student

Linnéuniversitetets CRM-system

Sedan 2016 har vi börjat arbeta praktiskt i ett universitetsgemensamt system för kontaktuppgifter, ett CRM-system. Syftet är att vara så professionella som möjligt i vårt arbete med externa kontakter.

Universitetet är en stor organisation, och även om flera verksamhetsdelar nu arbetar i samma system finns det mycket arbete kvar att göra för att vi ska bli ännu bättre tillsammans. För organisations- och företagskontakter på gemensam nivå, för alumner, internationella betalande studenter, sökande och intresserade blivande studenter samordnar vi nu kommunikation i betydligt högre grad än tidigare.

Vi har samlat data från tidigare system, t ex systemen där vi redan förut hanterat alumner och företagskontakter. Vi hämtar in information om sökande via antagning.se samt den engelska motsvarigheten universityadmissions.se. Viss del data hämtas också från vårt studieadministrativa system Ladok. En del formulär som används i olika processer är också ihopkopplade med samma system. Det gäller om du registrerar dig som alumn, anmäler intresse för ett projekt eller nyhetsbrev, eller beställer kataloger till dig eller din skola. Ankomstregistrering för internationella studenter och intresseanmälan för bostad för samma grupp finns också här.


I alla formulär finns text som handlar om att man samtycker till att lämna sina personuppgifter till oss. Vi arbetar ständigt för att förtydliga informationen kring syfte och hur länge vi lagrar data. Detta är krav enligt lagstiftning som gäller från maj 2018. Redan innan dess gäller ju personuppgiftslagen, något vi haft med i beaktande sedan start.

Om man vid registrering i något av formulären anger sitt personnummer, eller samma förnamn, efternamn och e-postadress som man angett tidigare, kan systemet synka ny data som kommer in med data vi redan har. Exempel:

  • När en internationell student registrerar sig för att söka stipendium synkas stipendieansökan med information man angett när man söker utbildning. Personal på studerandeavdelningen kan därmed snabbare få överblick och vår administration blir mer effektiv.
  • En individ som registrerar sig i vårt alumnnätverk, kopplas med befintlig data så att vi kan se vilket program personen har gått och när man beräknas ha gått klart programmet. För äldre data än 2010 finns ingen direktkoppling till vårt studieadministrativa system. Det gör det möjligt för oss ge bättre information - rätt mail till rätt grupp - varken mer eller mindre.

I arbetet bakom systemet har vi som jobbar med data i systemet regelbundna arbetsmöten. Vi pratar med varandra mellan avdelningarna om vilka utskick som skulle kunna överlappa, och har skapat system för att överblicka det vi gör. Syftet är förstås att se till att vi tillsammans ger relevant information, och inte spammar någon.