Skapa förutsättningar för att kunna effektivisera universitetets hela verksamhetsstöd

• Utveckla och implementera gemensamma och standardiserade arbetssätt samt tillämpning av ekonomimodellen för budget-och projektredovisning, ledningsstöd, uppföljning och fakturahantering 
• Skapa specialiserade roller för projektekonom och ekonom med inriktning på ledningsstöd, budget, planering, uppföljning. 
• Automatisera och göra hanteringen av fakturor och utlägg mer enhetlig 
• Utveckla AI för hantering av utbetalningsunderlag och fakturor 

Sammantaget möjliggör ovanstående förändringar en besparing om fyra tjänster.

Ansvariga: Achim Lang, kanslichef fakulteten för ekonomihögskolan, och Joakim Karlsson, ekonomichef.

Uppdraget i sin helhet gällande universitetets ekonomistöd.

• Ett samordnat forskningsstöd utvecklas och tar avstamp i konceptet ”För dig som forskar” 
• En samlad digital ingång för frågor som rör forskningsstöd skapas och ersätter ett stort antal funktionsadresser 
• Detta kompletteras av kontaktpersoner på fakulteterna och synliggörande av experter 
• Det strategiska stödet för universitetsledning, fakulteter och forskare förstärks 
• För forskningsrådgivare krävs en bredare kompetens utöver specialistkompetensen 
• Stödet inom utgivning, referenshantering och fundraising minskas samt att digitalisering av forskningsarkiv upphör 

Sammantaget möjliggör ovanstående förändringar en besparing om tre tjänster.

Ansvariga: Annett Wolf, avdelningschef avdelningen för externa relationer, Lotta Gustafsson, bibliotekschef, Karin Järplid, planeringschef universitetsledningens kansli,  och Achim Lang, kanslichef ekonomihögskolan.

Uppdraget i sin helhet gällande universitetets forskningsstöd.

• IKT-stödet samlas organisatoriskt på UB med huvudsaklig fysisk placering på fakulteterna 
• Ett ramverk tas fram för att skapa likvärdigt stöd 
• IKT-pedagogerna ges möjlighet till specialisering och arbetar gentemot hela universitetet inom vissa ansvarområden 
• Ett större fokus på den pedagogiska rollen 

Sammantaget möjliggör ovanstående förändringar en besparing om tre tjänster.

Ansvariga: Lotta Gustafsson, bibliotekschef, och Emma Vestberg, kanslichef fakulteten för hälso- och livsvetenskap.

Uppdraget i sin helhet gällande universitetets IKT-stöd. 

• Internationaliseringsstödet samlas organisatoriskt på studerandeavdelningen med huvudsaklig fysisk placering på fakultet   
• Skapa en tydlig ingång för medarbetare och studenter och minska sårbarheten  
• Kompetensväxla från specialist/strateg till multikompetens för att möjliggöra ett mer verksamhetsnära stöd med minskade resurser
• Ge möjlighet för medarbetarna att kombinera verksamhetsnära arbete med sektionsgemensamma arbetsuppgifter 
• Etablera ett team per fakultet 
• Införande av en tvärorganisatorisk samordning

Ansvariga: Charlotte Kipowski, avdelningschef studerandeavdelningen, Annett Wolf, avdelningschef avdelningen för externa relationer, och Emma Vestberg, kanslichef fakulteten för hälso- och livsvetenskap. 

Uppdraget i sin helhet gällande universitetets internationaliseringsstöd.

• Flytta all standardsupport till IT-avdelningen  
• Kompetensväxla från specialist till multikompetens för att möjliggöra ett mer verksamhetsnära stöd 
• Omfördela resurser till ett mer utvecklingsorienterat IT-stöd för att bland annat bättre stödja forskning 
• Flytta verksamhetsspecifikt it-tekniskt stöd (motsvarande laboratorietekniker) till institution  
• Minskade arbetsuppgifter inom installation och teknisk felavhjälpning
• Minska IT-administrationen genom automatisering 
• Standardisera utbudet av hårdvara och applikationer 

Sammantaget möjliggör ovanstående förändringar en besparing om fem tjänster.

Ansvariga: Peter Bergehamn, IT-chef, och Mari Gerdin, kanslichef fakulteten för teknik.

Uppdraget i sin helhet gällande universitetets IT-stöd.

• Inrätta fakultetsanknutna kommunikatörer som organisatoriskt tillhör Kommunikationsavdelningen men med huvudsaklig fysisk placering på fakultet
• Reducera antalet evenemang, konferenser och live-sända aktiviteter som ska genomföras med stöd från Kommunikationsavdelningen
• Öka användning av AI för översättning

Sammantaget möjliggör ovanstående förändringar en besparing om tre tjänster.

Ansvariga: Katarina Ek, kommunikationschef, Håkan Sandström, kanslichef fakulteten för samhällsvetenskap, och Mari Gerdin, kanslichef för fakulteten för teknik.

Uppdraget i sin helhet gällande universitetets kommunikations- och marknadsföringsstöd.

• Fokus och resurser inom hållbar utveckling flyttas närmare kärnverksamheten 
• Arbetet med lika villkor och jämställdhet kopplas starkare till arbetsgivarfrågor    
• Minskad detaljnivå och förlängd periodicitet för uppföljning och återrapportering 
• Kompetensväxling inom verksamhetsplanering, uppföljning och beslutsunderlag för att utveckla kapaciteten för analys och nyckeltal 
• Förenklad administration inom kvalitetsarbetet och översyn av kvalitetssystemet som helhet 

Sammantaget möjliggör ovanstående förändringar en besparing om tre tjänster.

Ansvariga: Karin Järplid, planeringschef universitetsledningens kansli, och Ulrika Bengtsson-Verde, kanslichef fakulteten för konst och humaniora.

Uppdraget i sin helhet gällande universitetets stöd för planering, uppföljning och analys.

• Utveckla ett ramverk och gemensam kompetensutveckling som ska bidra till ett likvärdigt stöd och stärka förebyggande insatser för genomströmning, kvarvaro, minska antalet felval och övergång till arbetslivet. Ansvaret för detta delegeras till avdelningschefen för studerandeavdelningen.
• Tillsätta en projektgrupp med ansvar för att utveckla AI som stöd i studie- och yrkesvägledningen 
• Omfördelning av medarbetare mellan kanslier och avdelningar kan ske, och då utifrån nyckeltal för verksamheternas behov

Sammantaget möjliggör ovanstående förändringar en besparing om
två tjänster.

Ansvariga: Charlotte Kipowski, avdelningeschef studerandeavdelningen, Johan Krantz, kanslichef nämnden för lärarutbildningen, och Håkan Sandström, kanslichef fakulteten för samhällsvetenskap.

Universitetet är en öppen miljö vilket ställer krav på ett fungerande säkerhetsarbete som ska verka för en trygg miljö för anställda, studenter, besökare och samarbetspartners. De säkerhetsåtgärder som sätts in ska stå i proportion till hotbilder och konsekvenser för verksamheten. Därtill tillkommer kostnadseffektivitet.

Alla säkerhetsåtgärder ska värna universitetets värden och åtgärdernas effekter ska vägas mot användbarhet och öppenhet. SÄK bidrar med säkerhetsaspekter och bistår med rådgivning och stöd såväl preventivt, som vid akuta händelser.   

Säkerhetsavdelningen inrättades i april 2024 och arbetet med att utveckla organisationen pågår.

Ansvarig: Marie Brorsson, tf säkerhetschef

Uppdraget i sin helhet gällande säkerhet.

• Införa standardiserade utbildningsadministrativa rutiner för hela universitetet  
• Öka digitalisering och automatisering inom området 
• Ansvar för schemaläggning inklusive lokalbokning, med systemansvar, samt salstentamen flyttas organisatoriskt från kanslierna och Lokal-och serviceavdelningen till Studerandeavdelningen
• Omfördelning av medarbetare mellan kanslier och avdelningar kan ske, utifrån nyckeltal för verksamheternas behov 
• Kvalitetsansvaret för de studieadministrativa processerna tilldelas avdelningschefen på STUD, och genomförs i dialog med kanslicheferna 

Sammantaget möjliggör ovanstående förändringar en besparing om sex tjänster.

Ansvariga: Charlotte Kipowski, avdelningschef studerandeavdelningen, Ulrika Bengtsson-Verde, kanslichef fakulteten för konst och humaniora, och Johan Krantz, kanslichef nämnden för lärarutbildning. David Svensson, avdelningschef lokal- och serviceavdelningen, ska ingå i arbetet gällande främst schemaläggning, lokalbokning och tentamenshantering.

Uppdraget i sin helhet gällande universitetets utbildningsstöd.