Fakturainformation till Linnéuniversitetets leverantörer
Alla inköp i offentlig sektor ska faktureras med elektronisk faktura. Krav för godkänd e-faktura är att den inkommer via elektroniskt format, inte PDF eller skickat via e-post.
Organisationsnummer: 202100-6271
Momsregistreringsnummer/VAT-no: SE202100627101
Fakturaadress
Även om fakturan skickas elektronisk ska följande adress anges på fakturan:
Linnéuniversitet
Box 451
351 06 Växjö
Namnet på beställaren får inte anges före Linnéuniversitet, då fakturan blir utställd till personen och inte till Linnéuniversitet.
Referenskod och uppgifter på fakturan
Referenskod/namn
- Ska alltid finnas en angiven referenskod
- Standard är sifferkod på 4 siffror utan mellanslag/bokstäver men för periodiska kan andra referenskoder vara aktuella
- Koden ska anges i Buyer Reference eller referensfält 1, tex. <Invoice>9999<cbc:BuyerReference>
- Vår referensperson som ska stå i annat referensfält
Följande uppgifter ska alltid finnas på fakturan till Linnéuniversitetet:
- Fakturaadress till oss samt vårt organisationsnummer
- Referenskod
- Referensnamn
- Leverantörens/företagets namn, adress, organisationsnummer.
- Fakturanummer
- Fakturadatum
- Förfallodatum/betalningsvillkor (30 dagar netto från fakturadatum; faktureringsavgifter eller motsvarande godkänns ej)
- Valuta (om annan än SEK)
- Totala fakturabelopp
- Varans/tjänstens benämning och pris
För svenska leverantörer ska fakturan även innehålla:
- Momsbelopp samt momssats
- Bankuppgifter
- Uppgift om F-skattsedel eller underlag för skattebefrielse
För utländska leverantörer ska fakturan även innehålla:
- Bankuppgifter (IBAN, kontonummer och SWIFT) samt ev. Bank kod
Elektronisk faktura till Linnéuniversitetet
Hur skickar jag elektronisk faktura till Linnéuniversitetet?
Vi tar emot e-fakturor i formatet PEPPOL BIS Billing 3, vårt PEPPOL ID är 0007:2021006271. Vår fakturaväxel är Opus Capita och vår EDI-adress är 2021006271.
Om jag inte kan skicka elektronisk faktura, hur gör jag då?
E-faktura kan skickas till oss via OpusCapitas fakturaportal eller Fakturaportalens (Kofax). I portalerna registrerar ni er som leverantörer och sedan skapar ni era fakturor.
Till fakturaportalen via Opus Capita
Manual för användning av Opus Captia.
Till fakturaportalen.se (Kofax)
Manual för användning av Kofax.
Ordernummer och referenser på fakturor
Linnéuniversitetets referens består normalt av en fyrsiffrig kod. Referensen ska placeras i fältet "Referens" på fakturan.
Om Linnéuniversitetets ordernummer anges vid beställning ska det placeras i fältet som heter "Kundens ordernummer" på fakturan. Ingen ytterligare text ska skrivas i det fältet. För att fakturan ska kunna matchas mot Linnéuniversitetets inköpsorder ska fakturan vara specificerad på samma sätt som inköpsordern, till exempel har inköpsordern tre rader ska fakturan också ha tre rader. Taggen ”orderradsreferens” används för att hänvisa till rätt rad på inköpsordern.
Följande taggar ska användas för att få referenserna i rätt fält:
PEPPOL BIS Billing 3.0
Referens
<Invoice><cbc:BuyerReference>
Kundens ordernummer
<Invoice><cac:OrderReference><cbc:ID>
Orderradsreferens
<Invoice><cac:InvoiceLine><cac:OrderLineReference><cbc:LineID>
Periodiska fakturor
För att Linnéuniversitetets ska kunna sätta upp periodisk faktura för tjänst/produkt som debiteras utifrån uppmätt förbrukning och som faktureras periodiskt, såsom till exempel el, vatten och abonnemang, krävs
- att specifika faktureringsobjekt kan skickas med i fakturorna
- att fakturorna är återkommande med regelbundna intervall.
Följande taggar ska användas för att uppsättning mot periodisk faktura ska kunna ske.
PEPPOL BIS Billing 3.0
<cac:ContractDocumentReference>
<cbc:ID>Avtals-id</cbc:ID>
</cac:ContractDocumentReference>
<cac:AdditionalDocumentReference>
<cbc:ID>Objekt-id</cbc:ID>
<cbc:DocumentTypeCode>130</cbc:DocumentTypeCode>
</cac:AdditionalDocumentReference>
Sve-faktura 1.0
Referens
<Invoice><RequisitionistDocumentReference><cac:ID>
Kundens ordernummer
<Invoice><cac:InvoiceLine><cac:OrderLineReference><cac:OrderReference><cac:BuyersID>
Orderradsreferens
<Invoice><cac:InvoiceLine><cac:OrderLineReference><cac:BuyersLineID>
Periodiska fakturor
För att Linnéuniversitetets ska kunna sätta upp periodisk faktura för tjänst/produkt som debiteras utifrån uppmätt förbrukning och som faktureras periodiskt, såsom till exempel el, vatten och abonnemang, krävs
- att specifika faktureringsobjekt kan skickas med i fakturorna
- att fakturorna är återkommande med regelbundna intervall.
Följande taggar ska användas för att uppsättning mot periodisk faktura ska kunna ske.
Sve-faktura 1.0
<AdditionalDocumentReference>
<cac:ID identificationSchemeID="ACD" identificationSchemeAgencyName="SFTI">Fakturaobjekt</cac:ID>
</AdditionalDocumentReference>
<AdditionalDocumentReference>
<cac:ID identificationSchemeID="CT" identificationSchemeAgencyName="SFTI">Avtal/Kontrakt</cac:ID>
</AdditionalDocumentReference>