Skapa förutsättningar för att kunna effektivisera universitetets hela verksamhetsstöd

På gång i fokusområdet hösten 2025

I arbetet med effektiviseringar inom fokusområde ekonomi kommer under hösten fyra delprojekt att påbörjas/genomföras; process för projektredovisning, process för budget/uppföljning/ledningsstöd, automatisera hantering av fakturor och utlägg samt implementera AI-tolkning av leverantörsfakturor. De fyra delprojekten är formulerade, projektgrupper har tillsatts och nu sker arbete med att fastställa projektplaner för det fortsatta arbetet. 

Rektorsbeslut 25 juni 2025

• Utveckla och implementera gemensamma och standardiserade arbetssätt samt tillämpning av ekonomimodellen för budget-och projektredovisning,
• ledningsstöd, uppföljning och fakturahantering
• Skapa specialiserade roller för projektekonom och ekonom med inriktning
• på ledningsstöd, budget, planering, uppföljning
• Automatisera och göra hanteringen av fakturor och utlägg mer enhetlig
• Utveckla AI för hantering av utbetalningsunderlag och fakturor

Uppdraget till fokusområdet

• Utveckla och implementera gemensamma och standardiserade arbetssätt samt tillämpning av ekonomimodellen för budget-och projektredovisning, ledningsstöd, uppföljning och fakturahantering 
• Skapa specialiserade roller för projektekonom och ekonom med inriktning på ledningsstöd, budget, planering, uppföljning. 
• Automatisera och göra hanteringen av fakturor och utlägg mer enhetlig 
• Utveckla AI för hantering av utbetalningsunderlag och fakturor 

Sammantaget möjliggör ovanstående förändringar en besparing om fyra tjänster.

Ansvariga: Achim Lang, kanslichef fakulteten för ekonomihögskolan, och Joakim Karlsson, ekonomichef.

Uppdraget i sin helhet gällande universitetets ekonomistöd.

På gång i fokusområdet hösten 2025

Arbetet med att utveckla ett samordnat forskningsstöd utifrån konceptet ”För dig som forskar” och skapa en samlad digital ingång för frågor som rör forskningsstöd ska bedrivas i projekt-/uppdragsform.

I nuläget pågår ett förberedande arbete med att formulera uppdragsbeskrivning och ta fram förslag på medarbetare från olika delar av verksamhetsstödet som ska ingå i en arbetsgrupp.

I utvecklingsarbetet ingår att tydliggöra roller och förbättra samarbetsformerna mellan ER, UB och fakulteter. Att förändra kompetensen där det finns behov av det och minska stödet inom vissa utpekade delar görs i linjen, inom berörda enheter.

Rektorsbeslut 25 juni 2025

• Utveckla ett samordnat forskningsstöd utifrån konceptet ”För dig som forskar”
• Skapa en samlad digital ingång för frågor som rör forskningsstöd och därmed ersätta ett flertal olika funktionsadresser
• Etablera kontaktpersoner på fakulteterna och synliggöra experter
• Det strategiska stödet för universitetsledning, fakulteter och forskare förstärks
• För forskningsrådgivare krävs en bredare kompetens utöver
• specialistkompetensen
• Minska stödet för utgivning, referenshantering och fundraising samt upphöra med digitalisering av forskningsarkiv

Uppdraget till fokusområdet

• Ett samordnat forskningsstöd utvecklas och tar avstamp i konceptet ”För dig som forskar” 
• En samlad digital ingång för frågor som rör forskningsstöd skapas och ersätter ett stort antal funktionsadresser 
• Detta kompletteras av kontaktpersoner på fakulteterna och synliggörande av experter 
• Det strategiska stödet för universitetsledning, fakulteter och forskare förstärks 
• För forskningsrådgivare krävs en bredare kompetens utöver specialistkompetensen 
• Stödet inom utgivning, referenshantering och fundraising minskas samt att digitalisering av forskningsarkiv upphör 

Sammantaget möjliggör ovanstående förändringar en besparing om tre tjänster.

Ansvariga: Annett Wolf, avdelningschef avdelningen för externa relationer, Lotta Gustafsson, bibliotekschef, Joacim Martinsson, sektionschef universitetsledningens kansli,  och Achim Lang, kanslichef ekonomihögskolan.

Uppdraget i sin helhet gällande universitetets forskningsstöd.

På gång i fokusområdet hösten 2025

Sektion högskolepedagogik har samlat IKT-pedagogerna under en dag för att samtala om hur en ny organisation och ett likvärdigt IKT-stöd för hela Linnéuniversitetet ska sjösättas.

I mitten av oktober hålls en andra arbetsdag med syftet att skissa på vilken funktion det IKT-pedagogiska stödet ska ha och vilket stöd till lärarna som ska omfattas.

Inför arbetet med att ta fram detta gemensamma ramverk har nuvarande arbets- och funktionsbeskrivningar samlats in. Centrala frågor framöver rör tillgänglighet, specialiseringar, ansvarsfördelning samt ett verksamhetsnära och behovsanpassat stöd.

Rektorsbeslut 25 juni 2025

• IKT-stödet samlas organisatoriskt på UB med huvudsaklig fysisk placering på fakulteterna
• Ett ramverk tas fram för att skapa likvärdigt stöd
• IKT-pedagogerna ges möjlighet till specialisering och arbetar gentemot hela universitetet inom vissa ansvarsområden
• Ett större fokus på den pedagogiska rollen

Uppdraget till fokusområdet

• IKT-stödet samlas organisatoriskt på UB med huvudsaklig fysisk placering på fakulteterna 
• Ett ramverk tas fram för att skapa likvärdigt stöd 
• IKT-pedagogerna ges möjlighet till specialisering och arbetar gentemot hela universitetet inom vissa ansvarområden 
• Ett större fokus på den pedagogiska rollen 

Sammantaget möjliggör ovanstående förändringar en besparing om tre tjänster.

Ansvariga: Lotta Gustafsson, bibliotekschef, och Emma Vestberg, kanslichef fakulteten för hälso- och livsvetenskap.

Uppdraget i sin helhet gällande universitetets IKT-stöd. 

På gång i fokusområdet hösten 2025

Uppdraget till fokusområdet

• Internationaliseringsstödet samlas organisatoriskt på studerandeavdelningen med huvudsaklig fysisk placering på fakultet   
• Skapa en tydlig ingång för medarbetare och studenter och minska sårbarheten  
• Kompetensväxla från specialist/strateg till multikompetens för att möjliggöra ett mer verksamhetsnära stöd med minskade resurser
• Ge möjlighet för medarbetarna att kombinera verksamhetsnära arbete med sektionsgemensamma arbetsuppgifter 
• Etablera ett team per fakultet 
• Införande av en tvärorganisatorisk samordning

Ansvariga: Charlotte Kipowski, avdelningschef studerandeavdelningen, Annett Wolf, avdelningschef avdelningen för externa relationer, och Emma Vestberg, kanslichef fakulteten för hälso- och livsvetenskap. 

Uppdraget i sin helhet gällande universitetets internationaliseringsstöd.

På gång i fokusområdet hösten 2025

Förändringarna inom IT-stöd sammanfattas i sju punkter:  

1. Flytta verksamhetsspecifikt it-tekniskt stöd (motsvarande laboratorietekniker) till institution 
   Genomfördes under sommaren.
   
   
2. Flytta all standardsupport till IT-avdelningen 
   Förberedelser pågår för att genomföra detta vid årsskiftet. 
   
   
3. Kompetensväxla från specialist till multikompetens för att möjliggöra ett mer verksamhetsnära stöd ​
   Viktigaste uppgiften just nu. Befintlig kompetensbredd identifierades före sommaren och har satts i relation till framtida kompetensbehov. Vi har skapat möjligheter för personalen att kunna kompetensutvecklas och även möjlighet att bredda förståelsen för nya arbetssätt. Arbetet fortsätter framåt. 
   
   
4. Omfördela resurser till ett mer utvecklingsorienterat IT-stöd för att bland annat bättre stödja forskning ​
   Arbetet är påbörjat med att etablera forum för dialog med representanter för kärnverksamheten för att längre fram i processen kunna genomföra detta.
   
   
5. Minska arbetsuppgifter inom installation och teknisk felavhjälpning ​
   Arbetet bedrivs i flera spår. En viktig del är att automatisera installationsarbeten på ny dator, som idag sker till viss del manuellt. En annan del är att låta våra leverantörer sköta fler delar i arbetet från att en dator beställs tills den finns ute hos en användare.
   
   
6. Minska IT-administrationen genom automatisering.
   Ett tiotal olika automatiseringar och effektiviseringar omfattas. Flera är genomförda och några ligger på kö. Två exempel: Skapandet av delade brevlådor sker nu automatiskt efter beställning i Easit. Skapandet av nya lagringsytor (G och H:) till en användare sker nu automatiskt.
   
   
7. Standardisera utbudet av hårdvara och applikationer 
   Arbetet är ej påbörjat.

Rektorsbeslut 25 juni 2025

• Flytta all standardsupport till IT-avdelningen
• Kompetensväxla från specialist till multikompetens för att möjliggöra ett mer verksamhetsnära stöd
• Omfördela resurser till ett mer utvecklingsorienterat IT-stöd för att bland annat bättre stödja forskning
• Flytta verksamhetsspecifikt IT-tekniskt stöd (motsvarande laboratorietekniker) till institution
• Minska arbetsuppgifter inom installation och teknisk felavhjälpning
• Minska IT-administrationen genom automatisering
• Standardisera utbudet av hårdvara och applikationer

Uppdraget till fokusområdet

• Flytta all standardsupport till IT-avdelningen  
• Kompetensväxla från specialist till multikompetens för att möjliggöra ett mer verksamhetsnära stöd 
• Omfördela resurser till ett mer utvecklingsorienterat IT-stöd för att bland annat bättre stödja forskning 
• Flytta verksamhetsspecifikt it-tekniskt stöd (motsvarande laboratorietekniker) till institution  
• Minskade arbetsuppgifter inom installation och teknisk felavhjälpning
• Minska IT-administrationen genom automatisering 
• Standardisera utbudet av hårdvara och applikationer 

Sammantaget möjliggör ovanstående förändringar en besparing om fem tjänster.

Ansvariga: Peter Bergehamn, IT-chef, och Mari Gerdin, kanslichef fakulteten för teknik.

Uppdraget i sin helhet gällande universitetets IT-stöd.

På gång i fokusområdet hösten 2025

Kommunikationsavdelningens ledning har haft dialoger med samtliga fakultetsledningar och lärarutbildningens ledning under augusti och september. Dialogerna har haft fokus på rollen som fakultetsanknuten kommunikatör (syfte, mål, arbetssätt, arbetsuppgifter, kompetensprofil etc). 

Det har också förts en inledande diskussion vid kommunikationsavdelningen om evenemang och prioritering av dessa när resurserna minskar. En diskussion som fakulteterna också blir engagerade i.

Vidare pågår ett arbete för att förankra arbetssätt och det fakultetsnära kommunikationsstödet i verksamheten, det vill säga på fakulteterna. 

Rektorsbeslut 25 juni 2025

• Inrätta fakultetsanknutna kommunikatörer som organisatoriskt tillhör KOM men med huvudsaklig fysisk placering på fakultet
• Reducera antalet evenemang, konferenser och live-sända aktiviteter som ska genomföras med stöd från kommunikationsavdelningen
• Öka användning av AI för översättning

Uppdraget till fokusområdet

• Inrätta fakultetsanknutna kommunikatörer som organisatoriskt tillhör Kommunikationsavdelningen men med huvudsaklig fysisk placering på fakultet
• Reducera antalet evenemang, konferenser och live-sända aktiviteter som ska genomföras med stöd från Kommunikationsavdelningen
• Öka användning av AI för översättning

Sammantaget möjliggör ovanstående förändringar en besparing om tre tjänster.

Ansvariga: Katarina Ek, kommunikationschef, Håkan Sandström, kanslichef fakulteten för samhällsvetenskap, och Mari Gerdin, kanslichef för fakulteten för teknik.

Uppdraget i sin helhet gällande universitetets kommunikations- och marknadsföringsstöd.

På gång i fokusområdet hösten 2025

• Förenklad administration inom kvalitetsarbetet och översyn av kvalitetssystemet som helhet.
• Minskad detaljnivå och förlängd periodicitet för uppföljning och återrapportering.

En arbetsgrupp får i uppdrag att arbeta med att förenkla administration inom kvalitetsarbete, samt ta sig an frågan om minskad detaljnivå och förlängd periodicitet för uppföljning och återrapportering. Arbetsgrupp och sammankallande ska utses.

Översyn av kvalitetssystemet som helhet bedömer vi att vi behöver vänta med. Genomförande av sådan översyn bedömer vi behöver ske i projektform.

• Fokus och resurser inom hållbar utveckling flyttas närmare kärnverksamheten. Vi inleder en diskussion med kanslichefsgruppen om detta.  

Rektorsbeslut 25 juni 2025

• Fokus och resurser inom hållbar utveckling flyttas närmare kärnverksamheten
• Arbetet med lika villkor och jämställdhet kopplas starkare till arbetsgivarfrågor
• Minskad detaljnivå och förlängd periodicitet för uppföljning och återrapportering
• Kompetensväxling inom verksamhetsplanering, uppföljning och beslutsunderlag för att utveckla kapaciteten för analys och nyckeltal
• Förenklad administration inom kvalitetsarbetet och översyn av kvalitetssystemet som helhet

Uppdraget till fokusområdet

• Fokus och resurser inom hållbar utveckling flyttas närmare kärnverksamheten 
• Arbetet med lika villkor och jämställdhet kopplas starkare till arbetsgivarfrågor    
• Minskad detaljnivå och förlängd periodicitet för uppföljning och återrapportering 
• Kompetensväxling inom verksamhetsplanering, uppföljning och beslutsunderlag för att utveckla kapaciteten för analys och nyckeltal 
• Förenklad administration inom kvalitetsarbetet och översyn av kvalitetssystemet som helhet 

Sammantaget möjliggör ovanstående förändringar en besparing om tre tjänster.

Ansvariga: Joacim Martinsson, sektionschef universitetsledningens kansli, och Marie Gerdin, kanslichef fakulteten för teknik.

Uppdraget i sin helhet gällande universitetets stöd för planering, uppföljning och analys.

På gång i fokusområdet hösten 2025

Under hösten startas två olika arbetsgrupper inom fokusområdet. Arbetsgrupperna representeras av studie- och karriärvägledare från de olika kanslierna och studerandeavdelningen. Grupperna startar arbetet under andra hälften av oktober. De ska ha kontinuerliga avstämningar med styrgruppen för fokusområdet där Charlotte Kipowski, Håkan Sandström och Johan Krantz ingår.

Den ena gruppen, ledd av Linda Levin från studerandeavdelningen, ska ta fram ett gemensamt ramverksförslag för studie- och karriärvägledning. Den andra gruppen ska ta fram förslag på hur AI och digitalisering kan bidra till nya och effektiviserade arbetssätt.

Förutom utvecklingsarbetet inom de två arbetsgrupperna ska en översyn genomföras för att bedöma behovet av omfördelning av resurser med hänsyn till beslutad besparing inom fokusområdet. Detta arbete utförs i samverkan mellan kanslichefer och avdelningschef för studerandeavdelningen och slutförs under hösten.

Rektorsbeslut 25 juni 2025

Uppdraget till fokusområdet

• Utveckla ett ramverk och gemensam kompetensutveckling som ska bidra till ett likvärdigt stöd och stärka förebyggande insatser för genomströmning, kvarvaro, minska antalet felval och övergång till arbetslivet. Ansvaret för detta delegeras till avdelningschefen för studerandeavdelningen.
• Tillsätta en projektgrupp med ansvar för att utveckla AI som stöd i studie- och yrkesvägledningen 
• Omfördelning av medarbetare mellan kanslier och avdelningar kan ske, och då utifrån nyckeltal för verksamheternas behov

Sammantaget möjliggör ovanstående förändringar en besparing om
två tjänster.

Ansvariga: Charlotte Kipowski, avdelningeschef studerandeavdelningen, Johan Krantz, kanslichef nämnden för lärarutbildningen, och Håkan Sandström, kanslichef fakulteten för samhällsvetenskap.

Universitetet är en öppen miljö vilket ställer krav på ett fungerande säkerhetsarbete som ska verka för en trygg miljö för anställda, studenter, besökare och samarbetspartners. De säkerhetsåtgärder som sätts in ska stå i proportion till hotbilder och konsekvenser för verksamheten. Därtill tillkommer kostnadseffektivitet.

Alla säkerhetsåtgärder ska värna universitetets värden och åtgärdernas effekter ska vägas mot användbarhet och öppenhet. SÄK bidrar med säkerhetsaspekter och bistår med rådgivning och stöd såväl preventivt, som vid akuta händelser.   

Säkerhetsavdelningen inrättades i april 2024 och arbetet med att utveckla organisationen pågår.

Ansvarig: Marie Brorsson, tf säkerhetschef

Uppdraget i sin helhet gällande säkerhet.

På gång i fokusområdet hösten 2025

Fyra processer som behöver genomlysas har identifierats: schema/lokalbokning, tentamensadministration​, utbildningsadministrativa processer ​samt Diva. För att möta upp utvecklingsbehovet inom de olika processerna så behöver vi hitta gemensamma arbetssätt som:

• bryter ner lokala regler i processer och skapa väldigt tydliga gemensamma handläggningsrutiner med hjälp och stöd av regelverket. ​
• är samlade i ett dokument och som uppdateras när nya rektorsbeslut fattas eller regelverk förändras enligt​ en bestämd ordning. ​
• håller över tid då detta är ett långsiktigt arbete.​
• kräver ett nära samarbete mellan STUD, LOS, UK och kanslierna (samt IT för digitaliseringsarbete)​.

Vi behöver tillsammans prioritera och lägga en tidsplan för arbetet​. En viktig del av arbetet är att förankra och kommunicera löpnade med kärnverksamheten​.

Ett första steg mot att hitta gemensamma arbetssätt är en workshop, ett uppstartsmöte, den 30/9 med chefsrepresentation från kanslierna, LOS och STUD​ med målet att ta fram en metod/arbetssätt för att kunna nå målen för likartade, rättssäkra, digitaliserande och effektiva arbetssätt, samt att utforma en tidsplan för genomförandet av förändringsarbetet.

Därefter involveras olika delar av personalen i vårt gemensamma arbete för att uppnå målen med förändringsarbetet.​ Ett arbete som kommer beröra många och pågå under lång tid.

Rektorsbeslut 25 juni 2025

• Införa standardiserade utbildningsadministrativa rutiner för hela universitetet
• Öka digitalisering och automatisering inom området
• Ansvar för schemaläggning inklusive lokalbokning, med systemansvar, samt salstentamen flyttas organisatoriskt från kanslierna och lokal- och serviceavdelningen till STUD
• Medarbetare kan omfördelas mellan kanslier och avdelningar utifrån nyckeltal för verksamheternas behov
• Kvalitetsansvaret för de studieadministrativa processerna tilldelas avdelningschefen på STUD och genomförs i dialog med kanslicheferna

Uppdraget till fokusområdet

• Införa standardiserade utbildningsadministrativa rutiner för hela universitetet  
• Öka digitalisering och automatisering inom området 
• Ansvar för schemaläggning inklusive lokalbokning, med systemansvar, samt salstentamen flyttas organisatoriskt från kanslierna och Lokal-och serviceavdelningen till Studerandeavdelningen
• Omfördelning av medarbetare mellan kanslier och avdelningar kan ske, utifrån nyckeltal för verksamheternas behov 
• Kvalitetsansvaret för de studieadministrativa processerna tilldelas avdelningschefen på STUD, och genomförs i dialog med kanslicheferna 

Sammantaget möjliggör ovanstående förändringar en besparing om sex tjänster.

Ansvariga: Charlotte Kipowski, avdelningschef studerandeavdelningen, Kim Carlborg, tf kanslichef fakulteten för konst och humaniora, och Johan Krantz, kanslichef nämnden för lärarutbildning. David Svensson, avdelningschef lokal- och serviceavdelningen, ska ingå i arbetet gällande främst schemaläggning, lokalbokning och tentamenshantering.

Uppdraget i sin helhet gällande universitetets utbildningsstöd.