Verksamhetsplanering och verksamhetsuppföljning

Grunden för universitetets planering och uppföljning är Vision 2030. Planering och uppföljning följer en process som omfattar hela organisationen. Den består bland annat av uppföljning, föregående år, uppföljningssamtal, utbildningsdialoger, beslut om Verksamhetens inriktning och ekonomiska förutsättningar, höstdialog, budgetdialog och beslut om verksamhetsplan och budget samt årsredovisning.

Linnéuniversitetets vision Vision 2030 är grunden för universitetets planering och uppföljning. Årsredovisningen ska utgå från universitetets vision och strategi och är lärosätets rapportering enligt högskolelagen. Förutom årsredovisningen är Linnéuniversitetets verksamhetsplan ett viktigt verktyg för verksamhetsuppföljning och planering.

Processen för vårt systematiska kvalitetsarbete börjar i december med att universitetsstyrelsen beslutar om Verksamhetsplan och budget för kommande år:

Årshjul för systematiskt kvalitetsarbete

Universitetsstyrelsen beslutar om Verksamhetsplan och budget

Universitetsstyrelsen beslutar om Verksamhetsplan och budget för kommande år. Detta beslut baseras i huvudsak på Verksamhetens inriktning och ekonomiska förutsättningar och fakulteternas, nämnden för lärarutbildningens och avdelningarnas verksamhetsberättelser. Verksamhetsberättelserna utgör även underlag för årsredovisningen/Rapport för intern styrning och kontroll.

Frågor eller synpunkter/idéer riktas till Thorbjörn Nilsson, Charlotte Wikell eller Gunn Jensen och för specifikt ekonomiska frågor till Joakim Karlsson eller Jenny Gidö.

Uppföljning föregående år

Verksamhetsberättelser för det gångna året fastställs och skickas till universitetsledningens kansli så snart de är fastställda. Årsredovisning beslutas av universitetsstyrelsen i februari tillsammans med Rapport för intern styrning och kontroll.

Uppföljningssamtal

Uppföljningssamtal mellan rektor och ledningen för respektive fakultet/ nämnden för lärarutbildningen genomförs i början av året. Fokus är på hur de lever upp till universitetsstyrelsens och rektors uppdrag samt de kritiska faktorerna. I samband med uppföljningssamtalet följs även fakultetens ekonomi upp. Underlag för samtalet är fastställda verksamhetsberättelser och statistiska och ekonomiska underlag.

Utbildningsdialoger

En gång per termin genomförs så kallade utbildningsdialoger. Vid dessa träffar ordförande i RUL, KU och FUU representanter för ledningen för respektive fakultet/Nämnden för lärarutbildning (NLU) i. Syftet med utbildningsdialogerna är att stödja och följa upp arbetet med utbildningskvalitet och utbildningsutbud. Utbildningsdialogerna utgör ett forum för informations- och erfarenhetsutbyte där verksamhetens behov kommuniceras och genomförda aktiviteter följs upp.

Höstens utbildningsdialoger fokuserar verksamhetsplanering och utbildningsutbud medan vårens utbildningsdialoger fokuserar uppföljning av verksamheten och specifika utbildningsnära kvalitetsåtgärder, så kallade prioriterade uppföljningsområden. Överenskommelser och åtaganden som görs vid dialogerna dokumenteras och utgör underlag för planering och uppföljning inom såväl den universitetsövergripande nivån som inom respektive fakultet/NLU. För övergripande beskrivning av utbildningsdialogernas syfte, innehåll och upplägg se Processbeskrivning – utbildningsdialoger.

Universitetsstyrelsen beslutar om Verksamhetens inriktning och ekonomiska förutsättningar

I april beslutar universitetsstyrelsen Verksamhetens inriktning och ekonomiska förutsättningar för den kommande perioden. Den ger förutsättningar och riktlinjer för de verksamhetsplaner och budgetar för kommande år som fakulteter, nämnden för lärarutbildning, universitetsförvaltningen och universitetsbiblioteket tar fram under hösten.

Avstämningssamtal

Avstämningssamtal där rektor och fakultetsledning stämmer av arbetet med verksamhetsplaneringen med fokus på Verksamhetens inriktning och ekonomiska förutsättningar äger rum i maj.

Höstdialog

I oktober genomförs höstdialoger med fokus på verksamhetsplanering för den kommande treårsperioden. Underlag för höstdialogen är främst preliminära verksamhetsplaner och ekonomiska prognoser. Dessa ska i sin tur utgå från Verksamhetens inriktning och ekonomiska förutsättningar. Verksamhetsplan ska skrivas enligt mall och vara framåtsyftande samt ha (minst) ett treårsperspektiv.

Höstdialoger genomförs mellan rektor och ledningarna för fakulteterna/ nämnden för lärarutbildningen respektive mellan universitetsdirektör och verksamhetsstödet. Dialogerna ska i första hand behandla universitetets strategiska och prioriterade områden och utgår från förutsättningarna inom respektive verksamhet.

Underlag för höstdialoger med fakulteter/nämnden för lärarutbildningen är preliminära verksamhetsplaner, fakulteternas frågor, studenternas frågor, statistiskt underlag, förslag på rektors uppdrag, vision 2030 och Verksamhetens inriktning och ekonomiska förutsättningar.

Bland underlag för höstdialoger med avdelningar/kanslier/universitetsbiblioteket finns de preliminära verksamhetsplanerna.

Budgetdialog

Höstens budgetdialoger genomförs efter höstdialogen och fokuserar på fakulteternas/nämnden för lärarutbildningens och verksamhetsstödets planerade verksamhet, utifrån ekonomiska planeringsförutsättningar för de kommande åren. Budgetdialogerna genomförs av ekonomiavdelningen.

Rapportering till regeringen sker enligt högskolelagen, förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag, förordning (2007:603) om intern styrning och kontroll, regleringsbrev samt tillämpliga regeringsbeslut.

Styrdokument

Årsredovisningen följer upp uppdragen och utgör Linnéuniversitetets rapportering till regeringen. Årsredovisningen ska även ge universitetsstyrelsen och andra intressenter en översiktlig bild av Linnéuniversitetets verksamhet. Årsredovisningens siffermaterial utgör dessutom grunden för Linnéuniversitetets officiella statistik.
rapporten för intern styrning och kontroll är ett internt dokument för redovisning av årets arbete med intern styrning och kontroll (ISK). Årsrapporten fokuserar på identifierade och värderade risker, analyserade resultat och föreslag till åtgärder som bör vidtas och föras in i kommande planering för att universitetet ska uppnå sina strategiska mål enligt Linnéuniversitetets strategidokument.

Verksamhetsplaner, årsredovisningar och andra styrdokument som rör versksamhetsplanering och uppföljning finns på sidan Styrdokument.

Verktyg för uppföljning i Flora

Arbetet med verksamhetsplanering och uppföljning görs med analys- och uppföljningsverktyget Flora.

LINNEA
Verktyg för planering och uppföljning, hållbarhetsarbetet, systematiskt arbetsmiljöarbete samt riskarbete och intern styrning och kontroll

Preliminär tidsplan verksamhetsprocessen

Februari

Universitetsstyrelsen, beslut om Årsredovisning och budgetunderlag

Feb/mars

April

Kvartalsbokslut per mars och dialog om den ekonomiska utvecklingen
Universitetsstyrelsen, beslut om Verksamhetens inriktning & ekonomiska förutsättningar för den kommande perioden

Maj

Avstämningsmöten
Halvårsuppföljning i LINNEA samtliga verksamheter

Juni

Universitetsstyrelsen

Juli

Delårsbokslut per juni

Augusti

Fakulteterna/övr. enheter rapporterar lokalbehov till Lokal- och serviceavdelningen.
Praktiska planeringsförutsättningar ver 1 ges ut. Innehåller anvisningar och förtydliganden av styrelsens junibeslut om ekonomiska förutsättningar 2021- 2023.

September

Prognos/budgetdialoger mellan ekonomiavdelningen och avdelningsekonomer för universitetsbiblioteket och universitetsförvaltningen.
Budgetpropositionen presenteras.
Praktiska planeringsförutsättningar för budget kommande år uppdateras. (Lokalhyror, pålägg centrala kostnader, uppräkning löner och pålägg lönebikostnader samt tabeller över fördelning av anslag inkl. strategiska medel.)
15 september universitetsförvaltningens avdelningar och universitetsbiblioteket lägger förslag till verksamhetsplan och budget kommande år (registrerad i Agresso).

Oktober

Fullständigt periodiserat kvartalsbokslut per 30/9.
Prognos 2 registrerad i Agresso och kommentarer skickade till funktionsbrevlådan.
Fakultets-/NLU-styrelser meddelar tilldelningen av anslagsmedel för utbildningsverksamheten och forskningsverksamheten till institutionerna.
Budgetdialoger mellan universitetsdirektör och avdelningschefer inom universitetsförvaltningen.
Prognos/budgetdialoger mellan ekonomiavdelningen och resp. fakultetskansli, Fojo och PU.

November

Fakulteterna/NLU redovisar preliminärt budgeterad utbildningsvolym.
Avstämningar och vid behov dialoger om budgetrevisioner i det fall beräknat antal hst/hpr inte korresponderar med tillgängliga medel.
Samtliga enheter har registrerat budget för kommande år i Agresso och lämnat kommentarer.
Fakulteterna redovisar ekonomisk treårsplan.
Analyser och sammanställningar av budget kommande år.
Avstämningar och vid behov kompletterande budgetdialoger mellan ekonomiavdelningen och resp. fakultetskansli, Fojo och PU.
Prel. verksamhetsplan och budget kommande år, utskick till MBL.
Verksamhetsplan och budget kommande år, utskick till universitetsstyrelsen
15 november, avdelningar, fakulteter, råd och kommittéer rapporterar prel. verksamhetsberättelse för innevarande år i LINNEA

December

Universitetsstyrelsen beslutar om verksamhetsplan och budget för kommande år.
Fakultets-/NLU-styrelser fattar definitiva beslut om budget kommande år.