Verksamhetsplanering och verksamhetsuppföljning

Universitetsstyrelsen beslutar i juni om Verksamhetsplan och ekonomiska ramar för kommande år. Den ger förutsättningar och riktlinjer för de verksamhetsplaner och budgetar för kommande år som fakulteter, nämnden för lärarutbildning, universitetsförvaltningen och universitetsbiblioteket tar fram under hösten.

Verksamhetsberättelser för det gångna året fastställs och skickas till universitetsledningens kansli så snart de är fastställda. Årsredovisning beslutas av universitetsstyrelsen i februari tillsammans med Rapport för intern styrning och kontroll.

Uppföljningssamtal mellan rektor och ledningen för respektive fakultet/ nämnden för lärarutbildningen genomförs i början av året. Fokus är på hur de lever upp till universitetsstyrelsens och rektors uppdrag samt de kritiska faktorerna. I samband med uppföljningssamtalet följs även fakultetens ekonomi upp. Underlag för samtalet är fastställda verksamhetsberättelser och statistiska och ekonomiska underlag.

En gång per termin genomförs så kallade utbildningsdialoger. Vid dessa träffar ordförande i RUL, KU och FUU representanter för ledningen för respektive fakultet/Nämnden för lärarutbildning (NLU) i. Syftet med utbildningsdialogerna är att stödja och följa upp arbetet med utbildningskvalitet och utbildningsutbud. Utbildningsdialogerna utgör ett forum för informations- och erfarenhetsutbyte där verksamhetens behov kommuniceras och genomförda aktiviteter följs upp.

Höstens utbildningsdialoger fokuserar verksamhetsplanering och utbildningsutbud medan vårens utbildningsdialoger fokuserar uppföljning av verksamheten och specifika utbildningsnära kvalitetsåtgärder, så kallade prioriterade uppföljningsområden. Överenskommelser och åtaganden som görs vid dialogerna dokumenteras och utgör underlag för planering och uppföljning inom såväl den universitetsövergripande nivån som inom respektive fakultet/NLU. För övergripande beskrivning av utbildningsdialogernas syfte, innehåll och upplägg se Processbeskrivning – utbildningsdialoger.

Avstämningssamtal där rektor och fakultetsledning stämmer av arbetet med verksamhetsplaneringen med fokus på Verksamhetens inriktning och ekonomiska förutsättningar äger rum i maj. 

Höstdialogerna är en av flera komponenter i verksamhetsplaneringsprocessen och genomförs i oktober. Det är en dialog mellan rektor och ledningen för fakulteterna/nämnden för lärarutbildningar (NLU). Motsvarande dialog förs även mellan rektor och ledning för verksamhetsstödet, dvs. bibliotekschef och universitetsdirektören (UD). Universitetsdirektören genomför i sin tur dialoger med förvaltningens avdelningar.

Syftet med höstdialogerna är att föra ett kvalitativt samtal om den verksamhetsutveckling i relation till rektors anvisningar och särskilda uppdrag för 2024 som sker på fakulteterna och vid NLU, samt vilket stöd som fakulteterna/NLU behöver för att nå sina och universitetsgemensamma mål 2025. 

Agenda och underlag till rektors höstdialogerna bestäms i samråd mellan rektor och respektive dialogs berörda ledning.

Höstens budgetdialoger genomförs efter höstdialogen och fokuserar på fakulteternas/nämnden för lärarutbildningens och verksamhetsstödets planerade verksamhet, utifrån ekonomiska planeringsförutsättningar för de kommande åren. Budgetdialogerna genomförs av ekonomiavdelningen.

Februari

• Universitetsstyrelsen, beslut om Årsredovisning och budgetunderlag 

Feb/mars 

• Utbildningsdialoger
• Uppföljningssamtal

April  

• Kvartalsbokslut per mars och dialog om den ekonomiska utvecklingen

Maj  

• Avstämningsmöten
• Halvårsuppföljning i LINNEA samtliga verksamheter

Juni  

• Universitetsstyrelsen beslutar om Verksamhetsplan och ekonmiska ramar

Juli  

• Delårsbokslut per juni

Augusti

• Fakulteterna/övr. enheter rapporterar lokalbehov till Lokal- och serviceavdelningen.
• Praktiska planeringsförutsättningar ver 1 ges ut. Innehåller anvisningar och förtydliganden av styrelsens junibeslut om ekonomiska förutsättningar 2021- 2023.

September  

• Prognos/budgetdialoger mellan ekonomiavdelningen och avdelningsekonomer för universitetsbiblioteket och universitetsförvaltningen.
• Budgetpropositionen presenteras.
• Praktiska planeringsförutsättningar för budget kommande år uppdateras. (Lokalhyror, pålägg centrala kostnader, uppräkning löner och pålägg lönebikostnader samt tabeller över fördelning av anslag inkl. strategiska medel.)

Oktober  

• Fullständigt periodiserat kvartalsbokslut per 30/9.
• Prognos 2 över utbildningsproduktion har skickats till funktionsbrevlådan.
• Fakultets-/NLU-styrelser meddelar tilldelningen av anslags­medel för utbildningsverksamheten och forskningsverksamheten till institutionerna.
• Budgetdialoger mellan universitetsdirektör och avdelningschefer inom universitetsförvaltningen.
• Prognos/budgetdialoger mellan ekonomiavdelningen och resp. fakultetskansli, Fojo och PU.

November  

• 10 november: Samtliga enheter har registrerat budget 2024 i Agresso och lämnat kommentarer samt redovisar budgeterad utbildningsvolym. Fakulteterna/NLU redovisar preliminärt budgeterad utbildningsvolym.
• Avstämningar och vid behov dialoger om budgetrevisioner i det fall beräknat antal hst/hpr inte korresponderar med tillgängliga medel.
• Samtliga enheter har registrerat budget för kommande år i Agresso och lämnat kommentarer.
• Fakulteterna redovisar ekonomisk treårsplan.
• Analyser och sammanställningar av budget kommande år.
• Avstämningar och vid behov kompletterande budgetdialoger mellan ekonomiavdelningen och resp. fakultetskansli, Fojo och PU.
• Prel. verksamhetsplan och budget kommande år, utskick till MBL.
• Verksamhetsplan och budget kommande år, utskick till universitetsstyrelsen
• 15 november, avdelningar, fakulteter, råd och kommittéer rapporterar prel. verksamhetsberättelse för innevarande år i LINNEA

December  

• Rektor fastställer kommande års budget för Lnu totalt
• Universitetsstyrelsen informeras om budget
• Fakultets-/NLU-styrelser fattar definitiva beslut om budget kommande år.