Verksamhetsplanering och verksamhetsuppföljning
Grunden för universitetets planering och uppföljning är Vision 2030. Planering och uppföljning följer en process som omfattar hela organisationen. Den består bland annat av uppföljning, föregående år, uppföljningssamtal, höstdialoger, utbildningsdialoger, beslut om Verksamhetsplan och ekonomiska ramar, budgetunderlag till regeringen samt årsredovisning.
Linnéuniversitetets vision Vision 2030 är grunden för universitetets planering och uppföljning. Årsredovisningen ska utgå från universitetets vision och strategi och är lärosätets rapportering enligt högskolelagen. Förutom årsredovisningen är Linnéuniversitetets verksamhetsplan ett viktigt verktyg för verksamhetsuppföljning och planering.
Universitetsstyrelsen beslutar om Verksamhetsplan och ekonomiska ramar
Universitetsstyrelsen beslutar i juni om Verksamhetsplan och ekonomiska ramar för kommande år. Den ger förutsättningar och riktlinjer för de verksamhetsplaner och budgetar för kommande år som fakulteter, nämnden för lärarutbildning, universitetsförvaltningen och universitetsbiblioteket tar fram under hösten.
Uppföljning föregående år
Verksamhetsberättelser för det gångna året fastställs och skickas till universitetsledningens kansli så snart de är fastställda. Årsredovisning beslutas av universitetsstyrelsen i februari tillsammans med Rapport för intern styrning och kontroll.
Uppföljningssamtal
Uppföljningssamtal mellan rektor och ledningen för respektive fakultet/ nämnden för lärarutbildningen genomförs i början av året. Fokus är på hur de lever upp till universitetsstyrelsens och rektors uppdrag samt de kritiska faktorerna. I samband med uppföljningssamtalet följs även fakultetens ekonomi upp. Underlag för samtalet är fastställda verksamhetsberättelser och statistiska och ekonomiska underlag.
Utbildningsdialoger
En gång per termin genomförs så kallade utbildningsdialoger. Vid dessa träffar ordförande i RUL, KU och FUU representanter för ledningen för respektive fakultet/Nämnden för lärarutbildning (NLU) i. Syftet med utbildningsdialogerna är att stödja och följa upp arbetet med utbildningskvalitet och utbildningsutbud. Utbildningsdialogerna utgör ett forum för informations- och erfarenhetsutbyte där verksamhetens behov kommuniceras och genomförda aktiviteter följs upp.
Höstens utbildningsdialoger fokuserar verksamhetsplanering och utbildningsutbud medan vårens utbildningsdialoger fokuserar uppföljning av verksamheten och specifika utbildningsnära kvalitetsåtgärder, så kallade prioriterade uppföljningsområden. Överenskommelser och åtaganden som görs vid dialogerna dokumenteras och utgör underlag för planering och uppföljning inom såväl den universitetsövergripande nivån som inom respektive fakultet/NLU. För övergripande beskrivning av utbildningsdialogernas syfte, innehåll och upplägg se Processbeskrivning – utbildningsdialoger.
Avstämningssamtal
Avstämningssamtal där rektor och fakultetsledning stämmer av arbetet med verksamhetsplaneringen med fokus på Verksamhetens inriktning och ekonomiska förutsättningar äger rum i maj.
Höstdialog
Höstdialogerna är en av flera komponenter i verksamhetsplaneringsprocessen och genomförs i oktober. Det är en dialog mellan rektor och ledningen för fakulteterna/nämnden för lärarutbildningar (NLU). Motsvarande dialog förs även mellan rektor och ledning för verksamhetsstödet, dvs. bibliotekschef och universitetsdirektören (UD). Universitetsdirektören genomför i sin tur dialoger med förvaltningens avdelningar.
Syftet med höstdialogerna är att föra ett kvalitativt samtal om den verksamhetsutveckling i relation till rektors anvisningar och särskilda uppdrag för 2024 som sker på fakulteterna och vid NLU, samt vilket stöd som fakulteterna/NLU behöver för att nå sina och universitetsgemensamma mål 2025.
Agenda och underlag till rektors höstdialogerna bestäms i samråd mellan rektor och respektive dialogs berörda ledning.
Budgetdialog
Höstens budgetdialoger genomförs efter höstdialogen och fokuserar på fakulteternas/nämnden för lärarutbildningens och verksamhetsstödets planerade verksamhet, utifrån ekonomiska planeringsförutsättningar för de kommande åren. Budgetdialogerna genomförs av ekonomiavdelningen.
Rapportering till regeringen sker enligt högskolelagen, förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag, förordning (2007:603) om intern styrning och kontroll, regleringsbrev samt tillämpliga regeringsbeslut.
Styrdokument
- Årsredovisningen följer upp uppdragen och utgör Linnéuniversitetets rapportering till regeringen. Årsredovisningen ska även ge universitetsstyrelsen och andra intressenter en översiktlig bild av Linnéuniversitetets verksamhet. Årsredovisningens siffermaterial utgör dessutom grunden för Linnéuniversitetets officiella statistik.
- rapporten för intern styrning och kontroll är ett internt dokument för redovisning av årets arbete med intern styrning och kontroll (ISK). Årsrapporten fokuserar på identifierade och värderade risker, analyserade resultat och föreslag till åtgärder som bör vidtas och föras in i kommande planering för att universitetet ska uppnå sina strategiska mål enligt Linnéuniversitetets strategidokument.
Verktyg för uppföljning i Flora
Arbetet med verksamhetsplanering och uppföljning görs med analys- och uppföljningsverktyget Flora.
LINNEA
Verktyg för planering och uppföljning, hållbarhetsarbetet, systematiskt arbetsmiljöarbete samt riskarbete och intern styrning och kontroll
Preliminär tidsplan verksamhetsprocessen
Februari
- Universitetsstyrelsen, beslut om Årsredovisning och budgetunderlag
Feb/mars
April
- Kvartalsbokslut per mars och dialog om den ekonomiska utvecklingen
Maj
- Avstämningsmöten
- Halvårsuppföljning i LINNEA samtliga verksamheter
Juni
Juli
- Delårsbokslut per juni
Augusti
- Fakulteterna/övr. enheter rapporterar lokalbehov till Lokal- och serviceavdelningen.
- Praktiska planeringsförutsättningar ver 1 ges ut. Innehåller anvisningar och förtydliganden av styrelsens junibeslut om ekonomiska förutsättningar 2021- 2023.
September
- Prognos/budgetdialoger mellan ekonomiavdelningen och avdelningsekonomer för universitetsbiblioteket och universitetsförvaltningen.
- Budgetpropositionen presenteras.
- Praktiska planeringsförutsättningar för budget kommande år uppdateras. (Lokalhyror, pålägg centrala kostnader, uppräkning löner och pålägg lönebikostnader samt tabeller över fördelning av anslag inkl. strategiska medel.)
Oktober
- Fullständigt periodiserat kvartalsbokslut per 30/9.
- Prognos 2 över utbildningsproduktion har skickats till funktionsbrevlådan.
- Fakultets-/NLU-styrelser meddelar tilldelningen av anslagsmedel för utbildningsverksamheten och forskningsverksamheten till institutionerna.
- Budgetdialoger mellan universitetsdirektör och avdelningschefer inom universitetsförvaltningen.
- Prognos/budgetdialoger mellan ekonomiavdelningen och resp. fakultetskansli, Fojo och PU.
November
- 10 november: Samtliga enheter har registrerat budget 2024 i Agresso och lämnat kommentarer samt redovisar budgeterad utbildningsvolym. Fakulteterna/NLU redovisar preliminärt budgeterad utbildningsvolym.
- Avstämningar och vid behov dialoger om budgetrevisioner i det fall beräknat antal hst/hpr inte korresponderar med tillgängliga medel.
- Samtliga enheter har registrerat budget för kommande år i Agresso och lämnat kommentarer.
- Fakulteterna redovisar ekonomisk treårsplan.
- Analyser och sammanställningar av budget kommande år.
- Avstämningar och vid behov kompletterande budgetdialoger mellan ekonomiavdelningen och resp. fakultetskansli, Fojo och PU.
- Prel. verksamhetsplan och budget kommande år, utskick till MBL.
- Verksamhetsplan och budget kommande år, utskick till universitetsstyrelsen
- 15 november, avdelningar, fakulteter, råd och kommittéer rapporterar prel. verksamhetsberättelse för innevarande år i LINNEA
December
- Rektor fastställer kommande års budget för Lnu totalt
- Universitetsstyrelsen informeras om budget
- Fakultets-/NLU-styrelser fattar definitiva beslut om budget kommande år.