéuniversitetet
• Ge forskningsrådet i uppdrag att ta fram en övergripande forsknings- och innovationsstrategi
• Genomföra strategiska rekryteringar för att bygga framgångsrika miljöer
• Identifiera och vidareutveckla strategiska externa samarbeten
• Sänka tröskeln att söka externa medel
• Genomföra ett arbete för att förstå och hantera tidsbristen

Förstudiedirektiv
Förstudierapport
Förstudiens resultat
Kontaktperson: projekt@lnu.se

Fortsatt arbete

Ledningen arbetar med att ta hand om resultatet.

Bakgrund

Kompetensförsörjning har sedan Linnéuniversitetets start identifierats som en av de väsentliga riskerna för att nå uppsatta mål. Hur väl universitetet lyckas med kompetensförsörjningen styr dess förmåga att vara framgångsrika både inom forskning och utbildning. Likt på många andra universitet finns svårigheter att rekrytera relevant kompetens inom flera områden. Personalomsättningen är dessutom hög inom vissa tjänstekategorier vilket riskerar att arbetsuppgifter inte kan genomföras fullt ut. I verksamhetsplanen för 2022-2025 pekades området därför ut som ett utvecklingsområde och universitetsledningen gavs i uppdrag att öka förmågan att rekrytera, meritera och behålla medarbetare.

Förstudie

Förstudien Linnéuniversitetets arbete med kompetensförsörjning hade till uppgift att identifiera och konkretisera utmaningar för att Linnéuniversitetet ska kunna öka förmågan att rekrytera personal där svårigheter idag finns; skapa förutsättningar för meritering av akademisk personal; öka förmågan att utveckla TA-personal och; öka förmågan att behålla medarbetare. Därutöver hade förstudien till uppgift att ge förslag på ett eller flera utvecklingsområden för universitetets vidare arbete med kompetensförsörjning.

Förstudien pågick april - september 2022 under ledning av projektledare Ulrika Ehrenstråhle och biträdande projektledare Jessica Drott.

Förstudiedirektiv
Förstudiens resultat
Kontaktperson: Projektledare Ulrika Ehrenstråhle

Projektgenomförande

Två av förstudiens rekommendationer, att synliggöra och utveckla universitetets attraktivitet som arbetsgivare, samt en grundlig översyn av rekryteringsprocessen, tas till vara i portföljprojekt Linnéuniversitetets rekryteringsprocess och synlighet som arbetsgivare. 

Projektets mål är att utifrån förstudiens resultat:

• ta fram förslag på en gemensam anpassningsbar rekryteringsprocess som definierar ansvar för vardera steg i processen samt möjliggör tidssättning och uppföljning av rekryteringar,
• utveckla riktlinjer för rekryteringsprocessen,
• ta fram material och informationsinsatser för den föreslagna rekryteringsprocessen,
• initiera ett arbete med universitetets arbetsgivarvarumärke, och
• förbättra informationen om universitetet och regionerna för presumtiva medarbetare på lnu.se.

Projektet pågår februari 2022 - januari 2024 under ledning av projektledare Ulrika Ehrenstråhle.

Projektdirektiv
Slutrapport
Kontaktperson: Projektledare Ulrika Ehrenstråhle

Bakgrund

Linnéuniversitetets lokaler ska understödja universitetets verksamhet inom utbildning, forskning och samverkan, liksom ambitionerna att attrahera studenter, medarbetare och samarbetspartners. Verksamhetens behov, arbetsmiljö för studenter och medarbetare, samt nyttjandet av lokalerna för att uppnå universitetets mål är viktiga parametrar vid universitetets lokalplanering. Även Linnéuniversitetets identitet som avspeglas i byggnaderna är viktig för att skapa ett sammanhang för de som vistas i universitetets lokaler.

I takt med ökade räntor och inflation har ett ökat fokus riktats mot lokalkostnader då de belastar budgetarbetet för universitetets fakulteter, universitetsbibliotek och förvaltning. De ökade kostnaderna riskerar att verksamheten prioriterar ner att internhyra och/eller beställa lokaler i den mån som vore mest ändamålsenligt för att bedriva utbildning, forskning och samverkan. Effekten kan bli att lokaler riskerar att stå tomma utan att universitetets samlade lokalkostnader minskar.

För att utreda huruvida dagens lokalförsörjningsmodell – och arbetssättet den medför – är det mest optimala sättet att fördela kostnader mellan universitets verksamheter tillsätts en förstudie. Förstudien ska dels kartlägga hur modellen påverkar verksamhetens kostnader och lokalernas beläggningsgrad, dels undersöka hur en förändrad modell kan bidra till en effektivare lokalanvändning.

Förstudie

Förstudien Lokalförsörjningsmodellen har som mål att:

• identifiera fördelar och nackdelar med dagens lokalförsörjningsmodell,
• identifiera möjliga förändringar i modellen för att underlätta gränsöverskridande samverkan,
• föreslå det mest gynnande gemensamma lokalförsörjningsmodellen för en optimal beläggningsgrad, en effektiv lokalkostnadshantering och möjligheter till en långsiktig hållbar lokalförsörjning.

Förstudien pågår november 2024 - april 2025.

Förstudiedirektiv

Kontaktpersoner: Projektledare Ulrika Ehrenstråhle och bitr. projektledare David Johansson. 

Bakgrund

Universitetet står inför en mängd utmaningar när det gäller hur det framtida utbildningsutbudet ska kunna möta samhällets och studenters behov. Beslut som formar universitetets utbildningsutbud fattas på flera nivåer och inte minst på ämnes- och programnivå. Sammantaget finns ett behov av att ta fram en universitetsövergripande strategi som kan vara vägledande för dessa beslut. I verksamhetsplanen för 2022-2025 gavs universitetsledningen uppdraget att ta fram förslag på en gemensam utbildningsstrategi. En sådan strategi bör innehålla principer för prioritering av utbildningar och därtill prioritering av principerna. På ett övergripande plan ska utbildningsstrategin knyta an till universitetets vision och mål.

Projektgenomförande

Projektets uppdrag var att lämna förslag på en gemensam utbildningsstrategi, innehållandes vägledande principer för beslut som formar utbildningsutbudet, samt tydliga prioriteringar mellan principerna. Projektet hade även i uppdrag att förankra förslaget inom ramen för projekttiden. 

Projektet pågick maj 2022 - januari 2023 under ledning av projektledare Romulo Enmark och biträdande projektledare Maria Eriksson.

I slutrapporten med bilagor kan du läsa om projektets arbete och det förslag på vägledning som projektet tog fram.

Projektdirektiv
Slutrapport
Bilaga 1. Vägledning i samband med övergripande utbildningsplanering och beslut rörande program och kurser
Bilaga 2. Vägledning - kortversion
Bilaga 3. Projektrapport
Kontaktperson: Prorektor Niklas Ammert

Fortsatt arbete

Ledningen arbetar med att ta hand om resultatet.

Bakgrund

Öppen vetenskap handlar om att öka forskningens transparens, reproducerbarhet och tillgänglighet. Detta speglar traditionella globala akademiska ideal men behöver uppdateras i en värld präglad av digital omställning och stora samhällsutmaningar
Arbetet mot ett öppet vetenskapssystem bedrivs på olika nivåer i samhället och även vid Linnéuniversitetet. Under våren 2022 togs ett förslag fram på utvecklingsområden för universitetets fortsatta arbete.

Projektgenomförande

Portföljprojektet Öppen vetenskap utgår från det tidigare förslaget och genomförs i huvudsak genom delprojekt för de utvecklingsområden som då identifierades: 

• Öppen tillgång till forskningsdata
• Öppen tillgång till vetenskpaliga publikationer
• Öppna lärresurser
• Incitamentsstruktur i form av finansiering och meritering
• Samverkan och medborgarengagemang.

Det övergripande syftet med projektet är att samordna, utveckla, implementera och kommunicera universitetets arbete mot ett öppet vetenskapssystem.

Projektet pågår april 2023 - april 2025 under ledning av projektledare Bo Bergbäck.

Projektdirektiv
Kontaktperson: Projektledare Bo Bergbäck

Läs mer på samlingssidan för öppen vetenskap: Öppen vetenskap på Linnéuniversitetet.

Här ligger avslutade faser av utvecklingsarbete kvar i cirka ett år. 

Koncept för Linnémöten

Uppdrag: Syftet är att bättre möta nya behov från verksamheten och samhället.
Tidplan: - mars 2023
Arbetet leddes av: Lokal- och serviceavdelningen

Samordning av löne- och fakturaprocesserna

Uppdrag: Att ta fram ett förslag på hur löneprocessen och fakturahanteringen ska organiseras och fungera för att på bästa sätt möta verksamhetens behov, öka kvaliteten.
Tidplan: - maj 2023
Arbetet leddes av: Ekonomi- och HR-avdelningen
Kontaktperson: Torbjörn Söder

NLU:s styrning och organisation

Uppdrag: Att genomföra rekommenderade förändringar utifrån översyn av lärarutbildningens styrning. 
Tidplan: Februari 2022 - maj 2023
Arbetet leddes av: Vicerektor för lärarutbildningarna, NLU
Kontakt: Hanna Palmér

Uppföljning av kunskapsmiljö Linné

Uppdrag: Att följa upp de sju inrättade kunskapsmiljöerna Linné samt se över arbetsformer och förutsättningar för kunskapsmiljöer Linné.
Tidplan: Januari - juni 2023
Arbetet leddes av: Extern granskare
Kontaktperson: Lars Behrenz