- Styrning och regelverk
- Universitetsövergripande projekt och utvecklingsarbete
- Samlad ingång för studenterna (En väg in)
Samlad ingång för studenterna (En väg in)
Projektet startade hösten 2025 och har som mål att skapa en samlad fysisk stödfunktion för studenterna i UB:s lokaler på plan 1 i Växjö. Tanken är att skapa en synlig och tillgänglig yta för fysiska möten, både spontana och förbokade. Med en samlad, tydlig ingång ska studenterna slippa kryssa mellan olika platser på campus, och besökare får enklare att hitta rätt. ”En väg in” är ett arbetsnamn under projektets gång som inte kommer att användas synligt i miljöerna.
Planen är att bygga ett servicetorg som blir den breda fysiska ingången till det centrala stödet. De avdelningar och enheter vars verksamhet kommer att utgå från den samlade ingången är:
- Infocenter
- UB
- IT-support
- Central studie- och karriärvägledning
- Studenthälsan
- Riktat pedagogiskt stöd
- Internationalisering
- Lnu innovation
Utformningen av ytan är under arbete men det kommer att finnas en välkomnande fysisk disk, en yta för självservice, en lounge/pop up-yta, samtalsrum med tillhörande väntrum för professionella samtal samt möjlighet att ta del av universitetets profilprodukter. Visionen är att stödet delas in i tre olika nivåer beroende av ärendets karaktär.
Tre servicenivåer
Visionen är att stödet delas in i tre nivåer. I den första finns en front desk eller reception som står för det första mottagandet och som erbjuder guidande vägledning och hantering av ärenden av enklare karaktär.
Nivå två bemannas av de funktioner som idag har en egen fysisk ingång, alltså IT och UB. Dessa ärenden kräver specifik kompetens, men är inte förbokade.
I nivå tre finns det bokade och schemalagda stödet som kräver viss förberedelse, samt avdelningar som inte finns i nära anslutning till servicetorget. Det kan röra sig om workshoppar eller samtal med en kurator eller studievägledare.
Organisation
Projektgrupp
Johanna Palm, projektledare (UB), Patrik Karlsson (LOS), Anna Löving (LOS), Frida Sjökvist (FEH), Lina Warme (IT) samt Linda Levin (STUD)
Styrgrupp
Universitetsdirektören, bibliotekschef, avdelningscheferna för IT, STUD och LoS samt kanslichefen för FTK.
Referensgrupp kanslier
Lollo Leijner (FEH), Linn Andergren (FKH), Emma Lundin (FSV), Milena Rusic (FTK) samt Nadja Heinvall (FHL)
Referensgrupp Linnékåren
Tidsplan
VT2026
Planlösning låses. Projektering inför ombyggnation. Fortsatt behovsinventering med koppling till funktioner som behöver finnas fysiskt i lokalen. Uppstart av arbetet med arbetssätt – kartläggning av vilka frågor som kommer in och hur flödena ser ut idag. Påbörjad indelning av frågor i tre nivåer och undersökning av hur detta påverkar redan befintliga arbetssätt. Arbetet med en digital ingång påbörjas.
HT2026
Projektering och eventuell upphandling inför ombyggnation. Fortsatt arbete med arbetssätt.
VT2027
Ombyggnation.
HT2027
Klart för inflytt.
FAQ
Hur kommer projektet att förhålla sig till en digital ingång?
I projektdirektivet skrevs den digitala ingången bort till förmån för det fysiska mottagandet. Nu under pågående arbete ser projektgruppen att det behöver finnas en digital ingång för att den fysiska ska fungera. Ett förberedande arbete drar därför igång i vår.
Hänger projektet En väg in ihop med arbetet med effektivisering av verksamhetsstödet?
Utgångspunkterna har varit desamma. Ledorden är verksamhetsnytta, verksamhetsnära, tillgänglighet och arbetsformer för förnyelse. Idén om att vi kan effektivisera och öka kvaliteteten genom att göra det här tillsammans är bärande. Projektgruppen är löpande i nära dialog med arbetsgrupper kopplat till effektivisering av verksamhetsstödet.
Finns det tankar om det stöd som i dag ges av fakulteterna?
För projektet är fokus det centrala stödet, men planen är att det ska finnas en yta där olika verksamheter kan poppa upp under året och där även fakulteterna kan finnas representerade. Vilka utbildningsadministrativa frågor som hanteras i ”En väg in” kommer att vara i fokus under vårens arbete. Det är nödvändigt att det skapas tydliga kopplingar mellan den fysiska ingången och fakulteterna för att fakultetsspecifika ärenden enkelt ska kunna hänvisas rätt.
Blir det en gemensam ingång även i Kalmar?
I Kalmar är arbetet redan påbörjat med UB och Infocenter på samma plats. Planen är att de nya arbetssätten som tas fram i Växjö förs över till Kalmar allt eftersom. Eventuella ombyggnationer ligger lite längre fram i tiden.
Universitetet har tidigare gjort försök att skapa en gemensam ingång för studenterna, men misslyckats. Varför skulle det fungera bättre den här gången?
Förra gången man gjorde ett försök sammanföll det oturligt nog med pandemin då campus tömdes på studenter och medarbetare under lång tid. Den här gången ser förutsättningarna helt annorlunda ut.
Har universitetet råd att bygga om lokalerna för att skapa en samlad servicefunktion?
Målet är att projektet ska bidra till ett mer attraktivt campus och till studenternas utvecklingsresa – en viktig utveckling för universitetet. Bedömningen är att vinster kommer att göras i form av breddad kompetens för medarbetarna och därmed en förbättrad förmåga att hantera ärenden som ligger utanför nuvarande befattningar. Det samlade stödet ska ge en fullgod och dessutom snabbare service än vad som är möjligt idag.