Verksamhetsplanering och verksamhetsuppföljning

Planering och uppföljning följer en process som omfattar hela organisationen. Den består bland annat av uppföljning föregående år, uppföljningsdialoger, planeringsdialoger, utbildningsdialoger, beslut om verksamhetsplan och ekonomiska ramar, budgetunderlag till regeringen samt årsredovisning.

Grunden för Linnéuniversitetets planering och uppföljning är Vision 2030 och Mål 2025. Universitetsstyrelsen beslutar verksamhetsplan och ekonomiska ramar för de kommande tre åren i juni. Denna är utgångspunkt för fakulteters, lärarutbildningens, förvaltningens och univeristetsbibliotekets verksamhetsplanering inför kommande år. I årsredovisningen som beslutas av universitetsstyrelsen i februari återrapporterar univeristetet sin verksamhet till regeringen.

Verksamhetsplaner, årsredovisningar och andra dokument kopplat till verksamhetsplanering och uppföljning finns på sidan Styrdokument.

Nedan förklaras universitetets olika delar av planering och uppföljning på övergripande nivå.

Universitetsstyrelsen beslutar om verksamhetsplan och ekonomiska ramar

I juni beslutar universitetsstyrelsen om verksamhetsplan och ekonomiska ramar för kommande år. Den ger förutsättningar och riktlinjer för de verksamhetsplaner och budgetar för kommande år som fakulteter, lärarutbildningen, universitetsförvaltningen och universitetsbiblioteket tar fram under hösten.

Utbildningsdialoger

En gång per termin genomförs utbildningsdialoger där ordförande i RUL, ledningen för respektive fakultet och lärarutbildningen träffas i syfte att stödja och följa upp arbetet med utbildningskvalitet och utbildningsutbud.

Höstens utbildningsdialoger fokuserar på verksamhetsplanering och utbildningsutbud medan vårens utbildningsdialoger fokuserar på uppföljning av verksamheten och specifika utbildningsnära kvalitetsåtgärder.

För övergripande beskrivning av utbildningsdialogernas syfte, innehåll och upplägg se Processbeskrivning – utbildningsdialoger.

Planeringsdialoger

Rektor har planeringsdialoger med ledningen för fakulteterna, lärarutbildningen, universitetsbiblioteket och universitetsförvaltningen. Dessa genomförs i oktober och november.

Fokus ligger på den verksamhetsplanering som görs på fakulteterna, lärarutbildningen, universitetsbiblioteket och förvaltningen, i relation till rektors anvisningar, särskilda uppdrag för kommande år, samt ekonomi i balans.

Agenda och underlag till planeringsdialogerna bestäms i samråd mellan rektor och respektive dialogs berörda ledning.

Slutlig budget

Universitetsstyrelsen informeras om universitetets slutliga budget på styrelsesammanträdet i december. Strax därefter fastställer rektor budgeten.

Uppföljning föregående år

Verksamhetsberättelser för det gångna året fastställs och blir underlag för uppföljnignsdialogerna.

I februari beslutas årsredovisningen av universitetsstyrelsen. Den följer upp universitetets uppdrag och utgör Linnéuniversitetets rapportering till regeringen. Årsredovisningen ska även ge en översiktlig bild av Linnéuniversitetets verksamhet, och är därutöver underlag till officiell statistik som sammanställs vid andra myndigheter.

Rapportering till regeringen sker enligt högskolelagen, förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag, förordning (2007:603) om intern styrning och kontroll, regleringsbrev samt tillämpliga regeringsbeslut.

Uppföljningsdialoger

Rektor har uppföljningsdialoger med ledningen för respektive fakultet, lärarutbildningen, universitetsbiblioteket och universitetsförvaltningen. Dessa genomförs i mars och april. Fokus är på uppföljning av verksamhet och ekonomi. Underlag för uppföljningsdialogerna är fastställda verksamhetsberättelser och ekonomiska underlag.

Översiktlig tidplan

Februari

Universitetsstyrelsen beslutar om årsredovisning och budgetunderlag.

Feb/mars

Uppföljningsdialoger.
Utbildningsdialoger.

April

Kvartalsbokslut per mars.
Fakulteterna, lärarutbildningen, universitetsförvaltningen och universitetsbiblioteket rapporterar lokalbehov till lokal- och serviceavdelningen.

Maj

Fakulteterna lämnar in prognos för ekonomiskt utfall och utbildningsvolym till ekonomiavdelningen.

Juni

Universitetsstyrelsen beslutar om verksamhetsplan och ekonomiska ramar.
Rektor beslutar om rektors anvisningar till verksamheten.
Praktiska planeringsförutsättningar ver 1 ges ut. Innehåller anvisningar och förtydliganden av styrelsens junibeslut om ekonomiska ramar (lokalhyror, pålägg centrala kostnader, uppräkning löner och pålägg lönebikostnader samt tabeller över fördelning av anslag inkl. strategiska medel).

Juli

Delårsbokslut per juni.

September

Regeringens budgetpropositionen presenteras.
Praktiska planeringsförutsättningar för budget kommande år uppdateras.

Oktober

Fullständigt periodiserat kvartalsbokslut per 30 september.
Prognos 2 över utbildningsproduktion.
Fakultetsstyrelserna beslutar tilldelningen av anslags för utbildning och forskning till institutionerna.

November

Budget ska vara registrerad i Agresso och kommentarer samt budgeterad utbildningsvolym lämnas till ekonomiavdelningen.
Avstämningar och vid behov dialoger om budgetrevisioner i det fall beräknat antal hst/hpr inte korresponderar med tillgängliga medel.
15 november: fakulteter, lärarutbildningen, universitetsbiblioteket och universitetsförvaltningen rapporterar prel. verksamhetsplan, prel. verksamhetsberättelse, samt gör en uppföljning av uppdrag och riskåtgärder.

December

Universitetsstyrelsen informeras om förslag till universitetets budget.
Rektor fastställer universitetets budget.
Fakultetsstyrelser fastställer sina respektive budgetar definitiva beslut om budget kommande år.
Fakulteterna lämnar en ekonomisk treårsplan som utgör underlag inför kommande budgetunderlag.

Verktyg

Flora (Diver) är ett analys- och uppföljningsverktyg som ska stödja arbetet med verksamhetsplanering och uppföljning.

LINNEA (Stratsys) är ett stödsystem för planering och uppföljning av uppdrag, hållbarhetsarbete, systematiskt arbetsmiljöarbete, och riskåtgärdsarbete.